Δημιουργήστε μια αναφορά στο MS Access 2003 χρησιμοποιώντας τον οδηγό αναφοράς

Η Microsoft Access χρησιμοποιείται σε πολλές επιχειρήσεις για την αποθήκευση και την πρόσβαση σε πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εύκολα μια απλή αναφορά χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Αναφοράς.

Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access και κάντε κλικ στις Αναφορές που βρίσκονται κάτω από το πεδίο Αντικείμενα στην αριστερή πλευρά. Στην επάνω γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να ξεκινήσετε μια νέα αναφορά.

Στο παράθυρο "Νέα αναφορά" επιλέξτε "Οδηγός αναφοράς" και, στη συνέχεια, επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα το ερώτημα ή τον πίνακα που θέλετε να συγκεντρώσετε για να δημιουργήσετε την αναφορά. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλω να δημιουργήσω μια αναφορά σχετικά με τους πελάτες της Tech_Company. Αφού έχετε επιλέξει τα σωστά δεδομένα, κάντε κλικ στο OK.

Αυτό το επόμενο μέρος του οδηγού σάς επιτρέπει να επιλέξετε τα διάφορα πεδία από τον πίνακα ή το ερώτημα που επιλέξατε. Αυτό είναι μεγάλο όταν θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά μόνο με συγκεκριμένα δεδομένα μέσα σε έναν πίνακα. Επισημάνετε τις πληροφορίες στα Διαθέσιμα πεδία και πατήστε το κουμπί βέλους για να το μετακινήσετε στα επιλεγμένα πεδία. Εδώ επιλέξαμε τους πελάτες Όνομα, Επώνυμο, Πόλη και Τηλέφωνο. Σε αυτό το σημείο θα μπορούσατε να επιλέξετε Finish (Τέλος), αλλά ας χρησιμοποιήσουμε λίγο περισσότερη λειτουργικότητα του οδηγού, κάντε κλικ στο Next (Επόμενο).

Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε ομαδοποίηση σε διάφορα μέρη των δεδομένων σας. Επειδή παρουσιάζω μια απλή αναφορά (σύντομα θα βρεθούν πρόσθετα μαθήματα σχετικά με την εξαγωγή προσαρμοσμένων αναφορών), απλά κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εδώ επιλέγετε ποια σειρά θα εμφανίζονται στην αναφορά. Αυτή είναι μια προσαρμογή που θα πρέπει να αποφασίσετε με βάση τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα. Εδώ επιλέγω να ταξινομήσω το Επώνυμο του κάθε πελάτη με Αύξουσα σειρά.

Εδώ θα επιλέξετε τη διάταξη της αναφοράς. Για άλλη μια φορά ανάλογα με το πώς θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα θα καθορίσει τη διάταξη. Για αυτή την αναφορά επιλέγω Layout = Tabular, Orientation = Πορτρέτο και συνήθως θεωρώ ότι είναι καλύτερο να ελέγξετε το πλαίσιο "Ρυθμίστε το πλάτος πεδίου έτσι ώστε όλα τα πεδία να χωρέσουν σε μια σελίδα. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλα τα σχετικά δεδομένα είναι σε κάθε σελίδα και δεν είναι διάσπαρτα σε πολλές σελίδες. Κάντε κλικ στο Next.

Στη συνέχεια θα επιλέξετε το στυλ ή την εμφάνιση της αναφοράς. Για άλλη μια φορά χρησιμοποιήστε την καλύτερη δημιουργική σας κρίση. Για αυτήν την αναφορά επιλέγω Bold. Κάντε κλικ στο Next.

Σχεδόν τελείωσες! Επιλέξτε ένα όνομα για την αναφορά σας. Αν αυτή πρόκειται να είναι μια αναφορά που σχεδιάζετε να αποθηκεύετε και να εκτελείτε από καιρό σε καιρό, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μια καλή σύμβαση ονομάτων, ώστε εσείς και οι άλλοι χρήστες της βάσης δεδομένων να μπορείτε εύκολα να βρείτε την αναφορά και να την εκτελέσετε. Αφού ονομάσετε την αναφορά σας, κάντε κλικ στο Τέλος.

Θα δείτε τώρα τα αποτελέσματα της αναφοράς που δημιουργήσατε. Από εδώ μπορείτε να εκτυπώσετε την αναφορά, να επιστρέψετε και να κάνετε αλλαγές στο σχεδιασμό ή ίσως να προσθέσετε επιπλέον πίνακες ή πεδία. Εάν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο εμφάνισης της αναφοράς, αποθηκεύστε την και στη συνέχεια θα μπορείτε να την τραβήξετε όταν τη χρειάζεστε.

Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access καθόλου, θα συνιστούσα να πάτε στον Χάρτη πορείας για την Εκπαίδευση στην Access 2003.