Πώς να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

Μερικές φορές, θέλετε να συμπεριλάβετε τα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στο έγγραφό σας στο Microsoft Word. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, ανάλογα με το αν θέλετε ή όχι να διατηρήσετε μια σύνδεση με το φύλλο Excel του πηγαίου κώδικα. Ας ΡΙΞΟΥΜΕ μια ΜΑΤΙΑ.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της σύνδεσης και της ενσωμάτωσης?

Έχετε τρεις επιλογές για να συμπεριλάβετε ένα υπολογιστικό φύλλο σε ένα έγγραφο του Word. Το πρώτο είναι η απλή αντιγραφή αυτών των δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο και στη συνέχεια η τοποθέτησή του στο έγγραφο προορισμού. Ως επί το πλείστον, αυτό λειτουργεί μόνο με πολύ απλά δεδομένα, επειδή τα δεδομένα αυτά απλά γίνονται ένας βασικός πίνακας ή σύνολο στηλών στο Word (ανάλογα με την επιλογή πάστας που επιλέγετε).

Ενώ αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο μερικές φορές, οι άλλες δύο επιλογές - σύνδεση και ενσωμάτωση - είναι πολύ πιο ισχυρές και είναι αυτό που θα σας δείξουμε πώς να κάνετε σε αυτό το άρθρο. Και οι δύο είναι πολύ παρόμοιες, καθώς καταλήγετε να εισάγετε ένα πραγματικό υπολογιστικό φύλλο Excel στο έγγραφο στόχου σας. Θα μοιάζει με φύλλο Excel και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του Excel για να το χειριστείτε. Η διαφορά έρχεται στο πώς αυτές οι δύο επιλογές αντιμετωπίζουν τη σύνδεσή τους με αυτό το πρωτότυπο υπολογιστικό φύλλο του Excel:

• Αν εσύ Σύνδεσμος ένα φύλλο εργασίας Excel σε ένα έγγραφο, το έγγραφο στόχου και το αρχικό φύλλο του Excel διατηρούν μια σύνδεση. Εάν ενημερώσετε το αρχείο Excel, αυτές οι ενημερώσεις θα εμφανίζονται αυτόματα στο έγγραφο προορισμού.
• Αν εσύ ενθέτω ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο, η σύνδεση αυτή είναι σπασμένη. Η ενημέρωση του αρχικού φύλλου του Excel δεν ενημερώνει αυτόματα τα δεδομένα στο έγγραφο προορισμού.

Υπάρχουν πλεονεκτήματα και για τις δύο μεθόδους, φυσικά. Ένα πλεονέκτημα της σύνδεσης ενός εγγράφου (εκτός από τη διατήρηση της σύνδεσης) είναι ότι διατηρεί το μέγεθος του εγγράφου του Word, επειδή τα δεδομένα αποθηκεύονται ως επί το πλείστον στο φύλλο του Excel και εμφανίζονται μόνο στο Word. Ένα μειονέκτημα είναι ότι το αρχικό αρχείο υπολογιστικού φύλλου πρέπει να παραμείνει στην ίδια θέση. Αν δεν συμβαίνει, θα πρέπει να το συνδέσετε ξανά. Και επειδή εξαρτάται από τη σύνδεση με το αρχικό υπολογιστικό φύλλο, δεν είναι τόσο χρήσιμο εάν πρέπει να διανείμετε το έγγραφο σε άτομα που δεν έχουν πρόσβαση σε αυτήν την τοποθεσία.

Ενσωμάτωση ενός εγγράφου, από την άλλη πλευρά, αυξάνει το μέγεθος του εγγράφου του Word, επειδή όλα τα δεδομένα του Excel είναι πραγματικά ενσωματωμένα στο αρχείο Word. Ωστόσο, υπάρχουν κάποια ξεχωριστά πλεονεκτήματα στην ενσωμάτωση. Για παράδειγμα, αν διανέμετε αυτό το έγγραφο σε άτομα που ενδέχεται να μην έχουν πρόσβαση στο αρχικό φύλλο του Excel ή εάν το έγγραφο χρειάζεται να δείξει ότι το φύλλο του Excel σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο (αντί να ενημερωθεί), η ενσωμάτωση η σύνδεση με το αρχικό φύλλο) έχει μεγαλύτερη σημασία.

