Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη χαλαρότητα για να αυξήσετε την παραγωγικότητα του ομίλου σας

Ακριβώς όπως υποδηλώνει και το όνομά του, το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να πάρει οποιοδήποτε από τα "χαλαρά" που μπορεί να απομείνει κάθε φορά που προσπαθείτε να συντονίσετε πολλούς ανθρώπους σε ένα ενιαίο έργο, ιστοσελίδα ή προσπάθεια κωδικοποίησης.

Για όσους βρίσκονται εκτός βρόχου, το Slack είναι μια πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν χιλιάδες εταιρείες, ιστότοποι και ανεξάρτητες υπηρεσίες για να δημιουργήσουν ένα κοινό χώρο όπου οι υπάλληλοι, οι μηχανικοί και τα δημιουργικά τους μπορούν να συναντηθούν για να συνεργαστούν σε οποιοδήποτε έργο της επιλογής τους.

Η χαλάρωση είναι μεγάλη για όποιον μπορεί να βρεθεί να αγωνίζεται να διατηρήσει μια κεντρική πύλη σύσκεψης ότι η αυξανόμενη λίστα των ελεύθερων επαγγελματιών, των τηλεμεταφορέων και των εργαζόμενων στο χώρο εργασίας μπορεί να μιλήσει μεταξύ τους σε ένα μέρος. Αυτός είναι ο οδηγός μας για το πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το ηλεκτρονικό εργαλείο, μαζί με μερικές συμβουλές και κόλπα που μπορεί να μην γνωρίζετε ότι το εργαλείο είναι ικανό.

Αρχική ρύθμιση και Το παράθυρο συνομιλίας

Για να ξεκινήσετε, θα χρειαστεί να μάθετε πώς να προσθέτετε μέλη στο κανάλι σας συνομιλίας και να τα στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορούν να δημιουργούν μοναδικά στοιχεία σύνδεσης για την αίθουσα συσκέψεων. Για να το κάνετε αυτό, θα ξεκινήσουμε από την αρχική σελίδα.

Μόλις εγγραφείτε χρησιμοποιώντας την παραπάνω προτροπή, θα έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε αυτόματα ένα νέο κανάλι Slack ή να συμμετάσχετε σε αυτό που ήδη ανήκει στον εργοδότη σας.

Η ρύθμιση είναι τόσο εύκολη, απλά ονομάζοντας το δωμάτιο συνομιλίας και επιβεβαιώνοντας το email σας και αν όλα πήγαν σύμφωνα με το σχέδιο θα έπρεπε να δείτε ένα παράθυρο που μοιάζει με αυτό:

Και οι υπάλληλοι ή οι βοηθοί του έργου θα λάβουν ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως μόλις τα ονόματά τους προστεθούν στον κατάλογο μελών.

Για να ξεκινήσετε τις ρυθμίσεις ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της ομάδας σας, μπορείτε να διαχειριστείτε τα ονόματα των καναλιών σας ή να δημιουργήσετε νέα, μαζί με άμεσα μηνύματα και ιδιωτικές ομάδες, μέσω της πλαϊνής γραμμής. Εάν κανένας δεν έχει προσχωρήσει στο κανάλι ακόμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μεγάλο κουμπί "Invite People" που βρίσκεται στο κάτω μέρος της πλαϊνής γραμμής για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το χώρο συσκέψεων.

Μόλις προσκληθούν και εγγραφούν νέα άτομα, δημιουργείτε μια νέα συνομιλία μαζί τους κάνοντας κλικ στο σύμβολο συν επισημασμένο δίπλα στο είδος της συνομιλίας ή της συνεδρίας ιδιωτικών μηνυμάτων που θέλετε να ξεκινήσετε:

Όλοι οι χρήστες ή τα προφίλ που έχουν προστεθεί στις συνομιλίες σας καθ 'όλη τη διάρκεια της συμμετοχής σας στο Slack μπορούν να αντιμετωπιστούν ως μέρος του καταλόγου ομάδων, που επιλέγεται από το επάνω δεξί μενού που φαίνεται παρακάτω:

Μόλις εδώ θα σας δοθεί μια γενική εικόνα των ανθρώπων που αποτελούν μέρος της ομάδας Slack, καθώς και μια λίστα με τις οποίες οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ποια συνομιλία. Μπορείτε να τα αλλάξετε ανάλογα με το ποιος θέλετε σε κάθε συζήτηση και οποιοσδήποτε έχει αποκλειστεί από ένα συγκεκριμένο κανάλι δεν θα μπορεί να δει το δωμάτιο που απομακρύνεται από την λίστα στην πλαϊνή μπάρα του κεντρικού κόμβου επικοινωνίας.

