Πώς να διαχειριστείτε το AutoArchive στο Outlook 2010

Εάν θέλετε να διατηρήσετε το Outlook 2010 καθαρό και να τρέξετε γρηγορότερα, μία μέθοδος είναι να ρυθμίσετε τη λειτουργία AutoArchive. Σήμερα σας παρουσιάζουμε τον τρόπο ρύθμισης και διαχείρισης της δυνατότητας στο Outlook 2010.

Η χρήση του AutoArchive σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε χώρο στο γραμματοκιβώτιό σας ή στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινώντας παλαιότερα στοιχεία σε άλλη θέση στον σκληρό σας δίσκο.

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων του αυτόματου αρχείου

Το αυτόματο αρχείο αρχειοθέτησης του Outlook 2010 δεν είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή. Για να την ενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο για να αποκτήσετε πρόσβαση στην προβολή παρασκηνίου, στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.

Ανοίγει το παράθυρο "Επιλογές Outlook" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Για προχωρημένους", στη συνέχεια, στο κουμπί Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.

Θα ανοίξει το παράθυρο AutoArchive και θα παρατηρήσετε ότι όλα είναι γκρι. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Εκτελέστε αυτόματη αρχειοθέτηση κάθε ...

Σημείωση: Αν επιλέξετε την επιλογή "Διαρκής διαγραφή παλιών αντικειμένων", τα μηνύματα δεν θα αρχειοθετηθούν.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε τις ρυθμίσεις για το πώς θέλετε να διαχειριστείτε τη λειτουργία AutoArchive. Επιλέξτε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται, προτού ενεργοποιηθεί το χαρακτηριστικό, πού να μετακινήσετε αντικείμενα και άλλες ενέργειες που θέλετε να πραγματοποιηθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Αφού κάνετε τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο OK.

Μη αυτόματη διαμόρφωση μεμονωμένων φακέλων

Για περισσότερο έλεγχο σε μεμονωμένους φακέλους που αρχειοθετούνται, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αυτόματη αρχειοθέτηση και επιλέξτε τις ρυθμίσεις που θέλετε να αλλάξετε για αυτόν το φάκελο. Για παράδειγμα, μπορεί να μην θέλετε να αρχειοθετήσετε ένα συγκεκριμένο φάκελο ή να μεταφέρετε αρχειοθετημένα δεδομένα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο.

Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός στοιχείου, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, Εργαλεία καθαρισμού και μετά στην επιλογή Αρχείο.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στο Αρχειοθετήστε αυτό το φάκελο και όλους τους υποφακέλους. Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θέλουμε να αρχειοθετήσουμε αυτό το φάκελο σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία του δικού του.

Τα αρχεία .pst αποθηκεύονται στο φάκελο των εγγράφων σας και αν χρειάζεστε πρόσβαση σε αυτά αργότερα μπορείτε.

Αφού ρυθμίσετε το AutoArchive, μπορείτε να βρείτε στοιχεία στα αρχεία αρχειοθέτησης. Στο παράθυρο περιήγησης, αναπτύξτε το φάκελο "Αρχεία" στη λίστα. Στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε και να αποκτήσετε πρόσβαση στα μηνύματά σας.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο \ Άνοιγμα και μετά Ανοίξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook.

Στη συνέχεια, μπορείτε να περιηγηθείτε στο αρχειοθετημένο αρχείο που θέλετε να ανοίξετε.

Η αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε ένα ωραίο καθαρό γραμματοκιβώτιο, να επιταχύνετε την εμπειρία του Outlook και να εξοικονομήσετε χώρο στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το άλλο ωραίο πράγμα είναι ότι μπορείτε να διαμορφώσετε τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους συγκεκριμένους φακέλους σας για να καλύψετε τις ανάγκες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.