Πώς να οργανώσετε καλύτερα τα μυστικά χρησιμοποιώντας το Keepass Password Manager

Οι σημερινές υπηρεσίες Διαδικτύου εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους κωδικούς πρόσβασης που βασίζονται σε κείμενο για τον έλεγχο ταυτότητας χρήστη. Η διαπερατότητα αυτών των υπηρεσιών, σε συνδυασμό με τη δυσκολία να θυμηθούμε μεγάλους αριθμούς και σύμβολα ασφαλών κωδικών πρόσβασης, πειράζουν τους χρήστες να επαναχρησιμοποιούν απλούς, εύκολους να μαντέψουν κωδικούς πρόσβασης σε πολλούς ιστότοπους, καθιστώντας τους λογαριασμούς ευάλωτους.

Συνιστούμε πάντα να χρησιμοποιείτε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης - σας επιτρέπει όχι μόνο να χρησιμοποιείτε ισχυρούς, περίπλοκους κωδικούς πρόσβασης που δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε με μη αυτόματο τρόπο, αλλά και να χρησιμοποιείτε μοναδικούς κωδικούς πρόσβασης για απλούς λογαριασμούς σε απευθείας σύνδεση.

Το Keepass είναι ένας δωρεάν διαχειριστής κωδικών πρόσβασης ανοιχτού κώδικα που σας βοηθά να διαχειρίζεστε τους κωδικούς πρόσβασης με ασφαλή τρόπο. Μπορείτε να βάλετε όλους τους κωδικούς πρόσβασης σε μια βάση δεδομένων που είναι κλειδωμένη με ένα κύριο κλειδί ή ένα αρχείο κλειδιού ή και τα δύο. Αν ξεκινάτε, τότε μπορείτε να δείτε τον οδηγό εισαγωγής μας για το Keepass.

Οργάνωση κωδικών πρόσβασης σε ομάδες ή ετικέτες

Ο αριθμός των κωδικών πρόσβασης που πρέπει να θυμάται ο χρήστης συνεχίζει να αυξάνεται και ο τυπικός χρήστης του Διαδικτύου εκτιμάται ότι διαθέτει περισσότερους από 20 διακριτούς λογαριασμούς στο διαδίκτυο. Καθώς συνεχίζετε να προσθέτετε περισσότερους λογαριασμούς, οι κωδικοί πρόσβασης θα είναι λίγο πιο συντριπτικοί για τη διαχείριση. Το Keepass σας επιτρέπει να οργανώνετε τους κωδικούς πρόσβασης σε ομάδες ή ετικέτες. Μπορείτε να προσθέσετε όσες ομάδες θέλετε και να τις χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε όλες τις συνδέσεις σας με οποιαδήποτε σειρά που θα σας έδινε νόημα.

Για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα, επιλέξτε πρώτα το παράθυρο ομάδας όπου πρέπει να πάει η ομάδα, είτε το όνομα της βάσης δεδομένων είτε μια υπάρχουσα ομάδα. Κάντε δεξί κλικ για να εμφανιστεί το μενού ομάδας και να επιλέξετε "Προσθήκη ομάδας". Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" από το επάνω μενού και επιλέξτε "Προσθήκη ομάδας" από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Δώστε στην ομάδα ένα μοναδικό όνομα, επιλέξτε ένα εικονίδιο για την ομάδα εάν θέλετε και πατήστε "OK". Μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για την ομάδα, εάν θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε μόνο για ένα προσωρινό σύνολο κωδικών πρόσβασης. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε μια σημείωση για αυτήν την ομάδα στην καρτέλα "Σημειώσεις", για να θυμάστε τι ισχύει για αυτήν την ομάδα ή εάν υπάρχουν οδηγίες που πρέπει να ακολουθούνται όταν χρησιμοποιείτε κωδικούς πρόσβασης κάτω από μια ομάδα.

