Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας στο Word 2003 με συγχώνευση αλληλογραφίας
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 2003 για να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας για μια βάση δεδομένων γεμάτη από πελάτες.
Ανοίξτε το Word 2003 και κάντε κλικ στο Εργαλεία \ Γραμματοσειρές και αλληλογραφία \ Συγχώνευση αλληλογραφίας ...
Στο μενού Συγχώνευση αλληλογραφίας στα δεξιά στην επιλογή Επιλογή είδους εγγράφου, επιλέξτε Ετικέτες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Έναρξη εγγράφου.
Από το βήμα 2 Κάντε κλικ στις επιλογές ετικέτας ...
Αυτό θα φέρει ένα μενού που σας επιτρέπει να επιλέξετε το εμπορικό σήμα και το στυλ των ετικετών που θέλετε να εκτυπώσετε. Εδώ χρησιμοποιώ το Avery 4013 σε έναν εκτυπωτή Dot Matrix. Φυσικά θα θελήσετε να επιλέξετε αυτό που έχετε, Avery είναι το πιο δημοφιλές στην επιχείρηση από την εμπειρία μου. Εάν διαθέτετε ετικέτες ξεχωριστού τύπου, μπορείτε πάντα να επιλέξετε και προσαρμοσμένες ρυθμίσεις. Όταν τελειώσετε με τις επιλογές της ετικέτας, κάντε κλικ στο OK.
Τώρα θα θέλετε να επιλέξετε την πηγή δεδομένων σας. Στην ενότητα Χρήση υπάρχουσας λίστας. κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω… Χρησιμοποιήστε τον Εξερεύνηση για να βρείτε την πηγή δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε διπλό κλικ σε αυτήν. (Η δημιουργία μιας πηγής δεδομένων θα καλυφθεί με άλλο τρόπο).
Θα κάνετε κλικ σε μια οθόνη επιβεβαίωσης που θα επαληθεύει την προέλευση δεδομένων σας (χρησιμοποίησα ένα φύλλο εξαπλώσεως Excel που είχα εισάγει από την Access) και θα εμφανιστούν στο παράθυρο Mail Merge Recipients. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των πληροφοριών σας, να διαγράψετε ορισμένους χρήστες και να επικυρώσετε πληροφορίες. Δεδομένου ότι ξέρω ότι η πηγή δεδομένων είναι αυτό που θέλω, επέλεξα Select All. Τώρα πατήστε OK.
Εντάξει, είμαστε σχεδόν πλήρεις, μερικά ακόμη βήματα. Κάντε κλικ στο Next: Ταξινόμηση των ετικετών σας.
Εδώ κάντε κλικ στο Περισσότερα στοιχεία ...
Τώρα μπορούμε να επιλέξουμε τη σειρά των δεδομένων που θέλουμε να παρουσιάσουμε στις ετικέτες που δημιουργούμε. Απλά κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο που θέλετε να συμπεριλάβετε.
Τώρα, αν κοιτάξετε πάνω στο έγγραφο σας, θα παρατηρήσετε ότι αυτά τα πεδία προστίθενται στις ετικέτες σας. Μπορείτε να τα επεξεργαστείτε επισημαίνοντας το πεδίο και μετακινώντας το στο σημείο που θέλετε. Για παράδειγμα, σε αυτή την ετικέτα θα ήθελα το Πρώτο Όνομα πριν από το Επώνυμο.
Τώρα, στη γραμμή μενού συγχώνευσης αλληλογραφίας, θα θέλετε να επιλέξετε το κουμπί "ενημέρωση όλων των ετικετών". Αυτό θα γεμίσει κάθε ετικέτα με τα πεδία από την πρώτη ετικέτα. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο: Προεπισκόπηση των ετικετών σας.
Η οθόνη του εγγράφου σας θα μοιάζει με αυτή.
Τώρα, στο μενού συγχώνευσης αλληλογραφίας μπορείτε να κάνετε κλικ στους παραλήπτες κάνοντας κλικ στα βέλη προς τα πίσω ή προς τα εμπρός. Εάν κάνετε εκατοντάδες ετικέτες ... θα τα εντοπίσαμε ακριβώς. Εάν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο εμφάνισής τους, προχωρήστε στο βήμα 6 και ολοκληρώστε τη συγχώνευση.
Η Συγχώνευση είναι πλήρης! Βεβαιωθείτε ότι οι ετικέτες σας είναι ρυθμισμένες στον εκτυπωτή και χτυπήστε Τυπώνω…
Θα εμφανιστεί η οθόνη επιλογής εκτύπωσης. Επιλέξτε όλα ή έναν συγκεκριμένο αριθμό για εκτύπωση. Θα πάρετε μια διαφορετική εγγραφή για κάθε επαφή από την πηγή δεδομένων σας σε κάθε ετικέτα.
