Τρόπος διαχείρισης των συνημμένων στο Outlook 2013

Έρχεται ένας χρόνος, το κυνήγι εργασίας ή η κοινή χρήση φωτογραφιών με τα παλαιότερα μέλη της οικογένειας, όπου ίσως χρειαστεί να στείλετε τα πράγματα με τον παλιό τρόπο - ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη δουλειά σας, μπορεί να είναι μέρος του ρεπερτορίου σας.

Το θέμα των συνημμένων είναι ότι υπάρχει ένα είδος άγραφου κώδικα όσον αφορά την αποστολή τους. Για παράδειγμα, ενώ θα μπορούσατε να στείλετε ένα τεράστιο αρχείο σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (εξαρτάται από το πόσο θα επιτρέψει η υπηρεσία ή ο ISP που χρησιμοποιείτε), δεν είναι απαραίτητα αποτελεσματικό. Ομοίως, η αποστολή πολλαπλών αρχείων συνήθως επιτυγχάνεται καλύτερα σε ένα αρχείο κοντέινερ.

Φυσικά, ανάλογα με το είδος του αρχείου είναι, μπορεί ή δεν μπορεί να φθάσει στον προορισμό του. Αρχεία όπως αυτά που τελειώνουν σε αρχεία .EXE, .BAT και άλλους εκτελέσιμους τύπους, συχνά (συνήθως) αποκλείονται ή απογυμνώνουν λόγω της σύνδεσής τους με κακόβουλο λογισμικό. Εάν θέλετε να στείλετε ένα αρχείο όπως αυτό, ίσως χρειαστεί να το επισυνάψετε σε αρχείο .ZIP.

Η σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η διαχείριση επαφών στο Outlook είναι αρκετά απλή και ενώ η προσθήκη και ο χειρισμός των συνημμένων πρέπει να είναι δεύτερη φύση μέχρι τώρα, πολλοί χρήστες μπορεί να μην συνειδητοποιήσουν ότι θα μπορούσαν να το κάνουν καλύτερα.

Προσθέτοντας ένα συνημμένο

Για να προσθέσετε ένα συνημμένο, μπορείτε να σύρετε ένα αρχείο ή αρχεία σε ένα κενό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα επικολληθεί ως συνημμένο. Ή κάντε κλικ στο κουμπί "Επισύναψη αρχείου" στην κορδέλα, στην ενότητα Συμπερίληψη.

Θα πρέπει να περιηγηθείτε στη θέση όπου βρίσκεται το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο ή τα αρχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Εισαγωγή". Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο μικρό βέλος και επιλέξτε "Εισαγωγή ως Κείμενο "και το συνημμένο σας θα εισαχθεί σε σειρά, πράγμα που σημαίνει ότι θα εμφανίζεται στο μήνυμά σας αντί για ξεχωριστό αρχείο.

Μόλις συνδεθεί, θα μπορείτε να το δείτε στο πεδίο "Συνημμένο" κάτω από τη γραμμή "Θέμα".

Τέλος, ας πούμε ότι έχετε συνημμένο το συνημμένο σας και αντιλαμβάνεστε ότι είναι λάθος. Δεν υπάρχει πρόβλημα, μπορείτε απλά να επιλέξετε το συνημμένο πατώντας το κουμπί "Διαγραφή" στο πληκτρολόγιό σας ή μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε "Κατάργηση".

Τα αρχεία δεν είναι το μόνο πράγμα που μπορείτε να επισυνάψετε στο μήνυμα, ωστόσο, μπορείτε επίσης να επισυνάψετε στοιχεία και υπογραφές.

Σύνδεση άλλων αντικειμένων

Τα στοιχεία μπορούν να περιλαμβάνουν επαγγελματικές κάρτες (αρχεία .VCF που συζητήθηκαν νωρίτερα), ημερολόγια και αντικείμενα του Outlook, τα οποία μπορούν να είναι σημειώσεις, εργασίες, επαφές και άλλα θέματα που ανοίγετε στο Outlook.

Τα ημερολόγια είναι ένα άλλο πράγμα που θα θέλετε να μοιραστείτε από καιρό σε καιρό και αν κάνετε κλικ στο κουμπί "Επισύναψη στοιχείου", θα δείτε ότι είναι εύκολο να το κάνετε αυτό. Η κοινή χρήση του ημερολογίου σας δεν σημαίνει ότι πρέπει να μοιράζεστε κάθε στοιχείο κάθε μέρα. Ίσως θελήσετε να μοιραστείτε μερικές μέρες ή εβδομάδες, όπως για μια απόδραση μιας εταιρείας ή ένα ταξίδι οικογενειακών διακοπών.