Οι ομάδες μπορούν να χωριστούν περαιτέρω σε υποομάδες σε μια οργάνωση που μοιάζει με δέντρο. Για να δημιουργήσετε μια υποομάδα, κάντε δεξί κλικ στην ομάδα που θέλετε και επιλέξτε "Προσθήκη ομάδας". Αυτός είναι ένας ακόμη τρόπος για να κρατήσετε τους κωδικούς σας πιο οργανωμένους και πιο εύκολο να τις έχετε πρόσβαση. Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να σύρετε και να αποθέσετε τυχόν καταχωρήσεις που θέλετε να αποθηκεύσετε σε αυτήν την ομάδα. Οι καταχωρήσεις του κωδικού πρόσβασης ομαδοποιούνται στις ομάδες που βλέπετε στα αριστερά. Έτσι, ανάλογα με την ομάδα που έχετε επιλέξει στην αριστερή πλευρά, θα εμφανιστούν οι καταχωρήσεις αυτής της ομάδας στη σωστή προβολή.

Εκτός από τη δημιουργία ομάδων των κωδικών πρόσβασής σας, μπορείτε επίσης να επισημάνετε τις καταχωρίσεις σας ως αγαπημένες. Επιλέξτε την αγαπημένη καταχώρηση, κάντε δεξί κλικ σε αυτά και κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλεγμένες καταχωρίσεις> Προσθήκη ετικέτας> Νέα ετικέτα" και εισαγάγετε π.χ. "Αγαπημένα".

Για να εμφανίσετε όλες τις καταχωρίσεις με την αγαπημένη ετικέτα, κάντε κλικ στο κουμπί με τα τρία πλήκτρα της γραμμής εργαλείων (δεξιά στο κουμπί της γραμμής εργαλείων μεγεθυντών) και επιλέξτε "Ετικέτα: Η επιλεγμένη ετικέτα σας". Εναλλακτικά, αυτή η εντολή είναι επίσης προσπελάσιμη μέσω του κύριου μενού " > Εμφάνιση εγγραφών ανά ετικέτα. "

Ας υποθέσουμε ότι έχετε επισημάνει όλες τις καταχωρίσεις και τώρα θέλετε να ανοίξετε όλες τις καταχωρήσεις με αυτή την ετικέτα ενώ ανοίγετε τη βάση δεδομένων. Για να το επιτύχουμε, θα δημιουργήσουμε ένα σύστημα ενεργοποίησης. Πηγαίνετε στο "Εργαλεία> Triggers" και κάντε κλικ στο "Προσθήκη". Στο παράθυρο "Ιδιότητες" πληκτρολογήστε ένα όνομα όπως "Εμφάνιση ετικέτας όταν ανοίγετε μια βάση δεδομένων" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".

Στην καρτέλα "Γεγονότα" προσθέστε ένα συμβάν "Άνοιγμα αρχείου βάσης δεδομένων" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Στην καρτέλα "Ενέργειες", κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη> Εμφάνιση καταχωρήσεων ανά ετικέτα" και κάτω από την ενότητα "Ετικέτα" σημειώστε το όνομα της ετικέτας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" για να δημιουργήσετε με επιτυχία ένα σύστημα ενεργοποίησης. Κλείστε τη βάση δεδομένων και μόλις την ανοίξετε πάλι, θα δείτε όλες τις καταχωρήσεις με την αγαπημένη σας ετικέτα. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε ξανά τη βάση δεδομένων σας κάθε φορά που κάνετε αλλαγές.

