Πώς να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε μια προβολή φακέλου στο Outlook

Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, τότε οι πιθανότητες είναι να περάσετε πολύ χρόνο που ασχολείται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πιθανότατα στο Microsoft Outlook. Αξίζει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αποκτήσετε το Outlook για να εμφανίσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι με τις προβολές φακέλων. Δείτε πώς λειτουργούν.

Τι είναι η προβολή φακέλου?

Κάθε χώρος που διατηρείτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο στο Outlook - είτε πρόκειται για τα εισερχόμενα, είτε για αντικείμενα που αποστέλλονται, για αρχεία, για διαγραμμένα αντικείμενα είτε για οποιοδήποτε άλλο μέρος - είναι ένας φάκελος. Ο καθένας από αυτούς τους φακέλους μοιάζει από προεπιλογή με τις στήλες που περιέχουν μεταδεδομένα σχετικά με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ο αποστολέας, το θέμα, η ημερομηνία και ο χρόνος που λάβατε κ.ο.κ. Το Outlook ομαδοποιεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά ημερομηνία (με τα πιο πρόσφατα στην κορυφή), στυλ μη αναγνωσμένα μηνύματα με έντονο μπλε κείμενο και εμφανίζει τα μηνύματα που έχετε διαβάσει σε τακτική μαύρη γραμματοσειρά.

Αυτό είναι το προεπιλεγμένη προβολή φακέλου.

Αλλά μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την προβολή, αν θέλετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια διαφορετική προβολή για κάθε φάκελο ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια προβολή φακέλου που σας αρέσει και να την εφαρμόσετε σε κάθε φάκελο. Το Outlook έχει ακόμη και μερικές εναλλακτικές ενσωματωμένες προβολές στις οποίες μπορείτε να ξεκινήσετε.

Πώς να αλλάξετε σε άλλη ενσωματωμένη προβολή

Αρχικά, μεταβείτε σε μία από τις άλλες ενσωματωμένες προβολές κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή> Αλλαγή προβολής.

Η προβολή "Συμπαγής" είναι η προεπιλεγμένη προβολή που χρησιμοποιεί κάθε φάκελος, αλλά μπορείτε να αλλάξετε σε οποιαδήποτε από τα δύο άλλα:

• Μονόκλινο: Αυτό καταργεί την ομαδοποίηση κατά ημερομηνία και εμφανίζει όλα τα μηνύματά σας σε μια απλή λίστα.
• Προεπισκόπηση: Αυτό (κάπως αντίθετα-διαισθητικά) καταργεί τον πίνακα προεπισκόπησης.

Πώς να προσαρμόσετε την υπάρχουσα προβολή

Μπορείτε να προσαρμόσετε την τρέχουσα προβολή φακέλου κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή> Ρυθμίσεις προβολής.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο "Προχωρημένες ρυθμίσεις", όπου μπορείτε να αλλάξετε όλα τα πράγματα σχετικά με την προβολή.

Θα αλλάξουμε τις στήλες που εμφανίζονται και τις ρυθμίσεις ταξινόμησης ως παράδειγμα. Κάντε κλικ στην επιλογή "Στήλες" για να ανοίξετε το παράθυρο Εμφάνιση Στήλων.

Επιλέξτε "Αναφορά" στη δεξιά στήλη, κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Επιστροφή στο παράθυρο "Ρυθμίσεις προχωρημένων προβολών", κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση" για να ανοίξετε το παράθυρο Ταξινόμηση.

Στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση στοιχείων ανά", επιλέξτε "Από" και έπειτα κάντε κλικ στο "OK".

Τώρα κάντε κλικ στο "OK" στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους προβολές. Η προβολή φακέλου έχει πλέον αλλάξει έτσι ώστε η στήλη "Αναφορά" να είναι κρυφή και ο φάκελος να ταξινομείται από το άτομο που έστειλε το μήνυμα.

