Πώς να εισαγάγετε και να εξάγετε επαφές μεταξύ του Outlook και του Gmail

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Outlook με σχεδόν οποιονδήποτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του Gmail, αλλά το Outlook δεν παρέχει έναν ενσωματωμένο τρόπο συγχρονισμού των επαφών σας στο Gmail. Εάν έχετε συσσωρεύσει μια δέσμη επαφών και στις δύο υπηρεσίες, θα πρέπει να τις εισαγάγετε από το άλλο με μη αυτόματο τρόπο για να τις χρησιμοποιήσετε.

Θα μπορούσατε να εισάγετε εκ νέου την κάθε επαφή μία προς μία, φυσικά, αλλά συνιστούμε να εισάγετε όλες τις επαφές σας με μια κίνηση. Σε αυτό το άρθρο, θα δείξουμε πώς να εξάγουμε πρώτα τις επαφές σας από το Gmail στο Outlook και στη συνέχεια να εξαγάγετε από το Outlook στο Gmail.

Πώς να εξάγετε επαφές από το Gmail και να τις εισάγετε στο Outlook

Για να εξάγετε επαφές από το λογαριασμό σας στο Gmail, ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Gmail" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Επαφές" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Η Google επανασχεδιάζει τις Επαφές και μπορείτε να δοκιμάσετε την προεπισκόπηση των Επαφών (κάντε κλικ στο "Δοκιμή προεπισκόπησης επαφών" στο μενού στα αριστερά κατά την προβολή επαφών στην παλιά έκδοση). Ωστόσο, η προεπισκόπηση των Επαφών δεν σας επιτρέπει να εξάγετε επαφές ακόμα, γι 'αυτό πρέπει να επιστρέψετε στην παλιά έκδοση για να εξάγετε τις επαφές μας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Μετάβαση στην παλιά έκδοση" στο κάτω μέρος της λίστας επιλογών στα αριστερά.

Αφού επιστρέψετε στην παλιά έκδοση των Επαφών Google, κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" στο πάνω μέρος της σελίδας και επιλέξτε "Εξαγωγή" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Παρατηρήστε ότι μπορείτε να εξάγετε μια ομάδα, επιλεγμένες επαφές ή όλες τις επαφές σας σε μία από τις τρεις μορφές. Η μορφή εξαγωγής θα πρέπει να είναι ένα .CSV του Outlook (CSV = Τιμές Ξεχωριστά με Κόμβο, που σημαίνει ότι κάθε πεδίο [Όνομα, Διεύθυνση, Τηλέφωνο κ.λπ.] χωρίζεται από ένα κόμμα). Επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να εξαγάγετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Outlook CSV format".

Κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο CSV επαφών. Από προεπιλογή, τα contacts.csv καταχωρούνται στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" ως πρόταση για ένα όνομα, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε, αν θέλετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Όταν ολοκληρωθεί η εξαγωγή, μπορείτε να ανοίξετε το εξαγόμενο αρχείο .CSV στο Excel και να το χειριστείτε προσθέτοντας διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας. Ενώ αυτό είναι ένα προαιρετικό βήμα, είναι ωραίο να μπορέσετε να περάσετε και να κάνετε τις επαφές σας ξεκούραστες και συνεπείς.

Όταν είστε έτοιμοι, ήρθε η ώρα να εισαγάγετε το λαμπρό νέο αρχείο επαφών σας στο Outlook. Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στην οθόνη backstage, κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα & Εξαγωγή" στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή / Εξαγωγή".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής". Επιλέξτε "Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο" στο πλαίσιο "Επιλογή ενέργειας προς εκτέλεση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Επιλέξτε "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Τώρα, πρέπει να επιλέξετε το αρχείο που θα εισαχθεί, οπότε κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση".

Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση, μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύσατε το αρχείο .csv, επιλέξτε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Στην επιλογή Επιλογές, αποφασίστε εάν θέλετε να εισαχθούν αντίγραφα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τον εαυτό σας αργότερα επιλέγοντας "Να μην εισάγετε διπλά αντικείμενα" τώρα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Επιλέξτε "Επαφές" στο πλαίσιο "Επιλογή προορισμού" κάτω από τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τις επαφές σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Η τελευταία οθόνη στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου σας δείχνει τι πρόκειται να συμβεί ("Εισαγωγή" επαφών από φάκελο: Επαφές ") και σας δίνει τη δυνατότητα να αντιστοιχίσετε τυχόν προσαρμοσμένα πεδία που έχετε δημιουργήσει στις Επαφές του Gmail.

Τι σημαίνει να χαρτογραφήσετε προσαρμοσμένα πεδία; Απλά, ορισμένα από τα πεδία του αρχείου .csv που προέρχονται από το Gmail ενδέχεται να μην αντιστοιχούν στο βιβλίο διευθύνσεων προορισμού στο οποίο εισάγετε, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να "χαρτογραφήσετε" αυτά. Όπως εξηγεί το παράθυρο διαλόγου, θα πρέπει να σύρετε την τιμή στο αρχείο .csv στα δεξιά, στο πεδίο στο Outlook στα αριστερά που το μοιάζει περισσότερο.

Όταν ολοκληρώσετε τα πεδία χαρτογράφησης, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Τώρα, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.

Μπορείτε να δείτε τις επαφές που έχετε εισάγει ανοίγοντας το εικονίδιο "Άτομα" στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου.

Οι επαφές σας στο Gmail είναι πλέον διαθέσιμες στο Outlook.

