Δημιουργήστε και προσαρμόστε τα γρήγορα βήματα στο Outlook 2010

Μια νέα δυνατότητα στο Outlook 2010 είναι η δυνατότητα εφαρμογής πολλαπλών ενεργειών ταυτόχρονα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εδώ θα δούμε τη δημιουργία των δικών σας Γρήγορων Βημάτων για τη διαχείριση των email σας στο Outlook 2010.

Προσαρμόστε τα γρήγορα βήματα

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2010, θα παρατηρήσετε τη νέα ενότητα Quick Steps στη Κορδέλα. Υπάρχουν μερικοί περιλαμβάνονται από προεπιλογή και μπορούν να προσαρμοστούν. Για να ρυθμίσετε ή να αλλάξετε γρήγορα βήματα, στην καρτέλα "Αρχική", χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο βέλος στο πλαίσιο "Βήματα ταχείας διαδικασίας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση σύντομων βημάτων.

Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύντομων βημάτων και εδώ πρόκειται να τροποποιήσουμε το βήμα "Διαχειριστής". Αποκορύφωμα Στο διαχειριστή και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία.

Τώρα μπορούμε να επεξεργαστούμε το βήμα. Για παράδειγμα, θέλουμε να προωθούμε πάντα ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αφεντικό μας. Εισαγάγετε στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των διευθυντών σας και μπορείτε επίσης να επιλέξετε να το επισημάνετε, να επιλέξετε τον τύπο σπουδαιότητας και να προσθέσετε επιπλέον κείμενο γι 'αυτό. Προσθέσαμε επίσης μια ενέργεια για να μετακινήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook.

Πληκτρολόγια Ninjas θα αρέσει το γεγονός ότι μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης για το βήμα επίσης. Όταν ολοκληρώσετε τις προσαρμογές στο βήμα, βεβαιωθείτε ότι το αποθηκεύσατε.

Μετά την αποθήκευση του Quick Step, ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε στον προϊστάμενό σας και κάντε κλικ στο κουμπί Προς το διαχειριστή από το πλαίσιο Quick Steps.

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ανοίξει ώστε να μπορείτε να το προωθήσετε και να προσθέσετε και άλλους παραλήπτες, αν θέλετε.

Δημιουργήστε το δικό σας γρήγορο βήμα

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας Quick Step. Κάτω από την καρτέλα Αρχική σελίδα Δημιουργία νέου από το πλαίσιο Γρήγορα βήματα.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε δράσεις για το νέο σας βήμα, να δημιουργήσετε ένα όνομα για αυτό και να προσθέσετε κείμενο που θα εμφανίζεται όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το νέο βήμα.

Για παράδειγμα, εδώ θέλουμε να αντιγράψουμε ένα email σε ένα συγκεκριμένο φάκελο και να τον επισημάνουμε. Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλές ενέργειες στα προσαρμοσμένα βήματα Quick Steps, τα οποία μπορούν να διευκολύνουν τη διαχείριση του email σας.

Εδώ είναι οι τελικές επιλογές για το νέο μας Quick Step. Το ονομάσαμε Αντιγραφή στο φάκελό μας, επισημάνουμε το, δημιουργήσαμε ένα πλήκτρο συντόμευσης και συμπεριλάβαμε ένα κείμενο Επεξήγηση. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Τέλος.

Τώρα στο πλαίσιο Quick Steps της Κορδέλας θα δείτε το νέο σας βήμα και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθορίζετε.

Εδώ έχουμε ένα email ανοιχτό και χρησιμοποιούμε το νέο μας Quick Step με αυτό.

Λάβετε υπόψη ότι εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook, θα πρέπει να προσαρμόσετε τα γρήγορα βήματα για κάθε λογαριασμό.

Εάν δεν θέλετε πλέον ένα γρήγορο βήμα, απλά κάντε δεξί κλικ σε αυτό και διαγράψτε.

Υπάρχουν πολλές προσαρμογές που μπορείτε να κάνετε με τα βήματα Quick Steps για να διευκολύνετε τη διαχείριση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το δροσερό πράγμα με το Quick Steps είναι ότι μπορείτε να ορίσετε πολλαπλές ενέργειες σε κάθε βήμα. Εάν θέλετε να είστε σε θέση να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, προσαρμόζοντας τα υπάρχοντα βήματα Quick Steps και δημιουργώντας τη δική σας είναι μια μεγάλη νέα δυνατότητα στο Outlook 2010.