Πώς να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε μια παρουσίαση του PowerPoint

Μερικές φορές, θέλετε να συμπεριλάβετε τα δεδομένα σε υπολογιστικό φύλλο Excel σε παρουσίαση του Microsoft PowerPoint. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, ανάλογα με το αν θέλετε ή όχι να διατηρήσετε μια σύνδεση με το φύλλο Excel του πηγαίου κώδικα. Ας ΡΙΞΟΥΜΕ μια ΜΑΤΙΑ.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της σύνδεσης και της ενσωμάτωσης?

Έχετε τρεις επιλογές για την ενσωμάτωση ενός υπολογιστικού φύλλου σε μια παρουσίαση του PowerPoint. Το πρώτο είναι η απλή αντιγραφή αυτών των δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο και στη συνέχεια η τοποθέτησή του στο έγγραφο προορισμού. Αυτό λειτουργεί καλά, αλλά το μόνο που πραγματικά κάνει είναι να μετατρέψει τα δεδομένα σε έναν απλό πίνακα στο PowerPoint. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βασικά εργαλεία μορφοποίησης πίνακα του PowerPoint σε αυτό, αλλά δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καμία από τις δυνατότητες του Excel μετά τη μετατροπή.

Ενώ αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο μερικές φορές, οι άλλες δύο επιλογές - σύνδεση και ενσωμάτωση - είναι πολύ πιο ισχυρές και είναι αυτό που θα σας δείξουμε πώς να κάνετε σε αυτό το άρθρο. Και οι δύο είναι αρκετά παρόμοιες, καθώς καταλήγετε να εισάγετε ένα πραγματικό υπολογιστικό φύλλο Excel στην παρουσίαση στόχων σας. Θα μοιάζει με φύλλο Excel και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του Excel για να το χειριστείτε. Η διαφορά έρχεται στο πώς αυτές οι δύο επιλογές αντιμετωπίζουν τη σύνδεσή τους με αυτό το πρωτότυπο υπολογιστικό φύλλο του Excel:

• Αν εσύ Σύνδεσμος ένα φύλλο εργασίας του Excel σε μια παρουσίαση, η παρουσίαση στόχου και το αρχικό φύλλο του Excel διατηρούν μια σύνδεση. Εάν ενημερώσετε το αρχείο Excel, αυτές οι ενημερώσεις θα εμφανίζονται αυτόματα στην παρουσίαση προορισμού.
• Αν εσύ ενθέτω ένα φύλλο εργασίας του Excel σε μια παρουσίαση, η σύνδεση αυτή είναι σπασμένη. Η ενημέρωση του αρχικού φύλλου Excel δεν ενημερώνει αυτόματα τα δεδομένα στην παρουσίαση προορισμού.

Υπάρχουν πλεονεκτήματα και για τις δύο μεθόδους, φυσικά. Ένα πλεονέκτημα της σύνδεσης ενός εγγράφου (εκτός από τη διατήρηση της σύνδεσης) είναι ότι διατηρεί το μέγεθος του αρχείου της παρουσίασης του PowerPoint προς τα κάτω, επειδή τα δεδομένα αποθηκεύονται ως επί το πλείστον στο φύλλο του Excel και εμφανίζονται μόνο στο PowerPoint. Ένα μειονέκτημα είναι ότι το αρχικό αρχείο υπολογιστικού φύλλου πρέπει να παραμείνει στην ίδια θέση. Αν δεν συμβαίνει, θα πρέπει να το συνδέσετε ξανά. Και επειδή εξαρτάται από τη σύνδεση με το αρχικό υπολογιστικό φύλλο, δεν είναι τόσο χρήσιμο αν χρειάζεται να διανείμετε την παρουσίαση σε άτομα που δεν έχουν πρόσβαση σε αυτήν την τοποθεσία.