Η κοινή χρήση ενός ημερολογίου θα σας δώσει επιλογές για να επιλέξετε το πραγματικό ημερολόγιο, το εύρος ημερομηνιών, τις λεπτομέρειες και άλλες προχωρημένες επιλογές.

Όταν κάνετε κλικ στο "OK", θα δείτε ότι το ημερολόγιο θα επισυνάπτεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορεί να ανοίξει και να προβληθεί, αλλά θα επικολληθεί και στο πραγματικό μήνυμα, έτσι ώστε οι παραλήπτες να μπορούν εύκολα να το δουν με μια ματιά.

Τα στοιχεία του Outlook είναι βασικά οτιδήποτε μπορείτε να δημιουργήσετε στο Outlook, το οποίο στη συνέχεια μπορεί να επισυναφθεί και να σταλεί σε άλλους χρήστες του Outlook. Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, βλέπετε πώς λειτουργεί αυτό. Επιλέγετε την πηγή και στη συνέχεια επιλέγετε το στοιχείο ή τα στοιχεία (μπορείτε να επιλέξετε περισσότερα από ένα) που θέλετε να επισυνάψετε.

Σημειώστε ότι μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε το στοιχείο να φτάσει ως πραγματικό φυσικό συνημμένο ή να είναι γραμμένο μόνο ως κείμενο. Αυτό είναι το ίδιο όπως συζητήσαμε προηγουμένως όπου μπορείτε να "Εισάγετε ως κείμενο" και θα εμφανίζεται ως μέρος του φυσικού μηνύματος.

Οι επαγγελματικές κάρτες μπορεί να είναι ή να μην είναι ένα από εκείνα που χρησιμοποιείτε ή χρειάζεστε, αλλά είναι ένας πολύ βολικός τρόπος για να μοιραστείτε τα άμεσα στοιχεία σας σε ένα απλό και βολικό πακέτο. Αν θέλετε να μοιραστείτε την επαγγελματική σας κάρτα (ή κάποιον άλλον), μπορείτε απλά να την επιλέξετε από το μενού Attach Item και να εμφανιστούν οι επαφές σας

Επιλέξτε την κάρτα ή τις κάρτες που θέλετε να επισυνάψετε και κάντε κλικ στο "OK" και οι κάρτες θα εμφανιστούν ως κείμενο και θα επισυναφθούν επίσης ως αρχείο .VCF, που σημαίνει ότι μπορούν να εισαχθούν σε οποιοδήποτε βιβλίο διευθύνσεων που υποστηρίζει τέτοια αρχεία.

Η κοινή χρήση επαφών ως επαγγελματικών καρτών είναι ένας πολύ γρήγορος και βολικός τρόπος για να παρέχετε σε κάποιον άλλο πληροφορίες επικοινωνίας ή για να εισάγετε πληροφορίες επικοινωνίας από κάποιον άλλο χωρίς να χρειάζεται να το πληκτρολογήσετε στο βιβλίο διευθύνσεων με το χέρι.

Διαχείριση Συνημμένων

Φυσικά, με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπάρχει πάντα η ευκαιρία να λαμβάνετε καθώς και να δίνετε. Λοιπόν, τι κάνετε όταν φτάνει ένα μήνυμα με συνημμένα στα εισερχόμενά σας; Συνήθως είναι αρκετά απλή, όπως στην παρακάτω εικόνα. Βλέπετε ότι το μήνυμά μας δοκιμής έχει φτάσει με μια συνημμένη εικόνα.

Εάν απλώς κάνουμε κλικ στο συνημμένο, βλέπετε ότι οι επιλογές εμφανίζονται στα εργαλεία προσάρτησης Κλήσης κορδέλας. Από εδώ μπορείτε να δράσετε σε αυτό. Παρατηρήστε επίσης ότι αν λάβετε πολλά αρχεία, μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα συνημμένα σας ταυτόχρονα και αν δεν είστε βέβαιοι για το αν είναι σωστό να ανοίξετε το συνημμένο καθόλου, τότε μπορείτε να το καταργήσετε, αν και είναι ίσως ευφυέστερο απλά να διαγράψετε το μήνυμα αν έχετε αμφιβολίες.

Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε συνημμένο σε ένα μήνυμα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού που προκύπτει για να ακολουθήσετε τις ίδιες ενέργειες όπως αυτές που υπάρχουν στην Κορδέλα.

Όταν χειρίζεστε συνημμένα, οι επιφυλάξεις αφθονούν. Τα συνημμένα μπορούν να είναι επικίνδυνα, καθώς μπορεί να επιβεβαιώσει ο καθένας που έχει χρησιμοποιήσει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τα τελευταία είκοσι χρόνια. Κάτω γραμμή, μην ανοίγετε τίποτα που δεν προέρχεται από κάποιον που δεν γνωρίζετε ή δεν εμπιστεύεστε και χρησιμοποιείτε πάντα έναν σαρωτή ιού / κακόβουλου λογισμικού στον υπολογιστή σας.

