Πώς να Διαχειριστείτε καλύτερα το Email στο Outlook με τα βήματα και τους κανόνες

Αν μας πείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει πέσει έξω από τη μόδα, θα σας ζητούσαμε να ρίξετε μια ματιά στα inboxes μας. Η ικανότητά του να ταξινομεί και να οργανώνει το χάος των μηνυμάτων που φθάνουν καθημερινά είναι αρκετά σημαντικό για τη διατήρηση της λογικής στο χώρο εργασίας.

Δεν πρόκειται για spam ούτε. Το spam εξακολουθεί να υπάρχει, ένα ενοχλητικό γεγονός της ζωής, αλλά υπάρχουν τρόποι αντιμετώπισης αυτού. Είναι η συντριβή άλλων ηλεκτρονικών μηνυμάτων που λαμβάνουμε - ενημερώσεις σχετικά με λογισμικό, προσκλήσεις σε εκδηλώσεις, λίστες αλληλογραφίας που [έχουμε] εγγραφεί, αλλά δεν θυμούνται ποτέ να διαγραφούν από - όλες που απαιτούν κάποιο τρόπο για να οργανώσετε, να ταξινομήσετε και να μεταφέρετε μηνύματα στον κατάλληλο τόπο τους , είτε είναι ένας καθορισμένος φάκελος είτε ο κάδος απορριμμάτων.

Έχουμε μιλήσει αρκετά για το Outlook, συμπεριλαμβανομένων των βασικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως σύνταξη και αποστολή, τρόποι για να προσθέσετε και να λάβετε συνημμένα, καθώς και να εισαγάγετε επαφές και να διαχειριστείτε βιβλία διευθύνσεων. Θέλουμε να στραφούμε τώρα στην μεγαλύτερη εικόνα, εστιάζοντας στη διαχείριση των εισερχομένων.

Έλεγχος των εισερχομένων του Outlook

Το Outlook έχει μια πληθώρα χαρακτηριστικών ενσωματωμένων για να σας βοηθήσει να φιλτράρετε το ταχυδρομείο σας στις κατάλληλες θέσεις του. Για να ξεκινήσετε, αν κάνετε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα ή ποντίκι μέχρι τη Κορδέλα, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει μια λειτουργία που ονομάζεται Quick Steps.

Αν το επεκτείνουμε από την Κορδέλα, μπορούμε να δούμε ολόκληρη αυτή τη λειτουργία.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι τα βήματα Quick Steps είναι βασικά κανόνες (υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που ονομάζεται κανόνες, το οποίο θα συζητήσουμε σύντομα). Το δεύτερο πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι, αντίθετα από τους Κανόνες που λειτουργούν πίσω από τις σκηνές χωρίς την είσοδό σας, τα βήματα Quick Steps βασίζονται στην εισήγησή σας στην εργασία.

Το πρώτο πράγμα που θα κάνετε είναι να επιλέξετε το Quick Step που θέλετε να δημιουργήσετε. Ας κάνουμε ένα απλό για να δείξουμε το σημείο μας.

Σε αυτό το Quick Step, επιλέγουμε ένα μήνυμα που θεωρούμε διαφορετικό και κάνουμε κλικ στο Quick Step, το οποίο θα μετακινήσει το μήνυμα στο φάκελο Misc και θα επισημάνει το μήνυμα ως Read.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Επιλογές", μπορείτε να δείτε πώς κατασκευάζεται το Quick Step και μπορείτε επίσης να το επεξεργαστείτε, όπως η προσθήκη ή αφαίρεση εξαρτημάτων προς ή από αυτό.

Για παράδειγμα, σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης, μπορείτε να καταργήσετε το βήμα όπου τα μηνύματα έχουν επισημανθεί ως "Ανάγνωση", επομένως τα πάντα μετακινούνται στο φάκελο "Διάφορα" αλλά η κατάσταση παραμένει αμετάβλητη.

Αυτό είναι το πώς γίνονται τα βήματα Quick Steps, θα μπορούσαμε να περάσουμε πολύ χρόνο σας δείχνοντας διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορούν να δημιουργηθούν και να εφαρμοστούν, αλλά θέλουμε να προχωρήσουμε σε Κανόνες για να δείξουμε τη διαφορά.

Οι βασικοί κανόνες των κανόνων

Όπως αναφέραμε, τα βήματα Quick Steps είναι κάτι στο οποίο ενεργείτε, ενώ οι κανόνες λειτουργούν αυτόματα, πίσω από τις σκηνές, σύμφωνα με τα κριτήρια που καθορίζετε. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Κανόνες", θα πρέπει να επιλέξετε "Δημιουργία κανόνα ..." από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Οι βασικές προϋποθέσεις για τη δημιουργία κανόνα είναι πολύ βασικές και ίσως δεν χρειάζεται να εμβαθύνετε σε προχωρημένες επιλογές, οπότε ας προχωρήσουμε και εξετάσουμε μερικές από τις απλούστερες πτυχές τους.