Έτσι, με όλα αυτά κατά νου, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να συνδέσετε και να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel στο Microsoft Word.

Πώς να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel στο Microsoft Word

Η σύνδεση ή η ενσωμάτωση ενός φύλλου εργασίας του Excel σε ένα Word είναι πραγματικά πολύ απλή και η διαδικασία για να γίνει είναι σχεδόν ταυτόσημη. Ξεκινήστε ανοίγοντας ταυτόχρονα το φύλλο εργασίας του Excel και το έγγραφο του Word που θέλετε να επεξεργαστείτε.

Στο Excel, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε. Αν θέλετε να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο πλαίσιο στη συμβολή των γραμμών και στηλών στην επάνω αριστερή γωνία για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο.

Αντιγράψτε αυτά τα κελιά πιέζοντας CTRL + C στα Windows ή Command + C σε macOS. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε επιλεγμένο κελί και στη συνέχεια να επιλέξετε την επιλογή "Αντιγραφή" στο μενού περιβάλλοντος.

Τώρα, μεταβείτε στο έγγραφο του Word και κάντε κλικ για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής όπου θα θέλατε να συνδεθεί το συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο υλικό. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί "Επικόλληση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή "Επικόλληση ειδικών" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο "Επικόλληση". Και είναι εδώ όπου θα βρείτε το μοναδικό λειτουργικό διαφορετικό στις διαδικασίες της σύνδεσης ή της ενσωμάτωσης ενός αρχείου.

Αν θέλεις ενθέτω το υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε την επιλογή "Επικόλληση" πάνω στα αριστερά. Αν θέλεις Σύνδεσμος το υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε την επιλογή "Επικόλληση σύνδεσης". Σοβαρά, αυτό είναι. Αυτή η διαδικασία είναι κατά τα άλλα ταυτόσημη.

Ανεξάρτητα από την επιλογή που επιλέγετε, στη συνέχεια επιλέγετε το "αντικείμενο του Microsoft Excel Worksheet" στο πλαίσιο στα δεξιά και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Και θα δείτε το φύλλο του Excel (ή τα κελιά που έχετε επιλέξει) στο έγγραφο του Word.

Αν εσύ συνδέονται τα δεδομένα του Excel, δεν μπορείτε να τα επεξεργαστείτε απευθείας στο Word, αλλά μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ οπουδήποτε σε αυτό για να ανοίξετε το αρχικό αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Και όλες οι ενημερώσεις που κάνετε σε αυτό το πρωτότυπο υπολογιστικό φύλλο θα αντικατοπτρίζονται στη συνέχεια στο έγγραφο του Word.

Αν εσύ ενσωματωμένο τα δεδομένα του Excel, μπορείτε να τα επεξεργαστείτε απευθείας στο Word. Κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο και θα μείνετε στο ίδιο παράθυρο του Word, αλλά η Κορδέλα Word αντικαθίσταται από την Κορδέλα Excel και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες του Excel. Είναι δροσερό.

Και όταν θέλετε να σταματήσετε να επεξεργάζεστε το υπολογιστικό φύλλο και να επιστρέψετε στα στοιχεία ελέγχου του Word, κάντε κλικ οπουδήποτε εκτός του υπολογιστικού φύλλου.

Σημείωση: Εάν εργάζεστε σε ένα έγγραφο του Word και θέλετε να συμπεριλάβετε ένα υπολογιστικό φύλλο που δεν έχετε δημιουργήσει ακόμα, μπορείτε. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel απευθείας από το αναπτυσσόμενο μενού Πίνακας της Κορδέλας.