Τώρα, μπορείτε να μεταβείτε και να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο της καρδιάς σας, προσθέτοντας εικόνες, διευθύνσεις αλληλογραφίας, δευτερεύοντες αριθμούς τηλεφώνου και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που νομίζετε ότι είναι σημαντικές και συναφείς.

Πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook και να τις εισαγάγετε στο Gmail

Εάν έχετε τις επαφές σας στο Outlook και θέλετε να τις μεταφέρετε στο λογαριασμό σας στο Gmail, ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στην οθόνη backstage, κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα & Εξαγωγή" στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή / Εξαγωγή".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής". Επιλέξτε "Εξαγωγή σε αρχείο" στο πλαίσιο "Επιλογή ενέργειας προς εκτέλεση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Επιλέξτε "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Επιλέξτε "Επαφές" στον φάκελο "Επιλογή" για εξαγωγή από το πλαίσιο του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον οποίο βρίσκονται οι επαφές σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Τώρα, πρέπει να επιλέξετε μια τοποθεσία και να καθορίσετε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο, ώστε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση".

Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση, μεταβείτε στο φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο .csv. Το προεπιλεγμένο όνομα του αρχείου στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" είναι τα contacts.csv, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε αν θέλετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

Η τελευταία οθόνη στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο σας δείχνει τι πρόκειται να συμβεί ("Εξαγωγή επαφών" από φάκελο: Επαφές ") και σας δίνει τη δυνατότητα να αντιστοιχίσετε τυχόν προσαρμοσμένα πεδία που ίσως έχετε δημιουργήσει στο Outlook.

Τι σημαίνει να χαρτογραφήσετε προσαρμοσμένα πεδία; Απλά, ορισμένα από τα πεδία του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook ενδέχεται να μην αντιστοιχούν στον προορισμό στον οποίο εισάγετε σε αρχείο .csv, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να τα "χαρτογραφήσετε". Όπως εξηγεί το παράθυρο διαλόγου, σύρετε την τιμή του Outlook από τη λίστα στα δεξιά, στο πεδίο στο αρχείο .csv στα αριστερά που το μοιάζει περισσότερο. Οι πιθανότητες είναι ότι πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να χάσετε αυτό, αλλά είναι καλό να ξέρετε σε περίπτωση που εισάγετε τις επαφές του Outlook και καταλήξετε σε πεδία που δεν ανταποκρίνονται.

Όταν ολοκληρώσετε τα πεδία χαρτογράφησης, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εξαγωγής.

Όταν ολοκληρωθεί η εξαγωγή, μπορείτε να ανοίξετε το εξαγόμενο αρχείο .csv στο Excel και να το χειριστείτε όπως θέλετε, προσθέτοντας διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας. Ενώ αυτό είναι ένα προαιρετικό βήμα, είναι ωραίο να μπορέσετε να περάσετε και να κάνετε τις επαφές σας ξεκούραστες και συνεπείς.

Όταν είστε έτοιμοι να εισαγάγετε τις επαφές σας στο Gmail, ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Gmail" και επιλέξτε "Επαφές" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Η Google επανασχεδιάζει τις Επαφές και μπορείτε να δοκιμάσετε την προεπισκόπηση των Επαφών (κάντε κλικ στο "Δοκιμή προεπισκόπησης επαφών" στο μενού στα αριστερά κατά την προβολή επαφών στην παλιά έκδοση). Ωστόσο, η προεπισκόπηση των Επαφών δεν σας επιτρέπει να εισαγάγετε ακόμα επαφές, επομένως πρέπει να επιστρέψουμε στην παλιά έκδοση για να εισαγάγουμε τις επαφές μας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Μετάβαση στην παλιά έκδοση" στο κάτω μέρος της λίστας επιλογών στα αριστερά.

Στην οθόνη "Επαφές", κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" και επιλέξτε "Εισαγωγή" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογή αρχείου" στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή επαφών.

Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα (Open), μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύσατε το αρχείο .csv από το Outlook, επιλέξτε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".

Κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή" στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή επαφών" για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή των επαφών από το αρχείο .csv.

Οι επαφές σας που έχουν εισαχθεί πρόσφατα δεν θα συγχωνευτούν στη λίστα των κύριων επαφών σας - τουλάχιστον όχι στο Gmail, αλλά θα έχουν τη δική τους ομάδα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν δεν βλέπετε τις επαφές σας ακόμα, ανανεώστε την ιστοσελίδα.

Αν κάνετε κλικ στην ομάδα επαφών που έχετε εισάγει, θα μπορείτε να τις συγχωνεύσετε και να διαγράψετε τα διπλά. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να τα καθαρίσετε όλα, αλλά αν τα πράγματα είναι ένα τεράστιο χάος, τότε μπορείτε πάντα να καταργήσετε τις επαφές που έχετε εισαγάγει, να επιστρέψετε στο Outlook και να εκτελέσετε ξανά τη διαδικασία αυτή τη φορά είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία πεδίων χαρτών είτε Excel να διορθώσετε τα προβλήματα.

Τώρα έχετε ένα βιβλίο διευθύνσεων γεμάτο από επαφές που μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αυτό λέει ότι πρόκειται για μια συμφωνία μιας ώρας, πράγμα που σημαίνει ότι όταν αρχίσετε να κάνετε αλλαγές στις επαφές σε έναν πελάτη ή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο άλλος πελάτης ή υπηρεσία δεν θα αντικατοπτρίζει τις αλλαγές.