Στην παρακάτω εικόνα, βλέπετε ότι μπορείτε να δρομολογείτε αλληλογραφία από συγκεκριμένους αποστολείς ή με βάση το θέμα ή σε ποιον στέλνονται. Από εκεί, μπορείτε να έχετε προειδοποίηση του Outlook οπτικά και / ή με ήχο. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε το μήνυμα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, ο οποίος αντίθετα από τη χρήση ενός Quick Step, θα συνέβαινε χωρίς την είσοδό σας.

Αν κάνετε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία κανόνα", θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο του οδηγού.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο "New Rule" από το παράθυρο Rules and Alerts.

Με αυτόν τον τρόπο θα ανοίξει το πρώτο παράθυρο του Οδηγού κανόνων, το οποίο θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία.

Οι κανόνες είναι εκπληκτικά απλοί εάν γνωρίζετε ήδη τι θέλετε να κάνει ο κανόνας. Κάντε κλικ στο "Advanced Options ..." και θα δείτε τι εννοούμε. Όχι μόνο θα δείτε τις επιλογές από την βασική οθόνη Κανόνας δημιουργίας, θα βρείτε έναν εντελώς νέο κόσμο με άλλους κανόνες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Φανταστείτε λοιπόν ότι παίρνουμε το Quick Step που δημιουργήσαμε νωρίτερα και θέλουμε να το μετατρέψουμε σε κανόνα. Θα θέλαμε να επιλέξετε τα κριτήρια μας από τις επιλογές που εμφανίζονται παραπάνω και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Σε αυτήν την περίπτωση πρόκειται να μετακινήσουμε αλληλογραφία που αποστέλλεται στον λογαριασμό μας How-To Geek.

Στην επόμενη οθόνη επιλέγουμε την επιλογή "μετακίνηση σε καθορισμένο φάκελο" και στη συνέχεια στο κάτω μέρος κάνουμε κλικ στον υπογραμμισμένο σύνδεσμο "μετακινήστε τον στον καθορισμένο φάκελο". Στη συνέχεια εμφανίζονται επιλογές που θα μας επιτρέψουν να δρομολογήσουμε αλληλογραφία σε οτιδήποτε άλλο φάκελο που επιλέγουμε, το οποίο στην περίπτωση αυτή είναι "Διάφορα".

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Επόμενο", θα ερωτηθείτε αν υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτόν τον νέο κανόνα. Αν δεν υπάρχει, τότε μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Επόμενο" και θα προχωρήσετε στην τελική οθόνη, όπου θα σας ζητηθεί να ονομάσετε τον νέο σας κανόνα, αν θέλετε να τον ενεργοποιήσετε, να τον εκτελέσετε μετά την ολοκλήρωσή του και τέλος , θα μπορείτε να το ελέγξετε.

Αυτό είναι, κάντε κλικ στο "Τέλος" και είστε καλά να πάτε. Μπορείτε να δείτε αυτόν τον κανόνα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κανόνες" και στη συνέχεια "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων" από τις αναπτυσσόμενες επιλογές.

Μπορείτε να επιστρέψετε ανά πάσα στιγμή για να αλλάξετε τον κανόνα σας, να προσθέσετε νέα, να δημιουργήσετε αντίγραφα, να διαγράψετε και άλλες λειτουργίες. Μην ξεχνάτε, αν θέλετε να διατηρήσετε έναν κανόνα, αλλά δεν θέλετε να τρέχει όλη την ώρα, μπορείτε απλά να καταργήσετε την επιλογή του κουτιού δίπλα του.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, σας συνιστούμε να δείτε αυτό το άρθρο.

Διαγραφή και παράβλεψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Θα πάρετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε ή δεν χρειάζεστε, είτε πρόκειται για μεταβιβάσεις από έναν υπερβολικά φουσκωτό γονέα, είτε για ανεπιθύμητη αλληλογραφία, διατηρώντας τα εισερχόμενά σας εξημερωμένα και καλά περιποιημένα θα είναι μια μεγάλη πρόκληση εάν δεν το κάνετε να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία που έχετε στη διάθεσή σας.

Όπως μπορείτε να δείτε εμφανώς εμφανίζεται στην Κορδέλα, υπάρχει μια ενότητα που αφιερώνεται αποκλειστικά στη διαγραφή των πραγμάτων, το πιο αξιοσημείωτο είναι το μεγάλο κουμπί "Delete" και το γιγαντιαίο X. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε απλά ένα μήνυμα ή μια ομάδα μηνυμάτων και να κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί ή απλά πατήστε "Διαγραφή" στο πληκτρολόγιό σας.

Ας δούμε λίγο παραπάνω την ενότητα "Διαγραφή" και να δούμε τι άλλο έχει να προσφέρει. Πρώτον, υπάρχει το κουμπί "Ignore".

Τι κάνει το Ignore; Όταν επιλέγετε ένα μήνυμα ή μια συζήτηση και κάνετε κλικ στο "Ignore", εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου.

