Πώς να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να εφαρμόσετε υπογραφές στο Microsoft Outlook
Το Outlook σάς επιτρέπει να εφαρμόσετε μια προεπιλεγμένη υπογραφή σε νέα μηνύματα, απαντήσεις και προωθήσεις - μπορείτε ακόμα να έχετε διαφορετικές προεπιλεγμένες υπογραφές για νέα μηνύματα και απαντήσεις / προωθήσεις. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε πρόσθετες υπογραφές που μπορείτε να εφαρμόσετε σε κάθε μήνυμα που εκτελείται. Δείτε πώς λειτουργούν.
Η υπογραφή αλληλογραφίας είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να συμπεριλάβετε πληροφορίες για το ποιος είστε, τι κάνετε και πώς να επικοινωνήσετε μαζί σας. Σε πολλές εταιρείες, είναι μια απαίτηση και η υπογραφή σας μπορεί να έχει ρυθμιστεί για εσάς προτού μπείτε.
Ωστόσο, το Outlook δεν παρέχει μια προεπιλεγμένη υπογραφή εκτός πλαισίου, οπότε αν η εταιρεία σας δεν έχει δημιουργήσει ένα για εσάς ή έχετε εγκαταστήσει το Outlook στο οικιακό σας μηχάνημα, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν εσάς. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί "Υπογραφές".
Αυτό ανοίγει το παράθυρο Υπογραφές και χαρτονομίσματα, όπου μπορείτε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε υπογραφές. Για να προσθέσετε μια νέα υπογραφή, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα".
Δώστε στη νέα σας υπογραφή ένα όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
Η νέα σας υπογραφή θα εμφανίζεται στη λίστα υπογραφών και μπορείτε να προσθέσετε το περιεχόμενο της υπογραφής στην περιοχή "Επεξεργασία υπογραφής".
Υπάρχει πλήρες φάσμα διαθέσιμων εργαλείων μορφοποίησης, όπως η δυνατότητα εισαγωγής εικόνων, υπερσυνδέσεων και επαγγελματικών καρτών από τις επαφές σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία μορφοποίησης για να προσθέσετε όλα τα είδη πληροφοριών, αλλά για μια επίσημη υπογραφή θα πρέπει πιθανώς να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα εξής:
- Το ονοματεπώνυμο σου
- Ο αριθμός τηλεφώνου σας (τηλέφωνο γραφείου ΚΑΙ κινητό)
- η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
- Ο ιστότοπος της εταιρείας σας
Αν δημιουργείτε μια υπογραφή για τον εαυτό σας, τότε εξαρτάται από εσάς τι βάζετε σε αυτό. Εάν δημιουργείτε μια υπογραφή για μια εταιρική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αξίζει τον κόπο να ελέγξετε αν υπάρχει κάτι συγκεκριμένο που θα περιμένατε να συμπεριλάβετε.
Μόλις έχετε την υπογραφή σας ρυθμισμένη όπως θέλετε, ήρθε η ώρα να την κάνετε προεπιλεγμένη. Πρώτα, επιλέξτε το σωστό γραμματοκιβώτιο (αν έχετε ρυθμίσει το Outlook για πρόσβαση σε περισσότερα από ένα γραμματοκιβώτια), στη συνέχεια επιλέξτε μια υπογραφή για "Νέα μηνύματα" και μια υπογραφή για "Απαντήσεις / Προωθήσεις" επίσης.
Επίσης, δεν χρειάζεται να έχετε προεπιλεγμένη υπογραφή. Εάν προτιμάτε να ξεκινήσετε χωρίς υπογραφή, επιλέξτε "(none)" σε κάθε αναπτυσσόμενο μενού.
Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες υπογραφές θέλετε, μέσα σε λογικές σκέψεις - δημιουργήσαμε 15 ξεχωριστές υπογραφές χωρίς πρόβλημα. Υπάρχουν ανεπανάληπτες ενδείξεις ότι ο μέγιστος αριθμός υπογραφών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι 128, αλλά δεν μπορούμε να βρούμε επαλήθευση αυτού του γεγονότος και είναι απίθανο οι περισσότεροι άνθρωποι να αντιμετωπίσουν ποτέ αυτό το πρόβλημα.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα ή απαντάτε σε / διαβιβάζετε ένα υπάρχον μήνυμα, το Outlook θα εφαρμόσει την προεπιλεγμένη υπογραφή που έχετε επιλέξει. Αλλά μπορείτε να διαλέξετε διαφορετικό, κάνοντας κλικ στο κουμπί Μήνυμα> Υπογραφή και, στη συνέχεια, επιλέγοντας αυτό που θέλετε.
Η επιλογή μιας νέας υπογραφής θα αντικαταστήσει την προεπιλεγμένη υπογραφή. Αν επιλέξατε ως προεπιλογή το "(κανένα)", τότε το Outlook προσθέτει την υπογραφή στο κάτω μέρος της ενότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
