Πώς να αντιστοιχίσετε ένα όνομα σε μια περιοχή κελιών στο Excel

Όταν δημιουργείτε τύπους στο Excel, μπορείτε να αναφέρετε τα κελιά από ένα άλλο μέρος του φύλλου εργασίας στους τύπους σας. Αλλά αν έχετε πολλούς τύπους, όλες αυτές οι αναφορές κυττάρων μπορούν να μπερδευτούν. Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να καταργήσετε τη σύγχυση.

Το Excel περιλαμβάνει ένα χαρακτηριστικό που ονομάζεται "Ονόματα", το οποίο μπορεί να κάνει τους τύπους σας πιο ευανάγνωστους και λιγότερο σύγχυση. Αντί να αναφέρετε μια κυψέλη ή μια περιοχή κελιών, μπορείτε να ορίσετε ένα όνομα σε αυτό το κελί ή το εύρος και να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα σε τύπους. Αυτό θα κάνει τους τύπους σας πολύ πιο εύκολο να κατανοηθούν και να διατηρηθούν.

Στον παρακάτω τύπο, αναφέρουμε ένα εύρος κελιών (με έντονη γραφή) από ένα άλλο φύλλο εργασίας, που ονομάζεται "Βάση δεδομένων προϊόντος", στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, το όνομα του φύλλου εργασίας μας δίνει μια καλή ιδέα για το τι περιέχεται στην περιοχή των κυττάρων, "A2: D7". Ωστόσο, θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε ένα όνομα για αυτό το φάσμα κυψελών για να κάνουμε τον τύπο συντομότερο και πιο ευανάγνωστο.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL, 'Βάση δεδομένων προϊόντος!! A2: D7,2, FALSE))

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη λειτουργία VLOOKUP που χρησιμοποιείται στον παραπάνω τύπο, ανατρέξτε στο άρθρο μας σχετικά με τη χρήση του VLOOKUP στο Excel. Μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία "IF" και άλλες χρήσιμες λειτουργίες.

Πώς να δημιουργήσετε ένα όνομα για ένα κελί ή μια περιοχή κελιών χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ονόματος

Για να αντιστοιχίσετε ένα όνομα σε μια περιοχή κελιών, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ονομάσετε. Τα κύτταρα δεν χρειάζεται να είναι συνεχόμενα. Για να επιλέξετε τα μη συνεχόμενα κελιά, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο "Ctrl" κατά την επιλογή τους.

Κάντε κλικ στο ποντίκι στο πεδίο "Όνομα" πάνω από το πλέγμα κελιών.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την περιοχή κελιών στο πλαίσιο και πατήστε "Enter". Για παράδειγμα, ονομάσαμε τα επιλεγμένα κελιά στο φύλλο εργασίας "Προϊόντα" της βάσης δεδομένων "Προϊόντα". Υπάρχουν κανόνες σύνταξης στους οποίους πρέπει να συμμορφώνεστε όταν επιλέγετε ένα όνομα. Μπορείτε να ξεκινήσετε ένα όνομα μόνο με ένα γράμμα, μια υπογράμμιση (_) ή μια πίσω κάθετο (\). Το υπόλοιπο όνομα μπορεί να αποτελείται από γράμματα, αριθμούς, περιόδους και υπογράμμιση. Υπάρχουν πρόσθετοι κανόνες σύνταξης για το τι είναι έγκυρο και όχι για τον ορισμό ονομάτων.

Θυμηθείτε τον τύπο από την αρχή αυτού του άρθρου; Περιείχε μια αναφορά στο φύλλο εργασίας "Βάσεις δεδομένων προϊόντων" στο βιβλίο εργασίας και μια σειρά κελιών στο συγκεκριμένο φύλλο εργασίας. Τώρα, ότι δημιουργήσαμε το όνομα "Προϊόντα" για να αντιπροσωπεύσουμε το εύρος των κυψελών στο φύλλο εργασίας "Βάσεις προϊόντων", μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το όνομα στον τύπο, που εμφανίζεται με έντονους χαρακτήρες παρακάτω.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,Προϊόντα,2, FALSE))