Όπως παρατηρείτε με το Keepass, μπορείτε να οργανώσετε καταχωρήσεις είτε τοποθετώντας τις σε ομάδες είτε προσθέτοντας ετικέτες με ετικέτες. Υπάρχει μια σημαντική συζήτηση σχετικά με τα σχετικά πλεονεκτήματα των ομάδων έναντι των ετικετών, αλλά η σχετική εμπειρία της οργάνωσης πληροφοριών με τις δύο ομάδες και τις ετικέτες με την πάροδο του χρόνου θα ωριμάσει και θα γίνει κατανοητή. Κάθε μοντέλο έχει τη δική του δύναμη και αδυναμία όταν αξιολογείται σε σχέση με τις βασικές δραστηριότητες διαχείρισης προσωπικών πληροφοριών (PIM) όπως η διατήρηση, η οργάνωση και η επανεξέταση. Γι 'αυτό, σκεφτείτε πώς οργανώνετε τις καταχωρήσεις. Επιλέξτε αυτό που θεωρείτε ότι έχει νόημα ή κάνει το έργο σας.

Διαγραφή καταχωρίσεων από ομάδες

Με την πάροδο του χρόνου, θα έχετε πιθανώς μερικούς λογαριασμούς που δεν χρησιμοποιείτε πλέον. Επιλέξτε οποιαδήποτε καταχώρηση από την ομάδα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Διαγραφή καταχώρησης". Αφού επιβεβαιώσετε, η καταχώρησή σας θα μετακινηθεί στην ομάδα "Κάδος ανακύκλωσης". Οι κωδικοί πρόσβασης είναι στην πραγματικότητα ακόμα, αλλά απλώς αποκρύπτονται από την προβολή σε μια ομάδα που κανονικά δεν θα ελέγξετε. Αν θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε μια καταχώρηση, απλά μεταφέρετε και αποθέστε την στο φάκελο της ομάδας. Αν είστε απολύτως βέβαιοι ότι δεν χρειάζεστε πλέον αυτή την καταχώριση, διαγράψτε το από τον κάδο ανακύκλωσης.

Ρυθμίστε και διαμορφώστε τις στήλες της λίστας εισόδων

Η οργάνωση των καταχωρίσεών σας σε ομάδες ή ετικέτες είναι επαρκής αν ξεκινήσετε απλά με την εφαρμογή ή θέλετε να τα κατηγοριοποιήσετε ανάλογα με τους τύπους και τη σημασία τους όπως εφαρμογές, συνδέσεις ιστού, συνδέσεις ιστοτόπων, συνδέσεις για ιστοσελίδες αγορών, εκπαιδευτικές ιστοσελίδες ή ιστοσελίδες ψυχαγωγίας και σύντομα.

Ωστόσο, είναι επίσης σημαντικό να έχετε μια επισκόπηση μιας συγκεκριμένης καταχώρησης, όπως είναι ο χρόνος δημιουργίας, η τελευταία ημερομηνία τροποποίησης και οι ετικέτες. Ο χρόνος δημιουργίας και οι τελευταίες ημερομηνίες τροποποίησης είναι ιδιαίτερα σημαντικές επειδή σας παρέχει μια εκτίμηση για το πόσο καιρό χρησιμοποιείτε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης για έναν λογαριασμό και όταν τον δημιουργήσατε.

Το Keepass σας επιτρέπει να οργανώνετε και να ρυθμίζετε τις στήλες σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Επιλέξτε "Προβολή" από το επάνω μενού και κάντε κλικ στην επιλογή "Ρύθμιση των Στήλων". Για να αποκρύψετε τους κωδικούς πρόσβασης, επιλέξτε "Κωδικός πρόσβασης" και επιλέξτε "Απόκρυψη δεδομένων με αστερίσκους". Ομοίως, μπορείτε να εφαρμόσετε τη διαδικασία για ονόματα χρηστών ή ευαίσθητους τίτλους. Αυτό συνιστάται αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το Keepass σε δημόσιο περιβάλλον όπως καφέ ή ανοιχτό γραφείο.