Αυτά είναι μόνο δύο γρήγορα παραδείγματα για το τι μπορείτε να κάνετε. Μπορείτε να προσθέσετε ή να καταργήσετε πολλές διαφορετικές στήλες, να ομαδοποιήσετε και να ταξινομήσετε μηνύματα με διάφορους τρόπους και ακόμη και να αλλάξετε τις γραμματοσειρές και τα στυλ που χρησιμοποιούνται για την εμφάνιση μηνυμάτων. Παίξτε με τις διάφορες επιλογές για να βρείτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα.

Εφαρμογή προβολής σε άλλους φακέλους

Μόλις προσαρμόσετε την προβολή σας, μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια προβολή σε οποιονδήποτε άλλο φάκελο χωρίς να χρειάζεται να προσαρμόσετε την κάθε προβολή. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή> Ρυθμίσεις προβολής ξανά και αυτή τη φορά, κάντε κλικ στην εντολή "Εφαρμογή τρέχουσας προβολής σε άλλους φακέλους".

Επιλέξτε τους φακέλους στους οποίους θέλετε να εφαρμόσετε την προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Μπορείτε να επιλέξετε τόσους φακέλους (ή υποφακέλους) όπως θέλετε.

Αποθηκεύστε μια Προβολή προσαρμοσμένου φακέλου

Μπορείτε επίσης να διατηρήσετε την προσαρμοσμένη προβολή σας ως πρότυπο, ώστε να μπορείτε να την εφαρμόσετε σε άλλους φακέλους στο μέλλον. Κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή> Ρυθμίσεις προβολής ξανά και επιλέξτε την εντολή "Αποθήκευση τρέχουσας προβολής ως νέας προβολής".

Αυτό ανοίγει το παράθυρο "Προβολή αντιγραφής", όπου μπορείτε να δώσετε στην προβολή σας ένα όνομα και να επιλέξετε ποιος μπορεί να δει την προβολή. Κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ" όταν έχετε ρυθμίσει τα πάντα.

Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Προβολή> Ρυθμίσεις προβολής ξανά, το Outlook εμφανίζει τη νέα σας προβολή ως διαθέσιμη επιλογή. Κάντε κλικ στην επιλογή "Διαχείριση προβολών" για να δείτε όλες τις προβολές στις οποίες έχετε πρόσβαση.

Το παράθυρο Διαχείριση όλων των προβολών σάς επιτρέπει να προσθέτετε, να επεξεργάζεστε και να διαγράφετε προβολές, καθώς και να βλέπετε τις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται σε κάθε προβολή.

Δημιουργήστε μια προβολή από την αρχή

Αν θέλετε να δημιουργήσετε μια ολοκαίνουργια προβολή, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο" στο παράθυρο Διαχείρηση όλων προβολής. Αυτό ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία νέας προβολής.

Επιλέξτε τον τύπο προβολής βάσης με τον οποίο θέλετε να ξεκινήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Θα ανοίξει το παράθυρο Ρυθμίσεις προχωρημένης προβολής και μπορείτε να προσαρμόσετε την προβολή σας όπως θέλετε. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ" μέχρι να επιστρέψετε στο παράθυρο "Διαχείριση όλων των προβολών" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή προβολής" για να εφαρμόσετε την προβολή στον τρέχοντα φάκελο.

Μόλις δημιουργήσετε μια νέα προβολή, μπορείτε να κάνετε αίτηση σε οποιονδήποτε άλλο φάκελο, να την προσαρμόσετε περαιτέρω ή να την χρησιμοποιήσετε ως βάση για μια νέα προβολή.

Κατάργηση προσαρμογών από μια προβολή

Αν έχετε πραγματοποιήσει κάποιες προσαρμογές στην υπάρχουσα προβολή σας, μπορείτε να επιστρέψετε εύκολα στην υπάρχουσα προβολή. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος να δοκιμάσετε τα πράγματα χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για την αναίρεση τους αν οι αλλαγές δεν λειτουργούν για σας. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή> Επαναφορά προβολής για να καταργήσετε τυχόν μη αποθηκευμένες προσαρμογές από τον τρέχοντα φάκελο.

Με αυτά τα εργαλεία προβολής στο χέρι, μπορείτε να κάνετε τους φακέλους σας να λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο που θέλετε και να αρχίσετε να δαμάζετε την υπερχείλιση της λίστας μηνυμάτων.