Η ενσωμάτωση αυτών των δεδομένων, από την άλλη πλευρά, αυξάνει το μέγεθος της παρουσίασης, επειδή όλα τα δεδομένα του Excel είναι πραγματικά ενσωματωμένα στο αρχείο PowerPoint. Ωστόσο, υπάρχουν κάποια ξεχωριστά πλεονεκτήματα στην ενσωμάτωση. Για παράδειγμα, εάν διανέμετε αυτήν την παρουσίαση σε άτομα που ενδέχεται να μην έχουν πρόσβαση στο αρχικό φύλλο του Excel ή εάν η παρουσίαση χρειάζεται να δείξει ότι το φύλλο του Excel σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο (αντί να ενημερώνεται), ενσωματώστε (και σπάστε η σύνδεση με το αρχικό φύλλο) έχει μεγαλύτερη σημασία.

Έτσι, έχοντας όλα αυτά στο μυαλό, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να συνδέσετε και να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel στο Microsoft PowerPoint.

Πώς να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel στο Microsoft PowerPoint

Η σύνδεση ή η ενσωμάτωση ενός φύλλου εργασίας του Excel σε μια παρουσίαση του PowerPoint είναι πραγματικά αρκετά απλή και η διαδικασία για να γίνει είναι σχεδόν ίδια. Ξεκινήστε ανοίγοντας ταυτόχρονα το φύλλο εργασίας του Excel και την παρουσίαση του PowerPoint που θέλετε να επεξεργαστείτε.

Στο Excel, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε. Αν θέλετε να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο πλαίσιο στη συμβολή των γραμμών και στηλών στην επάνω αριστερή γωνία για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο.

Αντιγράψτε αυτά τα κελιά πιέζοντας CTRL + C στα Windows ή Command + C σε macOS. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε επιλεγμένο κελί και στη συνέχεια να επιλέξετε την επιλογή "Αντιγραφή" στο μενού περιβάλλοντος.

Τώρα, μεταβείτε στην παρουσίαση του PowerPoint και κάντε κλικ για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής όπου θέλετε να προχωρήσει το συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο υλικό. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί "Επικόλληση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή "Επικόλληση ειδικών" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο "Επικόλληση". Και είναι εδώ όπου θα βρείτε το μοναδικό λειτουργικό διαφορετικό στις διαδικασίες της σύνδεσης ή της ενσωμάτωσης ενός αρχείου.

Αν θέλεις ενθέτω το υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε την επιλογή "Επικόλληση" πάνω στα αριστερά. Αν θέλεις Σύνδεσμος το υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε την επιλογή "Επικόλληση σύνδεσης". Σοβαρά, αυτό είναι. Αυτή η διαδικασία είναι κατά τα άλλα ταυτόσημη.

Ανεξάρτητα από την επιλογή που επιλέγετε, στη συνέχεια επιλέγετε το "αντικείμενο του Microsoft Excel Worksheet" στο πλαίσιο στα δεξιά και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Και θα δείτε το φύλλο του Excel (ή τα κελιά που έχετε επιλέξει) στην παρουσίαση του PowerPoint.

Αν εσύ συνδέονται τα δεδομένα του Excel, δεν μπορείτε να τα επεξεργαστείτε απευθείας στο PowerPoint, αλλά μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ οπουδήποτε σε αυτό για να ανοίξετε το αρχικό αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Και όλες οι ενημερώσεις που κάνετε σε αυτό το πρωτότυπο υπολογιστικό φύλλο αντανακλώνται στην παρουσίαση του PowerPoint.

Αν εσύ ενσωματωμένο τα δεδομένα του Excel, μπορείτε να τα επεξεργαστείτε απευθείας στο PowerPoint. Κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο και θα μείνετε στο ίδιο παράθυρο του PowerPoint, αλλά η κορδέλα PowerPoint θα αντικατασταθεί από την Κορδέλα Excel και θα έχετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες του Excel. Είναι δροσερό.

Και όταν θέλετε να σταματήσετε να επεξεργάζεστε το υπολογιστικό φύλλο και να επιστρέψετε στα στοιχεία ελέγχου του PowerPoint, κάντε κλικ οπουδήποτε έξω από το υπολογιστικό φύλλο.