Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα μετακίνησης στα φύλλα του Google

Αν εργάζεστε με άλλους σε ένα κοινό αρχείο Google Sheets, μερικές φορές οι άνθρωποι μπορούν να εισάγουν απροσδόκητα δεδομένα ή κάτι που σπάει μια φόρμουλα. Ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλοι εισέρχονται στα δεδομένα που θέλετε είναι να τα δώσετε σε μια λίστα με την επικαιροποίηση.

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα μετακίνησης

Μια αναπτυσσόμενη λίστα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που εισέρχονται στη φόρμα, την εφαρμογή ή το υπολογιστικό φύλλο σας είναι ακριβώς αυτό που περιμένετε. Παρέχει επίσης έναν πολύ πιο γρήγορο τρόπο για τους ανθρώπους να εισάγουν αυτά τα δεδομένα, δεδομένου ότι επιλέγουν από μια προκαθορισμένη λίστα που παρέχετε.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ανοίξετε το αρχείο σας στο φύλλο Google και να επιλέξετε τα κελιά για τα οποία θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το μενού "Δεδομένα" και επιλέξτε την εντολή "Επικύρωση δεδομένων".

Από το αναπτυσσόμενο μενού Κριτήρια, επιλέξτε είτε "Λίστα από περιοχή" είτε "Λίστα στοιχείων".

• Λίστα από μια εμβέλεια: Λίστα με τιμές που έχουν επιλεγεί από άλλα κελιά στο ίδιο ή σε διαφορετικό φύλλο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις τιμές στα κελιά B1-B9 στο φύλλο 2, πληκτρολογήστε Φύλλο2! Β1: Β9 για να εμφανιστούν τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτά στην αναπτυσσόμενη λίστα ή επιλέγοντας οποιοδήποτε από τα κελιά από το φύλλο σας απευθείας.
• Κατάλογος στοιχείων: Λίστα προκαθορισμένων στοιχείων δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι είτε κείμενο είτε αριθμοί και θα πληκτρολογήσετε τον εαυτό σας κάθε τιμή, χωρίζοντάς τα με κόμματα (και χωρίς κενά). Αυτή η επιλογή δεν σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα απευθείας από άλλα κελιά.

Εδώ, χρησιμοποιούμε την επιλογή "Λίστα στοιχείων" και παρέχουμε διάφορες αριθμητικές επιλογές.

Αφού εισαγάγετε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Εμφάνιση αναπτυσσόμενης λίστας σε κελιού" ή αλλιώς οι τιμές δεν θα εμφανιστούν στα επιλεγμένα κελιά.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τι συμβαίνει όταν κάποιος προσπαθεί να εισαγάγει μια τιμή που δεν βρίσκεται στη λίστα. Η επιλογή "Προειδοποίηση εμφάνισης" τους επιτρέπει να εισάγουν τα μη έγκυρα δεδομένα, αλλά τα επισημαίνει στο φύλλο (θα δούμε πώς σε λίγο). Η επιλογή "Απόρριψη εισαγωγής" τους εμποδίζει να εισάγουν οτιδήποτε δεν υπάρχει στη λίστα σας.

Και τέλος, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Εμφάνιση βοήθειας κειμένου επικύρωσης" για να δώσετε στους ανθρώπους κάποια ένδειξη για το τι μπορούν να επιλέξουν στα κελιά. Μετά την επιλογή της επιλογής, πληκτρολογήστε τις οδηγίες που θέλετε.

Συνεχίστε και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" όταν τελειώσετε.

Τρόπος χρήσης της νέας λίστας μετακίνησης

Όταν τελειώσετε, οποιοσδήποτε χρησιμοποιεί το φύλλο μπορεί να κάνει κλικ στο βέλος που βρίσκεται σε αυτά τα κελιά και να επιλέξει μια τιμή από τη λίστα.

Αν επιλέξατε την επιλογή "Εμφάνιση βοήθειας κειμένου επικύρωσης", το κείμενο εμφανίζεται κάθε φορά που κάποιος επιλέγει ένα από τα επικυρωμένα κελιά.

Εάν κάποιος εισάγει μια τιμή που δεν ταιριάζει με κάτι στη λίστα και έχετε ενεργοποιημένη την επιλογή "Προειδοποίηση προειδοποίησης", τα μη έγκυρα δεδομένα επισημαίνονται στο κελί.

Η τοποθέτηση του ποντικιού πάνω από αυτό δείχνει γιατί έχει επισημανθεί.

Εάν αντί αυτού έχετε επιλέξει την επιλογή "Απόρριψη εισόδου", οι χρήστες θα λάβουν μια προειδοποίηση όπως αυτή όταν προσπαθούν να εισάγουν οτιδήποτε δεν υπάρχει στη λίστα σας.

Εάν πρέπει να καταργήσετε ή να τροποποιήσετε οποιοδήποτε από τα στοιχεία από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιστρέψτε στο Data> Validation Data για να επεξεργαστείτε οποιαδήποτε στοιχεία από τις λίστες που έχετε δημιουργήσει. Η κατάργηση ολόκληρης της λίστας είναι εξίσου εύκολη όπως κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κατάργηση επικύρωσης" που βρίσκεται στο κάτω μέρος.