Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα ευρετηρίου όπως ένας επαγγελματίας με το Microsoft Word

Ένα ευρετήριο δίνει στους αναγνώστες έναν τρόπο να βρουν εύκολα εύκολα τις λέξεις στο έγγραφό μας, αλλά η δημιουργία ενός δείκτη με το χέρι είναι πολύ κουραστική και χρονοβόρα. Ευτυχώς μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα έναν πίνακα ευρετηρίου στο Word.

Εικόνα από Ifijay

Η κοινή προσέγγιση για τη δημιουργία ενός πίνακα δεικτών στο Word είναι να σημειώσουμε χειροκίνητα κάθε λέξη που θέλουμε να δείξουμε, αλλά η άλλη εναλλακτική λύση είναι να χρησιμοποιήσουμε ένα έγγραφο συμφωνίας για αυτόματη ευρετηρίαση του κύριου εγγράφου μας, το οποίο θα καλύψουμε στο σημερινό άρθρο.

Δημιουργία του Ευρετηρίου

Ας ξεκινήσουμε δημιουργώντας έναν πίνακα με δύο στήλες στο αρχείο συμφωνίας μας. Γράψτε τις λέξεις που θέλετε να επισημανθούν για ευρετηρίαση στην αριστερή στήλη. Γράψτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον πίνακα ευρετηρίου κύριου εγγράφου στη δεξιά στήλη.

Κλείστε το αρχείο συμφωνίας και ανοίξτε την καρτέλα αναφοράς του κύριου εγγράφου για να ευρετηριάσετε το κύριο έγγραφο.

Κάντε κλικ στο κουμπί "AutoMark" και επιλέξτε το έγγραφο συμφωνίας, όταν το Word σας ζητά να καθορίσετε το αρχείο AutoMark.

Αμέσως μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί OK, θα δείτε ότι το Word δημιουργεί κάποια πεδία εισαγωγής ευρετηρίου στο έγγραφό μας.

Μπορούμε να αποκρύψουμε αυτά τα πεδία κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση / απόκρυψη παραγράφων" στην καρτέλα "Αρχική".

Μεταβείτε στο τέλος του κύριου εγγράφου και κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή ευρετηρίου" μία φορά και κάντε κλικ στο κουμπί OK αυτή τη φορά για να δημιουργήσετε τον ευρετήριο.

Αυτό είναι το μόνο που έχουμε για το πώς να δημιουργήσουμε ένα πίνακα ευρετηρίου με ένα αρχείο συναπόφασης. Ας δούμε πιο προσεκτικά πώς μπορούμε να προσαρμόσουμε το στυλ ευρετηρίου.

Δημιουργία παραπομπών στο ευρετήριο

Το Word μας επιτρέπει να δημιουργούμε διαφορετικό τύπο ευρετηρίου. Εδώ έχουμε ένα ευρετήριο με υποπαράγραφο που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν θέλουμε να ομαδοποιήσουμε ένα σύνολο στενά σχετικών εννοιών στο έγγραφό μας.

Το τέχνασμα της δημιουργίας μιας υποπαραγράφου είναι με το διαχωρισμό του κειμένου στη δεξιά στήλη του πίνακα εγγράφων συναίνεσης με ένα τελεία (:). Το Word θα αντιμετωπίσει τυχόν λέξεις που έπονται μετά από το παχύ έντερο ως υπο-καταχώρηση στο ευρετήριο.

Ένας άλλος χρήσιμος τύπος ευρετηρίου είναι ένας δείκτης διασταύρωσης που συνήθως έρχεται με τη μορφή "Δείτε επίσης ..."

Δυστυχώς, δεν μπορούμε να δημιουργήσουμε παραπομπές στον πίνακα δεικτών μας χρησιμοποιώντας ένα αρχείο αντιστοιχίας, οπότε πρέπει να επεξεργαστούμε χειροκίνητα το πεδίο ευρετηρίου προσθέτοντας "\ t" μετά από την ευρετηριασμένη λέξη ακολουθούμενη από τη λέξη που έχει παρασταθεί.