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν δημιουργείτε ένα όνομα χρησιμοποιώντας το "Όνομα κουτί", το πεδίο εφαρμογής του ονόματος είναι προεπιλεγμένο στο βιβλίο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι το όνομα είναι διαθέσιμο για χρήση σε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας του τρέχοντος βιβλίου εργασίας χωρίς αναφορά σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε να περιορίσετε το πεδίο σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας έτσι ώστε το όνομα του φύλλου εργασίας πρέπει να χρησιμοποιείται όταν αναφέρεται στο όνομα, όπως στο παράδειγμα στην αρχή αυτού του άρθρου.

Πώς να επεξεργαστείτε τα ονόματα χρησιμοποιώντας το διαχειριστή ονομάτων

Το Excel παρέχει ένα εργαλείο που ονομάζεται "Διαχειριστής ονομάτων", το οποίο διευκολύνει την εύρεση, επεξεργασία και διαγραφή των ονομάτων στο βιβλίο εργασίας σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Name Manager για να δημιουργήσετε ονόματα, αν θέλετε να καθορίσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το όνομα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Διαχείριση ονομάτων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Φόρμες".

Στην ενότητα "Ορισμένα ονόματα" της καρτέλας "Φόρμες", κάντε κλικ στην επιλογή "Όνομα διαχειριστή".

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση ονομάτων. Για να επεξεργαστείτε ένα υπάρχον όνομα, επιλέξτε το όνομα της λίστας και κάντε κλικ στο "Επεξεργασία". Για παράδειγμα, πρόκειται να επεξεργαστούμε το όνομα "Προϊόντα".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία ονόματος". Μπορείτε να αλλάξετε το ίδιο το "Όνομα" καθώς και να προσθέσετε ένα "Σχόλιο" στο όνομα, παρέχοντας περισσότερες λεπτομέρειες για το τι αντιπροσωπεύει το όνομα. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την περιοχή των κελιών στα οποία έχει αντιστοιχιστεί αυτό το όνομα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Expand Dialog" στη δεξιά πλευρά του πλαισίου επεξεργασίας "Αναφέρεται στο".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Θα δείτε ότι η αναπτυσσόμενη λίστα "Πεδίο εφαρμογής" είναι γκρι. Όταν επεξεργάζεστε ένα υπάρχον όνομα, δεν μπορείτε να αλλάξετε το "Πεδίο εφαρμογής" αυτού του ονόματος. Πρέπει να επιλέξετε το πεδίο εφαρμογής όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά το όνομα. Αν θέλετε το πεδίο να είναι ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας και όχι ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα όνομα με τρόπο που σας επιτρέπει να ορίσετε αρχικά το πεδίο εφαρμογής. Θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε σε μια επόμενη ενότητα.

Για παράδειγμα, λέμε ότι προσθέσαμε ένα άλλο προϊόν στη "Βάση δεδομένων προϊόντων" και θέλουμε να το συμπεριλάβουμε στην κυτταρική σειρά που ονομάζεται "Προϊόντα". Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Expand Dialog", το παράθυρο διαλόγου "Edit Name" συρρικνώνεται προς τα κάτω ώστε να περιέχει μόνο το πεδίο "Refers to". Επιλέγουμε το εύρος των κελιών απευθείας στο φύλλο εργασίας "Βάση δεδομένων προϊόντος", συμπεριλαμβανομένης της σειράς που περιέχει το προϊόν που προστέθηκε πρόσφατα. Το όνομα του φύλλου εργασίας και το εύρος κυψελών εισάγονται αυτόματα στο πλαίσιο αναφοράς "Αναφέρεται στο". Για να αποδεχτείτε την επιλογή σας και να επιστρέψετε στο πλήρες παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία ονόματος", κάντε κλικ στο κουμπί "Σύμπτυξη διαλόγου". Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο παράθυρο διαλόγου "Edit Name" για να αποδεχτείτε τις αλλαγές στο όνομα.