Η πλευρική γραμμή και οι προτιμήσεις

Όπως κάθε εφαρμογή συνομιλίας, το Slack είναι εξοπλισμένο με πολλές επιλογές, ρυθμίσεις και προσαρμογές που μπορείτε να ταξινομήσετε για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα που κάνει ακριβώς αυτό που θέλετε και να μην μπερδεύεται από οποιοδήποτε θόρυβο στο πλάι.

Είτε είστε διαχειριστής ενός ολόκληρου καναλιού μόνοι σας είτε μόλις έχετε λάβει πρόσκληση σε κάποιον από τους διαχειριστές σας, το μενού Προτιμήσεις είναι εκεί που θα μπορείτε να φροντίσετε ζωτικά καθήκοντα όπως την κατεύθυνση όπου και πώς λαμβάνετε ειδοποιήσεις ή τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο το εργαλείο αναζήτησης χειρίζεται συγκεκριμένα αιτήματα.

Στην καρτέλα "Προφίλ & Λογαριασμός" (που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τις Προτιμήσεις) μπορείτε να αλλάζετε τις ρυθμίσεις, όπως πόση ασφάλεια συνοδεύει το προφίλ σας μέσω ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων, καθώς και πιο κοσμικά πράγματα όπως η ζώνη ώρας που βρίσκεστε. είναι όπου μπορείτε να προσαρμόσετε ακριβώς πώς και πού ακούτε για το τι συμβαίνει στα κανάλια στα οποία έχετε εγγραφεί, ξεκινώντας από τη γενική συνομιλία στο κύριο παράθυρο συνομιλίας για να κατευθύνετε τα μηνύματα που περιέχουν σημαντικά αρχεία.

Αυτός είναι ο τόπος όπου μπορείτε να δείτε μια επισκόπηση των στατιστικών που αποστέλλει το κανάλι Slack σας σε οποιαδήποτε δεδομένη εβδομάδα, ημέρα ή μήνα και να συγκρίνετε ή να αντιπαραβάλλετε πόσο ενεργό είναι ένα μέλος σε σχέση με άλλο με βάση μετρήσεις όπως η συχνότητα δημοσίευσης, ο αποθηκευτικός χώρος που χρησιμοποιείται, και τη συνολική συμμετοχή σε συλλογικές συνεργασίες.

Εάν διαχειρίζεστε ταυτόχρονα πολλούς λογαριασμούς, όλες οι ομάδες στις οποίες είστε ήδη συνδεδεμένοι θα εμφανίζονται αυτόματα κάτω από το όνομά σας κάθε φορά που θα συνδεθείτε. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια ιδιωτική συνομιλία πέρα ​​από τα όρια του πλήθους, μπορείτε να το κάνετε δημιουργώντας μια "ιδιωτική" ομάδα, όπου μόνο τα μέλη της ομάδας που προσκαλείτε θα έχουν τη δυνατότητα να προβάλουν οποιοδήποτε περιεχόμενο δημοσιεύτηκε στο αποκλεισμένο δωμάτιο.

Λάβετε υπόψη ότι αν δεν καθορίσετε διαφορετικά, το Slack θα δημιουργήσει αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας και θα αποθηκεύσει το σύνολο των συνομιλιών που διατηρούνται στην πλατφόρμα του (μέχρι 10.000 μηνύματα για τους Ελεύθερους χρήστες, απεριόριστη για όσους έχουν εγγραφεί στα σχέδια Standard ή Plus).

Από τη μία πλευρά, αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για τα μέλη της ομάδας που πρέπει να βρουν μια αναζήτηση για μια συγκεκριμένη σειρά κώδικα ή μια ιδέα που βρίσκεται σε ουρά για να τα φροντίσει, αλλά από την άλλη είναι επίσης μια έγκυρη ανησυχία για το ιδιωτικό απόρρητο που ορισμένοι ιδιοκτήτες ιστοτόπων θέλετε να εξετάσετε πριν εγκαταλείψετε την επιλογή από προεπιλογή.

