Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε έξυπνους φακέλους στο OS X για να οργανώσετε δεδομένα στον υπολογιστή σας Mac

Έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το OS X και αναρωτήθηκε, ποια είναι η συμφωνία με τους Smart Folders; Μετά από όλα, είναι όλοι στο Finder. Έτσι πώς λειτουργούν και, το πιο σημαντικό, πώς μπορείτε να τους κάνετε να δουλέψουν για σας?

Οι έξυπνοι φάκελοι δεν είναι πραγματικά φάκελοι καθόλου, τουλάχιστον όχι με την παραδοσιακή έννοια. Στους παραδοσιακούς φακέλους, τοποθετείτε τα δεδομένα σας σε μία θέση, η οποία αντιπροσωπεύεται από το σύμβολο του φακέλου.

Το προβάδισμα σε αυτό είναι ότι σας επιτρέπει να συγκεντρώνετε δεδομένα και αρχεία (έγγραφα, μουσική, ακόμη και άλλους φακέλους) σε ένα μόνο μέρος. Το μειονέκτημα είναι ότι αυτό μπορεί να μην είναι πάντοτε δυνατό. Μπορεί να έχετε συγκεκριμένους τύπους αρχείων σε διάφορους φακέλους που δεν μπορείτε να μετακινήσετε ή να ενοποιήσετε.

Οι έξυπνοι φάκελοι αποθηκεύονται στην πραγματικότητα. Κάθε φορά που ανοίγετε αυτό το Smart Folder, όλα στα κριτήρια αναζήτησης θα εμφανιστούν σαν να βρίσκονται στην ίδια θέση. Και, καθώς οι αναζητήσεις ενημερώνονται πάντα καθώς τα στοιχεία προστίθενται και αφαιρούνται, οι Smart Folders είναι πάρα πολύ.

Ένας Έξυπνος Φάκελος είναι στην πραγματικότητα ένας εικονικός φάκελος, απλώς οργανώνει ανόμοιες αποθήκες δεδομένων από όλο το σύστημά σας, αλλά κανένα από αυτά ποτέ δεν πρέπει να αγγιχτεί, πόσο μάλλον μετακινήθηκε.

Δημιουργία ενός έξυπνου φακέλου

Με αυτό κατά νου, ας οργανώσουμε κάποια PDF που βρίσκονται σε διάφορες τοποθεσίες σε έναν ενιαίο έξυπνο φάκελο.

Δημιουργείτε ένα έξυπνο φάκελο κάνοντας κλικ στο μενού "Αρχείο" και επιλέγοντας την επιλογή ή χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πληκτρολογίου "Command + Option + N". Αυτή η ενέργεια δεν δημιουργεί ένα φάκελο, αλλά ανοίγει μια νέα καρτέλα στο Finder.

Όπως είπαμε, οι Smart Folders είναι απλά αποθηκευμένες αναζητήσεις. Ως εκ τούτου, μπορείτε να τα δημιουργήσετε για να συμπεριλάβετε όλα όσα θέλετε να οργανώσετε και να κρατήσετε τις καρτέλες. Για να δημιουργήσετε αυτήν την αποθηκευμένη αναζήτηση, ακολουθούμε την ίδια διαδικασία με την οποία προσεγγίσαμε ελαφρά στο προηγούμενο άρθρο Spotlight.

Κάντε κλικ στο "+" δίπλα στην επιλογή "Αποθήκευση" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Finder.

Θυμηθείτε, θέλουμε αυτό το έξυπνο φάκελο να αφορά τα αρχεία PDF. Έχουμε διαπιστώσει ότι με την πάροδο των ετών συλλέξαμε PDF και τα τοποθετήσαμε σε διάφορες τοποθεσίες. Για να τα βρείτε όλα θα απαιτούσαν προφανώς μια αναζήτηση κάθε φορά, αλλά με ένα έξυπνο φάκελο, κάθε φορά που θα το ανοίξουμε, θα δούμε όλα τα PDF μας μαζί.

Όταν προσθέτουμε κριτήρια τότε, θα ψάξουμε για αρχείο "είδος" είναι "PDF".

Όλα τα αρχεία PDF που προσθέτουμε ή αφαιρούμε θα αντικατοπτρίζονται στα αποτελέσματα.