Υπάρχουν πολλά πεδία διαθέσιμα για στήλες - Τυπικό πεδίο, Προσαρμοσμένα πεδία και Περισσότερα (Μέγεθος σε KB, Μέγεθος συνημμένων, Αριθμός ιστορικού, Ετικέτες, Χρόνος λήξης και Παράκαμψη διεύθυνσης URL). Για να αναδιατάξετε τις στήλες, μεταφέρετε και αποθέστε τις κεφαλίδες στηλών στο κύριο παράθυρο. Για να ταξινομήσετε καταχωρήσεις με ένα πεδίο, κάντε κλικ στην αντίστοιχη κεφαλίδα στήλης στο κύριο παράθυρο.

Plugins για την ενίσχυση της αισθητικής των στηλών

Το Keepass διαθέτει ένα πλαίσιο plugin. Οι προσθήκες μπορούν να παρέχουν πρόσθετες λειτουργίες, όπως υποστήριξη περισσότερων μορφών αρχείων για εισαγωγή / εξαγωγή, λειτουργίες δικτύου, δυνατότητες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και πολλά άλλα. Για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο, κατεβάστε το plugin από τη σελίδα συγγραφέα και αποσυσκευάστε το αρχείο ZIP σε έναν κατάλογο της επιλογής σας. Αντιγράψτε τα αποσυμπιεσμένα αρχεία προσθηκών στον κατάλογο Keepass (όπου είναι το εκτελέσιμο αρχείο Keepass) ή σε έναν κατάλογο του. Κάντε επανεκκίνηση του Keepass για να φορτώσετε τη νέα προσθήκη.

Οι πληροφορίες που εμφανίζονται στη στήλη επαρκούν για βασικές ανάγκες. Ωστόσο, εξακολουθούν να λείπουν δύο πράγματα. Οι λεπτομέρειες "Ποιότητα κωδικού πρόσβασης" και "Favicon" της συγκεκριμένης καταχώρισης λείπουν από τη στήλη. Η ποιότητα του κωδικού πρόσβασης θα δείξει τη δύναμη των κωδικών πρόσβασης σε μπιτς και το Favicon θα αυξήσει την αισθητική της καταχώρησης.

Από τη σελίδα Plugins Keepass κατεβάζετε τα plugins του Quality Column και του Favicon Downloader και τα εγκαθιστάτε. Θα εμφανιστεί μια νέα στήλη που ονομάζεται "Ποιότητα κωδικού πρόσβασης" στη λίστα των καταχωρήσεων στη στήλη.

Το Favicon downloader θα κατεβάσει τα εικονίδια από τις ιστοσελίδες στις καταχωρήσεις σας Keepass, κάνοντας τις καταχωρίσεις να φαίνονται αισθητικά μοναδικές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το plugin για να κάνετε λήψη του Favicon για μια μεμονωμένη καταχώρηση, μια ολόκληρη ομάδα ή μια αυθαίρετη επιλογή καταχωρήσεων. Για να κάνετε αυτό το plugin plugin συμπληρώστε την καταχώρηση URL, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Download Favicons".

Οργανώστε άλλους τύπους μυστικών με Keepass

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Keepass για άλλα δεδομένα που χρειάζονται ασφάλεια εκτός από απλούς λογαριασμούς σε απευθείας σύνδεση, ιστότοπους ή κωδικούς πρόσβασης δικτύου. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση κλειδιών εγγραφής λογισμικού και σειριακού αριθμού, περιεχομένου πορτοφολιού όπως πιστωτικής / χρεωστικής κάρτας, αριθμού κοινωνικής ασφάλισης, τραπεζικών δηλώσεων, ασφαλών σημειώσεων και άλλων λεπτομερειών. Για να χρησιμοποιήσετε πλήρως το Keepass για αυτό το σκοπό, φροντίστε να κρατήσετε ξεχωριστές τις ομάδες, προσθέστε ένα εικονίδιο και σημειώσεις για λεπτομερείς οδηγίες, εάν υπάρχουν.