Διατήρηση του Δείκτη

Μία από τις προκλήσεις με τη διατήρηση ενός δείκτη στο Word είναι ότι το Word δεν μας δίνει ένα κουμπί ή ένα μενού που μπορούμε απλά να κάνουμε κλικ για να καθαρίσουμε τα πεδία ευρετηρίου αν αποφασίσουμε να επαναλάβουμε το αρχείο συμφωνίας μας.

Πρέπει να χρησιμοποιήσουμε μια δέσμη ενεργειών της Visual Basic για να καθαρίσουμε τα πεδία ευρετηρίου στο έγγραφό μας. Οι περισσότεροι από εσάς πρέπει να σκεφτείτε "Visual Basic Script, δεν είμαι προγραμματιστής! Τι ΕΙΝΑΙ ΑΥΤΟ ?". Μην ανησυχείτε ότι δεν είναι τόσο κακό όσο ακούγεται. Απλά αντιγράψτε και επικολλήστε αυτό το απλό σενάριο γραμμένο από τους τρομερούς τύπους στο TechRepublic στον επεξεργαστή της Visual Basic του Word και εκτελέστε το για να καθαρίσετε τα πεδία ευρετηρίου του κύριου εγγράφου.

Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc ως έγγραφο
Ορίστε ως πεδίο
Ορίστε doc = ActiveDocument
Για κάθε fld Στο doc.Fields
fld.Select
Εάν fld.Type = wdFieldIndexEntry Στη συνέχεια
fld.Delete
Τέλος εαν
Επόμενο
Ορίστε fld = Τίποτα
Ορισμός doc = Τίποτα
End Sub


Ανοίξτε τον επεξεργαστή Visual Basic πατώντας Alt + F11 και τοποθετήστε αυτήν τη δέσμη ενεργειών στον επεξεργαστή. Εκτελέστε τη δέσμη ενεργειών κάνοντας κλικ στο κουμπί "εκτέλεση" για να καθαρίσετε τα πεδία ευρετηρίου κύριου εγγράφου.

Το κύριο έγγραφό σας δεν θα πρέπει πλέον να έχει πεδία ευρετηρίου. Τώρα μπορούμε να επανα-δείξουμε το κύριο έγγραφο και να αναδημιουργήσουμε τον πίνακα ευρετηρίου χρησιμοποιώντας το μενού "Εισαγωγή ευρετηρίου".

Εφαρμογή διαφορετικών μορφών πίνακα ευρετηρίου

Ναι, ο δείκτης είναι σίγουρα χρήσιμος για τον αναγνώστη σας, αλλά πιθανότατα κάποιοι από εσάς σκέφτονται: "Γιατί ο πίνακας δεικτών φαίνεται τόσο βαρετός. Μπορώ να αλλάξω τον τρόπο που φαίνεται να το κάνει πιο ελκυστικό; ". Η απάντηση είναι Ναί, ο πίνακας δεικτών δεν χρειάζεται να φαίνεται απλός.

Μπορούμε να προσαρμόσουμε το στυλ του πίνακα δεικτών επιλέγοντας το ένα από το διαθέσιμο σχήμα για να ρυθμίσετε την εμφάνιση και την αίσθηση του πίνακα δεικτών.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς Κλασσικός η μορφή του δείκτη μοιάζει.

Μπορούμε ακόμη να εφαρμόσουμε το δικό μας στυλ στον πίνακα ευρετηρίων επιλέγοντας το "Από πρότυπο" και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Τροποποίηση".

Επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα στυλ ευρετηρίου και κάντε κλικ στο κουμπί "Τροποποίηση" για να δημιουργήσετε το δικό μας στυλ.

Μπορούμε να προσαρμόσουμε το στυλ γραμματοσειράς του πίνακα ευρετηρίου.

Δίνει στον πίνακα ευρετηρίου ορισμένα σύνορα ή αρίθμηση.

... για να δώσει στον πίνακα ευρετηρίου μια συγκεκριμένη εμφάνιση και αίσθηση.

Αυτό είναι το μόνο που έχουμε για τη δημιουργία πίνακα ευρετηρίου με το Microsoft Word. Έχετε περισσότερες μεγάλες συμβουλές για την κατασκευή εγγράφων; Μοιραστείτε την εμπειρία σας στα σχόλια.