Στην επάνω δεξιά γωνία θα βρείτε άλλα χρήσιμα εργαλεία όπως τη γραμμή αναζήτησης, το κουμπί πληροφοριών (εμφανίζει πληροφορίες και στατιστικά στοιχεία για το τρέχον κανάλι) και τη γραμμή "Ανακοινώσεις" (σημειώνεται με το σύμβολο "@"). , η οποία θα εμφανίζει μια λίστα με όλες τις φορές που το όνομα χρήστη σας επισημάνθηκε στη συζήτηση σε περίπτωση που χάσατε οποιαδήποτε σημαντική πληροφορία που στάλθηκε στον τρόπο σας.

Ενσωμάτωση

Με τη βοήθεια των Integrations, το Slack γίνεται κάτι περισσότερο από ένα άλλο κανάλι συζήτησης όπου εσείς και οι συνεργάτες σας συναντάτε online.

Οι ενοποιήσεις είναι ουσιαστικά ο φανταχτερός τρόπος της Slack να αναφέρεται σε plugins, αλλά δεδομένου πόσο εκτεταμένες και άφθονες είναι οι επιλογές σε αυτό το τμήμα, η εταιρεία θα μπορούσε να συγχωρεθεί προσπαθώντας να ξεχωρίσει από τα υπόλοιπα όσα υπάρχουν εκεί.

Το Slack δεν είναι απλώς ο τόπος όπου μιλάτε, είναι ο τόπος όπου συνεργάζεστε, όπου οι συντονισμένες δημιουργικές ενέργειές σας αναποδογυρίζουν τις ιδέες και κωδικοποιούν ταυτόχρονα το ίδιο έργο. Οι ενσωματώσεις είναι αυτό που ανυψώνει την πλατφόρμα και της προσδίδει ένα επίπεδο ευελιξίας και προσαρμογής που δεν έχει καμία άλλη υπηρεσία όπως πριν.

Μπορείτε να κάνετε τα πάντα από τη δοκιμή της νέας εφαρμογής σας σε κάθε κύριο πρόγραμμα περιήγησης για να σχεδιάσετε την επόμενη συνεδρία σας στην Trello μέσω του συστήματος ειδοποιήσεων στο Slack. Αυτό σημαίνει λιγότερες ειδοποιήσεις που φράσσουν την οθόνη εκκίνησης στο τηλέφωνό σας και περισσότερος χρόνος για την οργάνωση της ομάδας σας και για την άμβλυνση της ταχύτητας, όπου βρίσκονται τα πάντα.

Συμβουλές και κόλπα

Οι τακτικοί χρήστες του Slack μπορεί να παρατηρήσουν ότι χαιρετίζονται με ένα διαφορετικό μήνυμα καλωσορίσματος κάθε φορά που έχουν συνδεθεί σε ένα προτιμώμενο κανάλι, αλλά γνωρίζετε ότι μπορείτε να τα προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν στο στυλ σας και ολόκληρης της ομάδας σας?

Χρησιμοποιώντας τον πίνακα "Προσαρμογή", οποιοσδήποτε στη συζήτηση με τα κατάλληλα δικαιώματα μπορεί να κάνει τα πάντα από τη δημιουργία του δικού του εξατομικευμένου emojis για να γράψει την προτροπή που καλωσορίζουν τα μέλη του δωματίου κάθε φορά που συνδέονται.

Μπορείτε να προσαρμόσετε τα μηνύματα φόρτωσης που βλέπουν οι χρήστες όταν συνδέονται σε κάθε δωμάτιο. Εάν δεν αισθάνεστε ότι θα έρθετε με οτιδήποτε μόνος σου, η πλατφόρμα είναι ήδη εξοπλισμένη με μια σειρά γρήγορων, απλών και εμπνευσμένων μηνυμάτων που μπορούν να διατηρήσουν τα πνεύματα της ομάδας σας και να αυξήσουν την παραγωγικότητα σε υψηλό επίπεδο όλων των εποχών.

Από απόσταση, το Slack μπορεί να μοιάζει με οποιαδήποτε άλλη από τις εκατοντάδες σε απευθείας σύνδεση πλατφόρμες συνομιλίας εκεί έξω. Αλλά μόλις ξεκινήσετε πραγματικά να σκάβετε τα εντόσθια του τι προσφέρει, μπορείτε να ανακαλύψετε ένα εργαλείο το οποίο δίνει στους εργαζόμενους μια πλατφόρμα για να δημιουργήσουν, να τους εμπνεύσει να συνεργαστούν και να τραβήξει το απόλυτο από τις ομάδες που συγκεντρώνει για κάθε προϊόν που παράγουν.

Συντελεστές εικόνας: Χαλαρή