Τρόπος προσθήκης ημερομηνίας λήξης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook (και για τι πρόκειται)

Το Outlook σάς επιτρέπει να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης στα μηνύματα που στέλνετε ή λαμβάνετε. Μόλις περάσει η ημερομηνία λήξης, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανιστεί με διαφορετική μορφοποίηση και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ενσωματωμένα εργαλεία του Outlook για να διαχειρίζεστε αυτόματα τα μηνύματα που έχουν λήξει.

Οι ημερομηνίες λήξης ισχύουν μόνο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όχι για ημερολογιακά συμβάντα ή εργασίες, επειδή αυτά τα στοιχεία έχουν τις δικές τους ημερομηνίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση τους

Πώς να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να προσθέσετε ημερομηνία λήξης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, πρέπει να ανοίξετε το παράθυρο Ιδιότητες για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Μήνυμα> Ετικέτες.

Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Ιδιότητες για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση κάνοντας κλικ στην επιλογή Επιλογές> Περισσότερες επιλογές ή Αρχείο> Ιδιότητες. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Λήγει μετά" και επιλέξτε ημερομηνία και ώρα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στο email σας. Δεν θα υπάρχουν ορατά σημεία ότι έχει προστεθεί ημερομηνία λήξης και μπορείτε να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κανονικά.

Για να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε λάβει, ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στην επιλογή Μήνυμα> Ετικέτες (ή Αρχείο> Ιδιότητες).

Αυτό ανοίγει το παράθυρο Ιδιότητες για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν υπάρχουν τόσο πολλές επιλογές για ένα ληφθέν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο υπάρχει για ένα μήνυμα που στέλνετε, αλλά μπορείτε ακόμα να ορίσετε ημερομηνία και ώρα λήξης.

Τι σημαίνει η ημερομηνία λήξης?

Έτσι, έχετε προσθέσει μια ημερομηνία λήξης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι σπουδαίο και όλα, αλλά ποιο είναι το όφελος από αυτό?

Οι ημερομηνίες λήξης χρησιμοποιούνται με διάφορους τρόπους από το Outlook για να σας βοηθήσουν να εστιάσετε σε αυτό που είναι σημαντικό. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν λήξει είναι γενικά όχι τόσο σημαντικά όσο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν λήξει, επομένως το Outlook διαμορφώνει αυτόματα τα μηνύματα που έχουν λήξει διαφορετικά.

Αν εξετάσατε τη ρύθμιση της μορφοποίησης υπό όρους στο Outlook, ίσως έχετε παρατηρήσει τον κανόνα μορφοποίησης "Έληξε στοιχεία".

Αυτός ο κανόνας μορφοποιεί οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει περάσει από την ημερομηνία λήξης του με γκρι γραμματοσειρά και το κείμενο έχει περάσει.

Αυτό σας ενημερώνει ότι το e-mail έχει λήξει, ώστε να μπορείτε πρώτα να εστιάσετε σε πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν έχετε στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ημερομηνία λήξης, αυτή η μορφοποίηση θα εφαρμοστεί και στο Outlook του παραλήπτη, αλλά άλλοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Thunderbird, ή εφαρμογές ιστού όπως το Gmail ή το Yahoo! Mail, θα αγνοήσει την ημερομηνία και δεν θα κάνει τίποτα με αυτό.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια στήλη σε ένα φάκελο που εμφανίζει την ημερομηνία λήξης οποιουδήποτε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε δεξιό κλικ σε μια κεφαλίδα στήλης στο φάκελο στον οποίο θέλετε να προσθέσετε τη στήλη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογή πεδίου".

Επιλέξτε "Πεδία ημερομηνίας ώρας" από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Expires".

Σύρετε και αφήστε το στοιχείο "Expires" στο φάκελο σας για να το προσθέσετε στις στήλες.

Όταν ανοίγετε ένα email που έχει λήξει, το Outlook σας ειδοποιεί με ένα μήνυμα στην κεφαλίδα.