Πώς να διαγράψετε ένα όνομα χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση ονομάτων

Εάν αποφασίσετε ότι δεν χρειάζεται πια όνομα, είναι εύκολο να το διαγράψετε. Απλά, μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου "Όνομα διαχειριστή" όπως συζητήσαμε στην προηγούμενη ενότητα. Στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα που θέλετε να διαγράψετε στη λίστα ονομάτων και πατήστε "Διαγραφή".

Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο "OK" εάν είστε σίγουροι ότι θέλετε να διαγράψετε το επιλεγμένο όνομα. Θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Όνομα διαχειριστή". Κάντε κλικ στο "Κλείσιμο" για να το κλείσετε.

Πώς να δημιουργήσετε ένα όνομα χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου "Νέο όνομα"

Όταν δημιουργείτε ένα νέο όνομα επιλέγοντας ένα ή περισσότερα κελιά και εισάγοντας ένα όνομα στο "Όνομα κουτί", το προεπιλεγμένο πεδίο του ονόματος είναι ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Λοιπόν, τι κάνετε εάν θέλετε να περιορίσετε το πεδίο ενός ονόματος σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας?

Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε το όνομα. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Φόρμες" και μετά κάντε κλικ στην επιλογή "Ορισμός ονόματος" στην ενότητα "Ορισμένα ονόματα".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν χρειάζεται να επιλέξετε πρώτα τα κελιά. Μπορείτε επίσης να τα επιλέξετε χρησιμοποιώντας το κουμπί "Expand Dialog" αργότερα, αν θέλετε.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Όνομα νέας". Παρατηρήστε ότι είναι πολύ παρόμοιο με το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία ονόματος" που αναφέρθηκε προηγουμένως. Η κύρια διαφορά είναι ότι τώρα μπορείτε να αλλάξετε το πεδίο του ονόματος. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να περιορίσουμε το πεδίο του ονόματος μόνο στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο". Θα το κάναμε αν θέλαμε να μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ίδιο όνομα για μια σειρά κελιών σε ένα άλλο φύλλο εργασίας.

Αρχικά, θα εισαγάγουμε το όνομα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, το οποίο στην περίπτωσή μας είναι "Προϊόντα". Θυμηθείτε τους κανόνες σύνταξης κατά τη δημιουργία του ονόματός σας. Στη συνέχεια, για να περιορίσετε το πεδίο του ονόματος "Προϊόντα" μόνο στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο", το επιλέγουμε από την αναπτυσσόμενη λίστα "Πεδίο εφαρμογής".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το παράθυρο διαλόγου "Νέο όνομα" μπορεί επίσης να προσπελαστεί κάνοντας κλικ στο "Νέο" στο παράθυρο διαλόγου "Όνομα διαχειριστή".

Πληκτρολογήστε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το όνομα, αν θέλετε, στο πλαίσιο "Σχόλιο". Αν δεν έχετε επιλέξει τα κελιά στα οποία αντιστοιχίζετε το όνομα, κάντε κλικ στο κουμπί "Expand Dialog" στα δεξιά του πλαισίου επεξεργασίας "Refers to" για να επιλέξετε τα κελιά με τον ίδιο τρόπο που κάναμε όταν επεξεργαστήκαμε το όνομα νωρίτερα . Κάντε κλικ στο "OK" για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του νέου ονόματος.

Το όνομα εισάγεται αυτόματα στο ίδιο "Όνομα κουτί" που χρησιμοποιήσαμε για να ορίσουμε ένα όνομα σε μια περιοχή κελιών στην αρχή αυτού του άρθρου. Τώρα, μπορούμε να αντικαταστήσουμε την αναφορά κυψελών ("Product Database"! $ A $ 2: $ D: 7) με το όνομα (Products) στους τύπους στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο", όπως κάναμε νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα για να αντιπροσωπεύσετε μια σταθερή τιμή

Δεν χρειάζεται να αναφερθείτε σε κελιά όταν δημιουργείτε ένα όνομα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα για να αντιπροσωπεύσετε μια σταθερή, ή ακόμα και μια φόρμουλα. Για παράδειγμα, το φύλλο εργασίας που ακολουθεί δείχνει τη συναλλαγματική ισοτιμία που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της τιμής σε ευρώ για τα διάφορα μεγέθη widgets. Επειδή η συναλλαγματική ισοτιμία αλλάζει συχνά, θα ήταν χρήσιμο εάν βρισκόταν σε ένα μέρος που είναι εύκολο να εντοπιστεί και να ενημερωθεί. Δεδομένου ότι τα ονόματα είναι εύκολο να επεξεργαστούν, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα όνομα που να αντιπροσωπεύει τη συναλλαγματική ισοτιμία και να αποδίδει μια τιμή στο όνομα.