Διαχείριση πολλών αρχείων ή μεγάλων αρχείων ως συνημμένων

Μιλήσαμε λίγο για το πώς να χειριστούμε ένα ή ίσως μερικά συνημμένα, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να επισυνάψετε δεκάδες ή ακόμα και εκατοντάδες αρχεία; Ή, τι γίνεται αν θέλετε να επισυνάψετε ένα μεγάλο αρχείο?

Η αποστολή μεγάλων συνημμένων είναι κάπως ξεχασμένη, ειδικά αν κάποιος παίρνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διαδικασία. Το πρόβλημα με την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι τόσο το αν ο διακομιστής αλληλογραφίας σας επιτρέπει ή όχι τα συνημμένα που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Ως επί το πλείστον, πιθανότατα δεν θα στείλετε ένα αρχείο πολύ μεγαλύτερο από ένα megabyte ή δύο, ή τουλάχιστον δεν θα έπρεπε.

Παρ 'όλα αυτά, θα υπάρξουν εκείνες οι στιγμές όπου θα πρέπει να στείλετε κάτι που είναι λίγο δύσκολο. Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως Yahoo, Gmail ή Microsoft, τότε θα έχουν όρια μεγέθους (25Mb, 25Mb, 20Mb, αντίστοιχα), ακριβώς όπως ο ISP σας, π.χ. Comcast, Time Warner, AT & T, κλπ. Θα είναι επίσης (συνήθως περίπου 10 Mb).

Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν τα αρχεία είναι υπερβολικά μεγάλα ή πολυάριθμα, αναβάλλουμε να χρησιμοποιούμε μια υπηρεσία cloud, η οποία είναι άφθονη και προσφέρει αρκετό ελεύθερο χώρο για να στείλει τη συντριπτική πλειοψηφία των αρχείων. Τις περισσότερες φορές, απλά μεταφορτώνοντας τα αρχεία σας σε μια μονάδα σύννεφου και στη συνέχεια μοιράζοντάς τα, είναι ταχύτερη και πιο αξιόπιστη από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έχουμε ένα εύχρηστο πώς να εξηγεί ακριβώς πώς να στείλετε μεγάλα αρχεία μέσω e-mail σε περίπτωση που θέλετε να μάθετε περισσότερα.

Όσον αφορά την αποστολή πολλαπλών αρχείων, δεν πρέπει να έχετε κάποιο πρόβλημα, εφόσον είναι λίγοι, αλλά μόλις αρχίσετε να επισυνάπτετε δεκάδες εικόνες ή έγγραφα, τα πράγματα μπορεί να είναι λίγο αμήχανα. Και πάλι, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία σύννεφο. Ανεξάρτητα από αυτό, προτείνουμε σίγουρα να συμπληρώσετε πολλά αρχεία πριν τα αποστείλετε. Τα Windows έχουν εγγενή υποστήριξη για τα αρχεία zip έτσι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το γεγονός ότι ο παραλήπτης δεν μπορεί να το ανοίξει.

Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο, το οποίο εξηγεί όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα αρχεία συμπτυσσόμενου κώδικα.

Αυτό φαίνεται σαν ένα πολύ καλό μέρος για να τερματίσουμε τη συζήτησή μας για συνημμένα. Δεν είναι περίπλοκο θέμα, αλλά ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε το Outlook, το Gmail ή οποιοδήποτε άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αποστολή αρχείων μπορεί να απαιτεί μερικά επιπλέον βήματα πέρα ​​από την απλή σύνδεσή τους.

Ως τώρα, καλύψαμε τα πιο βασικά μέρη των εξουσιών του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook - οι επαφές, η διεύθυνση, η σύνθεση - όλα αυτά είναι αρκετά απλά πράγματα. Τώρα με συνημμένα, έχετε μια αρκετά καλά στρογγυλεμένη γνώση των απλών πραγμάτων.

Τώρα, ήρθε η ώρα να επιταχύνουμε το παιχνίδι μας. Καθώς χρησιμοποιείτε το Outlook και συγκεντρώνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να μάθετε πώς να το διαχειριστείτε χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως τα βήματα Quick Steps και κανόνες, για τα οποία θα μιλήσουμε σε μια επερχόμενη λειτουργία. Εν τω μεταξύ, και όπως πάντα, σας ενθαρρύνουμε να μας δώσετε τα σχόλιά σας στο φόρουμ συζήτησής μας.