Μπορείτε ακόμα να απαντήσετε ή να προωθήσετε ένα email που έχει λήξει, αλλά αν προσπαθήσετε να το προωθήσετε, το Outlook εμφανίζει πρώτα μια προειδοποίηση.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή "Όχι" για ακύρωση.

Χρήση της ημερομηνίας λήξης για τη διαχείριση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ορισμένα από τα ενσωματωμένα εργαλεία του Outlook χρησιμοποιούν επίσης ημερομηνίες λήξης. Αν έχετε ρυθμίσει το AutoArchiving στο Outlook, ίσως έχετε παρατηρήσει μια επιλογή "Διαγραφή στοιχείων που έχουν λήξει (μόνο φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)".

Αν αυτό είναι ενεργοποιημένο, τότε το AutoArchive θα διαγράψει ή θα μετακινήσει (ανάλογα με τις άλλες ρυθμίσεις) οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου έχει περάσει η ημερομηνία. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την αυτόματη κατάργηση των μηνυμάτων που έχουν λήξει και για να σταματήσετε τη συσσώρευση του γραμματοκιβωτίου σας.

Εάν δεν θέλετε να διαγραφούν ή να μετακινηθούν τα μηνύματα που έχουν λήξει, αλλά δεν θέλετε να τα βλέπετε και στο Outlook, τότε μπορείτε να ρυθμίσετε τους κανόνες συγχρονισμού του Outlook για να αποτρέψετε τη λήψη τους από το διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange.

Όταν δημιουργείτε το φίλτρο συγχρονισμού, κάντε κλικ στην καρτέλα "Για προχωρημένους" και έπειτα στο κουμπί "Πεδίο".

Επιλέξτε πεδία ημερομηνίας / ώρας> Λήγει από το μενού. Το πεδίο είναι διαθέσιμο και στα πεδία "Όλα τα μηνύματα" και "Όλα τα μηνύματα".

Ορίστε την "Κατάσταση" σε "σε ή πριν" και την "Τιμή" σε "χθες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη στη λίστα".

Αυτό θα φιλτράρει όλες τις καθυστερημένες εργασίες, έτσι ώστε αν έληξε χθες ή νωρίτερα, τότε δεν θα συγχρονιστούν με το Outlook και δεν θα εμφανιστούν στο γραμματοκιβώτιό σας. Θα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή Web του Outlook αν θέλετε να τα δείτε εκεί.

Δεν μπορείτε να ορίσετε κανόνες για να προσθέσετε αυτόματα τις ημερομηνίες λήξης στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να δημιουργήσετε ένα γρήγορο βήμα που εφαρμόζει μια ημερομηνία λήξης με το πάτημα ενός κουμπιού, αλλά μπορείτε να προσθέσετε αυτόματα ημερομηνία λήξης σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία, μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή Αποστολή μηνυμάτων και ενεργοποιήστε την επιλογή "Επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την πάροδο των πολλών ημερών".

Καταχωρίστε τον αριθμό των ημερών από τις οποίες θέλετε να λήξουν τα μηνύματα και μετά κάντε κλικ στο "OK". Αυτό θα προσθέσει αυτόματα μια ημερομηνία λήξης σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.

Οι ημερομηνίες λήξης είναι ένας χρήσιμος τρόπος διαχείρισης των προτεραιοτήτων σας και του γραμματοκιβωτίου σας από μηνύματα χαμηλού φωτισμού που δεν είναι πλέον συναφή και επιτρέποντάς σας να χρησιμοποιείτε εργαλεία του Outlook για να διαγράψετε ή να αποκρύψετε μηνύματα που δεν χρειάζεστε πια. Είναι ένα ακόμα εργαλείο στον αγώνα για να αποτρέψετε το γραμματοκιβώτιό σας από το να ξεφύγει από τον έλεγχο και ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο σε αυτό.