Τρόπος αυτόματης διαμόρφωσης ενός υπάρχοντος εγγράφου στο Word 2013

Το Word διαθέτει μια εύχρηστη λειτουργία που μορφοποιεί αυτόματα αυτό που πληκτρολογείτε, καθώς πληκτρολογείτε. Αυτό περιλαμβάνει την αλλαγή των τιμών στο Smart Quotes, την αυτόματη δημιουργία λιστών με λωρίδες και αριθμημένες λίστες και τη δημιουργία υπερσυνδέσμων από διευθύνσεις ιστού. Ωστόσο, τι γίνεται αν έχετε ένα υπάρχον έγγραφο που θέλετε να μορφοποιηθεί αυτόματα?

Η δυνατότητα Αυτόματης μορφοποίησης στο Word δεν λειτουργεί μόνο σε κείμενο καθώς το πληκτρολογείτε, αλλά είναι επίσης διαθέσιμο κατόπιν ζήτησης για να μορφοποιήσετε ολόκληρο το υπάρχον έγγραφο. Αυτό είναι χρήσιμο εάν λάβετε ένα έγγραφο από κάποιον άλλο που χρειάζεται πολύ λίγη προσαρμογή μορφοποίησης. Παρατηρήστε στην παραπάνω εικόνα ότι οι διευθύνσεις ιστού και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχουν διαμορφωθεί ως υπερσυνδέσμους και η λίστα δύο στοιχείων δεν έχει μορφοποιηθεί ως αριθμημένη λίστα. Θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε το Word ώστε να μπορείτε να αλλάξετε εύκολα τη μορφοποίηση σε ένα ολόκληρο έγγραφο με μερικά κλικ.

Το εργαλείο Αυτόματης μορφοποίησης του Word δεν είναι διαθέσιμο σε καμία από τις καρτέλες της ταινίας. Επομένως, πρέπει να το προσθέσουμε στη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" για να το χρησιμοποιήσουμε. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στη δεξιά πλευρά της "Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" και επιλέξτε "Περισσότερες εντολές" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Η οθόνη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές του Word". Επιλέξτε "Commands Not in the Ribbon" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Επιλογή εντολών από".

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα κάτω από την αναπτυσσόμενη λίστα "Επιλογή εντολών από" μέχρι να βρείτε τις εντολές του AutoFormat. Επιλέξτε "Αυτόματη μορφοποίηση ..." και κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η εντολή "AutoFormat ..." είναι αυτή που εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Αυτόματη διαμόρφωση", ώστε να μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις πριν εφαρμόσετε την αυτόματη μορφοποίηση στο έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε την εντολή "Αυτόματη μορφοποίηση τώρα" εάν γνωρίζετε ότι οι ρυθμίσεις είναι όπως σας αρέσουν και θέλετε απλά να εφαρμόσετε την αυτόματη μορφοποίηση αμέσως. Για αυτό το παράδειγμα, θέλουμε να αποκτήσουμε πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου "Αυτόματη διαμόρφωση" από τη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης".

Η εντολή "Αυτόματη μορφοποίηση ..." προστίθεται στη λίστα στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά βέλους στα δεξιά της λίστας για να μετακινήσετε την εντολή "Αυτόματη μορφοποίηση ..." σε διαφορετική θέση στη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης".

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στη γραμμή εργαλείων "Επιλογές του Word" για να το κλείσετε.

Τώρα, η δυνατότητα AutoFormat είναι διαθέσιμη στη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αυτόματη διαμόρφωση" στη γραμμή εργαλείων.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Αυτόματη διαμόρφωση". Μπορείτε να επιλέξετε να μορφοποιήσετε αυτόματα όλα τα στοιχεία του εγγράφου ταυτόχρονα ("Αυτόματη προσαρμογή τώρα") ή να ελέγξετε κάθε αλλαγή, καθώς το αντιμετωπίζει το Word ("Αυτόματη μορφοποίηση και επανεξέταση κάθε αλλαγής").

Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τον τύπο εγγράφου ("Γενικό έγγραφο", "Επιστολή" ή "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο") για να διευκολύνετε το Word να εφαρμόσει με ακρίβεια την διαδικασία αυτόματης μορφοποίησης.

Υπάρχουν πρόσθετες επιλογές που μπορείτε να ορίσετε για να καθορίσετε ποιο Word αλλάζει όταν μορφοποιεί αυτόματα το έγγραφο. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές ..." για πρόσβαση σε αυτές τις ρυθμίσεις.

Εμφανίζεται η καρτέλα "Αυτόματη διαμόρφωση" στο παράθυρο διαλόγου "Αυτόματη Διόρθωση". Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε να διαμορφώνεται αυτόματα το Word. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου "Αυτόματη διαμόρφωση". Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία αυτόματης μορφοποίησης.

Παρατηρήστε, στο παράδειγμά μας, ότι οι σύνδεσμοι ιστού και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πλέον διαμορφωμένοι υπερσυνδέσμοι και ο κατάλογος έγινε μια λίστα μορφοποιημένων αριθμών.

Σημειώστε ότι είναι πολύ απίθανο το χαρακτηριστικό AutoFormat να καλύψει όλες τις αλλαγές μορφοποίησης που απαιτούνται στο έγγραφό σας. Κάθε έγγραφο είναι διαφορετικό και θα πρέπει να εξετάσετε το έγγραφο αφού εφαρμόσετε την αυτόματη μορφοποίηση για να δείτε αν υπάρχουν άλλες αλλαγές μορφοποίησης που πρέπει να εφαρμόσετε χειροκίνητα.