Σε αυτό το σημείο, μπορούμε να πατήσουμε "Αποθήκευση" και να δώσουμε στο νέο μας Smart Folder ένα κατάλληλο όνομα, στη συνέχεια να το αποθηκεύσουμε όπου θέλουμε και ακόμα να το προσθέσουμε στην Πλευρική Γραμμή.

Τώρα, ο έξυπνος φάκελός μας (αποθηκευμένη αναζήτηση) μπορεί να βρεθεί εκεί που το αποθηκεύσαμε (και στην Sidebar, αφού αποφασίσαμε να το τοποθετήσουμε εκεί).

Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε αργότερα και να επεξεργαστείτε το Smart Folder (s) σας, αν είναι απαραίτητο. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να ανοίξετε τις "Αποθηκευμένες αναζητήσεις" και, στη συνέχεια, το μενού "Ενέργειες".

Κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση κριτηρίων αναζήτησης" για να επεξεργαστείτε την αποθηκευμένη αναζήτηση.

Μπορείτε να προσθέσετε σε αυτό κάνοντας κλικ στο "+" ή να αφαιρέσετε, κάνοντας κλικ στο "-".

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλουμε το "Έξυπνο φάκελο" PDF μας να εμφανίζει τα PDF μας τα τελευταία δύο χρόνια, αντί για οποιαδήποτε στιγμή. Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να προσθέσετε κριτήρια κάνοντας κλικ στο "+" και προσδιορίζοντας την "Ημερομηνία δημιουργίας" όπως τα τελευταία δύο χρόνια.

Εάν θέλετε να αλλάξετε το όνομα μιας αποθηκευμένης αναζήτησης, μπορείτε απλά να μετονομάσετε το Smart Folder στον αποθηκευμένο φάκελο αναζήτησης όπως θα κάνατε σε οποιοδήποτε κανονικό φάκελο.

Δεν περιορίζεστε σε πράγματα όπως τα αρχεία PDF, φυσικά, μπορείτε να δημιουργήσετε φάκελο Smart Folder για εικόνες, μουσική, έγγραφα και ούτω καθεξής.

Στο παρακάτω παράδειγμα, δημιουργήσαμε μια απλή αναζήτηση για JPGs, GIFs, BMPs και PNGs χρησιμοποιώντας τον τελεστή Boolean OR, έτσι έχουμε μια αποθηκευμένη αναζήτηση για όλα αυτούς τους τύπους εικόνων.

Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι μιλάμε όταν λέμε "Boolean", τότε σίγουρα θα πρέπει να ελέγξετε έξω αυτό το άρθρο για ένα γρήγορο αστάρωμα / ανανέωση.

Όταν ξεκινάτε να δημιουργείτε όλο και περισσότερες αποθηκευμένες αναζητήσεις, θα θέλετε να τις αποκτήσετε γρήγορα. Σας συνιστούμε να τοποθετήσετε το φάκελο "Αποθηκευμένες αναζητήσεις" στην πλευρική γραμμή Finder. Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε άμεση πρόσβαση σε όλους τους Έξυπνους Φάκελους, αλλά δεν θα γεμίσετε την Sidebar με μεμονωμένους φακέλους.

Μετά από λίγο, θα έχετε αρκετές αναζητήσεις αποθηκευμένες, ότι δεν θα χρειαστεί να ψάξετε ή να εντοπίσετε τα πράγματα που χρειάζεστε τακτικά. Επιπλέον, κάθε φορά που προσθέτετε ή αφαιρείτε αντικείμενα που ταιριάζουν στα κριτήρια της αποθηκευμένης αναζήτησης, θα εμφανιστούν ή θα εξαφανιστούν, αντίστοιχα.

Με αυτό τον τρόπο, ποτέ δεν θα χάσετε ένα αρχείο, είτε πρόκειται για έγγραφο είτε για λήψη, επειδή θα έχετε το Smart Folder σας παρακολουθώντας προσεκτικά. Έτσι, εάν είστε διαχειριστής και θέλετε να κάνετε παραγγελία από το χάος του σκληρού σας δίσκου, η χρήση του Smart Folders είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να παραμείνετε στην κορυφή των πραγμάτων.

Όπως πάντα, αν έχετε κάτι που θέλετε να προσθέσετε, όπως σχόλια ή ερωτήσεις, αφήστε τα σχόλιά σας στο φόρουμ συζήτησής μας.