Παρατηρήστε ότι ο τύπος περιέχει μια απόλυτη αναφορά κυψέλης σε ένα κελί που περιέχει την τρέχουσα συναλλαγματική ισοτιμία. Θα προτιμούσαμε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα που θα αναφέρεται στην τρέχουσα συναλλαγματική ισοτιμία, ώστε να είναι ευκολότερο να αλλάξετε και οι τύποι με τη συναλλαγματική ισοτιμία είναι ευκολότερο να κατανοηθούν.

Για να δημιουργήσετε ένα όνομα που θα εκχωρηθεί σε μια σταθερή τιμή, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Νέο όνομα" κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Φόρμες" και μετά στην επιλογή "Ορισμός ονόματος" στην ενότητα "Ορισμένα ονόματα". Εισαγάγετε ένα όνομα που αντιπροσωπεύει τη σταθερή τιμή, όπως "ExchangeRate". Για να αντιστοιχίσετε μια τιμή σε αυτό το όνομα, πληκτρολογήστε ένα σύμβολο ίσου σημείου (=) στο πλαίσιο αναφοράς "Αναφέρεται στο" που ακολουθείται από την τιμή. Δεν πρέπει να υπάρχει χώρος μεταξύ του ίσου σημείου και της τιμής. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του ονόματος.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν υπάρχει ένας τύπος που χρησιμοποιείτε σε πολλά μέρη του βιβλίου εργασίας σας, μπορείτε να εισάγετε αυτόν τον τύπο στο πλαίσιο "Αναφέρεται στο" ώστε να μπορείτε απλά να εισάγετε το όνομα σε κάθε κελί όπου πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο.

Τώρα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το νέο όνομα σε τύπους όπου θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τη συναλλαγματική ισοτιμία. Όταν κάνουμε κλικ σε ένα κελί με έναν τύπο που περιέχει μια απόλυτη αναφορά κυψέλης, παρατηρήστε ότι το αποτέλεσμα είναι "0.00". Αυτό οφείλεται στο ότι καταργήσαμε τη συναλλαγματική ισοτιμία από το κυψέλη στο οποίο γίνεται αναφορά. Θα αντικαταστήσουμε αυτήν την αναφορά κυττάρων με το νέο όνομα που δημιουργήσαμε.

Επισημάνετε την αναφορά κυττάρων (ή άλλο μέρος της φόρμουλας που θέλετε να αντικαταστήσετε με ένα όνομα) και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα που δημιουργήσατε. Καθώς πληκτρολογείτε, εμφανίζονται όλα τα αντίστοιχα ονόματα σε αναδυόμενο παράθυρο. Επιλέξτε το όνομα που θέλετε να εισαγάγετε στον τύπο κάνοντας κλικ σε αυτό στο αναδυόμενο παράθυρο.

Το όνομα εισάγεται στον τύπο. Πατήστε "Enter" για να αποδεχτείτε την αλλαγή και να ενημερώσετε το κελί.

Σημειώστε ότι το αποτέλεσμα ενημερώνεται με τη συναλλαγματική ισοτιμία που αναφέρεται από το όνομα.

Τα ονόματα είναι πολύ χρήσιμα αν δημιουργείτε σύνθετα βιβλία εργασίας του Excel με πολλούς τύπους. Όταν πρέπει να διανείμετε τα βιβλία εργασίας σας σε άλλους, η χρήση ονομάτων διευκολύνει τους άλλους, όπως και τον εαυτό σας, να κατανοήσουν τους τύπους σας.