Τρόπος δημιουργίας κανόνων διακομιστή στο Outlook

Οι κανόνες πλευράς διακομιστή εκτελούνται στον διακομιστή και όχι στον υπολογιστή-πελάτη του Outlook, ώστε να σας επιτρέπουν να εφαρμόζετε κανόνες πριν τα μηνύματα που έχουν χτυπήσει ποτέ στο σύστημά σας. Δείτε πώς λειτουργούν και τι μπορείτε να κάνετε μαζί τους.

Τι είναι οι κανόνες διακομιστή?

Όταν ρυθμίζετε κανονικούς κανόνες στο Outlook, λειτουργούν μόνο όταν η εφαρμογή του Outlook είναι ανοιχτή στο σύστημά σας. Αυτά ονομάζονται κανόνες του πελάτη επειδή εργάζονται στην εφαρμογή πελάτη του Outlook. Είναι υπέροχα για πράγματα όπως το φιλτράρισμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς φακέλους επειδή οι κανόνες εξαφανίζονται όταν ανοίγετε το Outlook ή όταν οποιαδήποτε μηνύματα χτυπηθούν στα εισερχόμενά σας.

Αλλά τι εάν θέλετε κανόνες που πυροδοτούν όταν το Outlook είναι κλειστό, όπως η προώθηση μηνυμάτων σε έναν συνάδελφό σας ενώ βρίσκεστε σε διακοπές; Γιατί χρειάζεστε κανόνες διακομιστή, οι οποίες λειτουργούν στο διακομιστή που χειρίζεται το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ανεξάρτητα από το αν έχετε ανοίξει το Outlook στον υπολογιστή σας. Το Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε και αυτά, έτσι ας προχωρήσουμε στη διαδικασία.

Ανακοπή: Οι κανόνες από την πλευρά του διακομιστή λειτουργούν εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Exchange για τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (είτε O365 που βασίζεται σε σύννεφο είτε έναν διακομιστή Exchange εσωτερικού χώρου), αλλά όχι αν χρησιμοποιείτε το Outlook για την επεξεργασία μηνυμάτων από παροχέα όπως το Gmail ή το Yahoo !. Μπορείτε ακόμα να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου και κανόνες για έναν λογαριασμό που δεν είναι Microsoft, αλλά θα πρέπει να αφήσετε το Outlook σε λειτουργία. Αν αυτό χρειάζεστε, έχουμε οδηγίες για σας.

Τρόπος ρύθμισης των κανόνων διακομιστή

Δημιουργείτε κανονικούς κανόνες (από την πλευρά του πελάτη) στον Διαχειριστή κανόνων, μεταβαίνοντας στην Αρχική σελίδα> Κανόνες, αλλά δεν τις χρησιμοποιούμε. Αντ 'αυτού, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές και κάντε κλικ στο κουμπί "Αυτόματη απάντηση".

Για να ξεκινήσετε την εκπόνηση ενός κανόνα από την πλευρά του διακομιστή, κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες".

Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται ο πίνακας "Αυτόματες απαντήσεις" και, όπως μπορείτε να δείτε, δεν μπορείτε να κάνετε πολλά εκτός από το κουμπί "Προσθήκη κανόνα".

Το παράθυρο Επεξεργασία κανόνα που ανοίγει είναι το σημείο όπου μπορείτε να διαμορφώσετε τον νέο κανόνα της σελίδας σας.

Θα δείτε ότι οι επιλογές για αυτούς τους κανόνες είναι πολύ απλούστερες από αυτές του Διαχειριστή κανόνων. Αυτό συμβαίνει επειδή περιορίζεστε σε ενέργειες που μπορούν να εκτελεστούν από το διακομιστή. Αν θέλετε το Outlook να αναπαράγει έναν συγκεκριμένο ήχο όταν φτάσει ένα μήνυμα από το αφεντικό σας, μπορείτε να το κάνετε μόνο με έναν κανόνα από την πλευρά του πελάτη.

Ας υποθέσουμε ότι μία από τις ομάδες είναι μακριά και θέλουν να μεταφερθεί οποιοδήποτε μήνυμα σχετικά με το πώς να-Geek να μετακινηθεί σε ένα συγκεκριμένο φάκελο και να προωθηθεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Πρώτα θα επιλέξουν την επιλογή "Στέλλεται απευθείας σε μένα". Στη συνέχεια, θα έφερναν "How-To-Geek" στη γραμμή θέματος. Είχαν επιλέξει στη συνέχεια την επιλογή "Αντιγραφή σε" και επέλεξαν ένα φάκελο. Τέλος, θα έλεγαν την επιλογή "Προώθηση", επιλέξτε τον παραλήπτη από το βιβλίο διευθύνσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Ο κανόνας προστίθεται στη λίστα των κανόνων διακομιστή και στη συνέχεια θα εκτελεστεί ανεξάρτητα από το αν το Outlook είναι ανοιχτό.

Μπορείτε να προσθέσετε όσο το δυνατόν περισσότερους από αυτούς τους κανόνες. Και προφανώς, μπορείτε να κάνετε περισσότερα μαζί τους από το απλό παράδειγμα που δείξαμε εδώ. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να αλλάξετε τη σημασία των μηνυμάτων από συγκεκριμένες επαφές ή που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα. Ή θα μπορούσατε να έχετε έναν κανόνα από την πλευρά του διακομιστή, να διαγράψετε ορισμένους τύπους μηνυμάτων πριν φτάσουν ποτέ στα εισερχόμενά σας.