Προσθέστε λεπτομέρειες άδειας χρήσης λογισμικού στο Keepass

Ξέρετε, όλες αυτές οι εφαρμογές που έχετε αγοράσει όλα αυτά τα χρόνια ή όλες αυτές οι άδειες πολλαπλών χρηστών που πρέπει να παρακολουθήσετε για την επιχείρησή σας; Αντί να αφήσετε αυτές τις λεπτομέρειες σε ένα φύλλο εργασίας ή σε τυχαία αλληλογραφία, μπορείτε να τα κρατήσετε με ασφάλεια στο Keepass.

Ας πούμε ότι μόλις αγοράσατε μια άδεια χρήσης των Windows 8 PRO. Δημιουργήστε μια εγγραφή στην ομάδα "Άδεια χρήσης λογισμικού" και ονομάστε τον τίτλο ως "Windows 8 PRO" με σύνδεσμο στο πεδίο "Διεύθυνση URL". Δεδομένου ότι η άδεια χρήσης για Windows είναι διαρκής, εκτός αν θέλετε να αναβαθμίσετε, δεν χρειάζεται να προσθέσετε το " Ημερομηνία λήξης."

Ορισμένες άδειες λογισμικού ισχύουν για ένα έτος. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να ορίσετε μια "Ημερομηνία λήξης" σε αυτήν την ομάδα. Όταν επιτευχθεί αυτή η ημερομηνία, η καταχώριση σημειώνεται αυτόματα ως έχει λήξει (χρησιμοποιώντας ένα εικονίδιο κόκκινου σταυρού στο κύριο παράθυρο και εμφανίζοντας τις πληροφορίες εισόδου χρησιμοποιώντας γραμματοσειρά με έντονη γραφή). Η καταχώρηση δεν διαγράφεται όταν λήγει. Με αυτό το χαρακτηριστικό, θα μάθετε ότι η άδειά σας έχει λήξει και αναμένεται να ανανεωθεί.

Τώρα πηγαίνετε στο "Advanced Tab" και θα δείτε δύο τμήματα.

Το πεδίο "Πεδία προσαρμοσμένων συμβολοσειρών" μπορεί να έχει ένα αυθαίρετο ποσό προσαρμοσμένων συμβολοσειρών. Για να προσθέσετε το νέο πεδίο συμβολοσειρών κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη". Αυτές οι συμβολοσειρές μπορούν να περιέχουν οποιαδήποτε πληροφορία της επιλογής σας, στην περίπτωση αυτή θα δώσουμε το όνομα πεδίου ως Άδεια και "Τιμή πεδίου" με στοιχεία καταχώρισης όπως όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προϊόν κλειδί των Windows 8 PRO. Ως συνήθως, οι λεπτομέρειες των συμβολοσειρών αποθηκεύονται κρυπτογραφημένες στη βάση δεδομένων όπως όλα τα άλλα περιεχόμενα της βάσης δεδομένων.

Η ενότητα "Συνημμένο αρχείο" σάς επιτρέπει να επισυνάπτετε αρχεία σε καταχωρήσεις. Τα αρχεία θα εισαχθούν στη βάση δεδομένων και θα συσχετιστούν με την καταχώρηση. Κατά την εισαγωγή αρχείων, το Keepass δεν διαγράφει το αρχικό αρχείο προέλευσης! Πρέπει να τα διαγράψετε μόνοι σας, εάν το επιθυμείτε. Όπως συνήθως, τα συνημμένα αρχεία αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα στη βάση δεδομένων.

Για να εισαγάγετε το αρχείο ως συνημμένο, κάντε κλικ στο "Attach" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Attach File (s)". Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο. Από εκεί επιλέξτε το αντίγραφο απόδειξης του Windows 8 PRO και κάντε κλικ στο "OK".

Μπορείτε να εισάγετε οποιοδήποτε αρχείο ως συνημμένο, είτε πρόκειται για έγγραφο παραλαβής PDF, αρχείο κειμένου, ακόμα και ένα στιγμιότυπο οθόνης. Αργότερα, αν θέλετε να δείτε το συνημμένο, τότε το Keepass έχει το δικό του εσωτερικό πρόγραμμα προβολής και λειτουργεί με τα δεδομένα στην κύρια μνήμη.