Η διαφορά μεταξύ αυτού και της απλής διαγραφής μιας συνομιλίας είναι ότι η παραβίαση θα ισχύει για αυτό και για όλα τα μελλοντικά μηνύματα, πράγμα που σημαίνει ότι εάν είστε σε μια λίστα αλληλογραφίας και οι ερωτηθέντες συνεχίζουν να απαντούν σε όλες, δεν θα τις βλέπετε πλέον,.

Η άλλη αξιοσημείωτη επιλογή είναι η λειτουργία καθαρισμού. Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκκαθάριση" θα ενεργοποιηθεί ένα αναπτυσσόμενο μενού με τις ακόλουθες επιλογές

Ανεξάρτητα από την επιλογή που θα επιλέξετε, θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου που προσφέρει το ίδιο αποτέλεσμα, όλα τα περιττά μηνύματα θα καταστραφούν.

Αν κάνετε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις", θα μετακινηθείτε στις επιλογές Καθαρισμός συνομιλιών. Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Καθαρισμός για να αρχειοθετήσετε παλιές και περιττές συνομιλίες σε έναν εναλλακτικό φάκελο, ο οποίος είναι ίσως η πιο χρήσιμη επιλογή εδώ. Είναι συχνά καλύτερο να αρχειοθετήσετε απλώς αντικείμενα αντί να τα διαγράψετε, μόνο σε περίπτωση που χρειαστεί να τα αναφερθώ αργότερα.

Παρόλο που αυτά τα χαρακτηριστικά είναι ωραία και βλέπουμε την προφανή αξία σε αυτά, δεν πρόκειται να έχουν μεγάλη επίδραση σε αυτό το άγριο κακόβουλες ενδείξεις: spam.

Spam, Spam πάει μακριά!!

Το Spam δεν παίρνει το ίδιο είδος τίτλων που κάποτε έκανε επειδή, ως επί το πλείστον, τα σύγχρονα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας κάνουν μια πολύ καλή δουλειά στο να τα ξεριζώνουν όλα. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail ή άλλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πιθανότατα δεν βλέπετε πολλά, πράγμα που δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει, ειδικά εάν κάνετε το κακόβουλο λάθος να συγκατατεθεί να επιτρέψετε σε μια εταιρεία να μοιραστεί τη διεύθυνσή σας με τους συνεργάτες μάρκετινγκ, ή κάντε κλικ σε λάθος κουτί και υπογράψτε λάθος για να είστε σε λίστα διανομής.

Το θέμα είναι ότι το spam εξακολουθεί να συμβαίνει, αλλά το Outlook σάς δίνει τρόπους να το διατηρήσετε σε μεγάλο βαθμό υπό έλεγχο με φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Όταν λάβετε ένα μήνυμα που είναι σαφώς ανεπιθύμητο ή spam, μπορείτε να επιλέξετε αυτό το μήνυμα και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί "Junk" για μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών. Για ανεπιθύμητα μηνύματα, θα επιλέξετε "Αποκλεισμός αποστολέα", αλλά για οτιδήποτε άλλο, θα θέλετε να προσαρμόσετε τις Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Όσο πιο περιοριστικό είναι το επίπεδο φιλτραρίσματος, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα κάτι που πραγματικά θέλετε ή που πρέπει να δείτε να μπορεί να απομακρυνθεί κατά λάθος. Εάν συμβεί αυτό, θα χρειαστεί να αντιμετωπίσετε τα επηρεαζόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τις επιλογές που εμφανίζονται στο προηγούμενο στιγμιότυπο οθόνης.

Είναι καλή ιδέα να περάσετε λίγο χρόνο για να εξερευνήσετε τις επιλογές Junk E-mail. Μπορείτε να ρυθμίσετε λευκές λίστες από ορισμένους αποστολείς και σε συγκεκριμένους παραλήπτες, ενώ αποκλείετε ρητά τους αποστολείς που γνωρίζετε ότι δεν εμπιστεύεστε.

Κρατώντας τα εισερχόμενά σας άπαχα και μεσαία παίρνει αφοσίωση και προσοχή στη λεπτομέρεια. Για να είμαι ειλικρινής, μερικοί καλοσχεδιασμένοι κανόνες μπορούν να αντισταθούν σε πολλή δουλειά, αλλά πάντα θα υπάρξουν νέες προκλήσεις. Θυμηθείτε αυτά τα εργαλεία - τα βήματα Quick, κανόνες, αγνοώντας και ανεπιθύμητα φίλτρα - και θα είστε καλά στο δρόμο σας για να εξημερώσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο.

Ας ακούσουμε τώρα. Πείτε μας για τα αγαπημένα σας Quick Steps and Rules ή πώς χειρίζεστε το spam. Το φόρουμ συζήτησης είναι ανοιχτό, ώστε να μας δώσετε τα σχόλια και τις ερωτήσεις σας.