Εάν η μορφή αρχείου δεν υποστηρίζεται (π.χ. αρχείο PDF), τότε το Keepass εξάγει το συνημμένο σε ένα προσωρινό αρχείο (κρυπτογραφημένο με EFS) και το ανοίγει χρησιμοποιώντας την προεπιλεγμένη εφαρμογή. Μετά την ολοκλήρωση της προβολής / επεξεργασίας, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ της εισαγωγής ή της απόρριψης τυχόν αλλαγών στο προσωρινό αρχείο. Σε κάθε περίπτωση, το Keepass διαγράφει με ασφάλεια το προσωρινό αρχείο.

Προσθέστε τις ασφαλείς σημειώσεις στο Keepass

Το Keepass σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε με ασφάλεια πληροφορίες που μπορεί να μην ταιριάζουν καλά σε οποιαδήποτε άλλη κατηγορία ή που θέλετε να προστατεύσετε από αδιάκριτα μάτια. Το Secure Notes είναι ένα εξαιρετικό μέρος για την αποθήκευση πληροφοριών που είναι χρήσιμες αλλά δεν χρησιμοποιούνται συχνά, όπως κλειδιά ανάκτησης ταυτότητας δύο στοιχείων, αριθμοί αναγνώρισης οχημάτων, αριθμοί ασφαλιστηρίων συμβολαίων, αριθμοί έκτακτης ή προσωρινής επαφής κ.λπ..

Δημιουργήστε μια καταχώριση στην ομάδα "Σημειώσεις" και ονομάστε την ως Αίτηση Passport. Προσθέστε "Αριθμός αρχείου" στις συμβολοσειρές προσαρμοσμένου πεδίου. Στην ενότητα συνημμένων αρχείων, κάντε κλικ στην επιλογή "Attach" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Create Empty Attachment". Θα δημιουργηθεί ένα αρχείο RTF και θα συσχετιστεί με αυτή τη σημείωση. Εφόσον το Keepass υποστηρίζει και το αρχείο .TXT και το αρχείο .RTF, μπορείτε να τα δείτε / να επεξεργαστείτε εσωτερικά.

Για τα αρχεία TXT, ο ενσωματωμένος επεξεργαστής υποστηρίζει τυπικές λειτουργίες όπως κοπή, αντιγραφή, επικόλληση, αναίρεση, περιτύλιξη λέξεων και πολλά άλλα. Για τα αρχεία RTF υπάρχουν επιπλέον τυποποιημένες εντολές μορφοποίησης: επιλογή γραμματοσειράς, μέγεθος γραμματοσειράς, έντονη γραφή, πλάγια γραφή, υπογράμμιση, κείμενο και χρώματα φόντου και πολλά άλλα.

Μόλις λάβετε τους κωδικούς πρόσβασής σας και άλλες μυστικές καταχωρήσεις σε μια βάση δεδομένων Keepass, θέλετε να διασφαλίσετε ότι θα λάβετε αυτές τις λεπτομέρειες εύκολα σε όλους τους υπολογιστές και τα smartphones σας, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε και τη συσκευή που έχετε.

Στο Keepass υπάρχουν πολλά ικανά χαρακτηριστικά. Αν ξεκινάτε απλά με την εφαρμογή, μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να εξοικειωθείτε με τη διεπαφή και τα διαθέσιμα εργαλεία. Η οργάνωση και η διαχείριση των μυστικών με το Keepass είναι εύκολη, αλλά απαιτεί μια καλά διαμορφωμένη ροή εργασίας και αυτό που θέλετε να επιτύχετε με αυτήν. Αν χρειάζεστε βοήθεια ή έχετε οποιαδήποτε μέθοδο ή μέθοδο που θέλετε να μοιραστείτε, ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια.