Προβολή κωδικού χρώματος για ευκολότερη διαχείριση
Η οργάνωση και η παρακολούθηση των πολυάριθμων ηλεκτρονικών μηνυμάτων στο γραφείο καθημερινά μπορεί να είναι δουλειά για τον εαυτό της. Σήμερα εξετάζουμε τη χρήση κωδικών χρώματος για να διευκολύνουμε τον εντοπισμό των μηνυμάτων των μηνυμάτων και ποιος τους στέλνει.
Αυτή η δυνατότητα ήταν διαθέσιμη στο Office 2007 από την αρχή, αλλά ποτέ δεν την κάλυψαμε και ήταν κάτι που αγνοούσα. Μετά από να παίξω μαζί του για λίγο, βρήκα ότι είναι ένας καλός τρόπος για να διαχειριστείτε το πλήθος μηνυμάτων που λαμβάνω καθημερινά. Εδώ θα περάσουμε από το χρωματισμό των επαφών που στέλνουν μηνύματα έτσι ώστε να είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν. Επίσης, η κατηγοριοποίηση του θέματος σε διαφορετικές ομάδες χρωμάτων φαίνεται να συμβάλλει στη διατήρηση της ευθυγράμμισης.
Αποστολείς κώδικα χρωμάτων
Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ για να επισημάνετε το μήνυμα που θέλετε να εμφανιστεί ο κωδικός χρώματος.
Μεταβείτε στα Εργαλεία και, στη συνέχεια, στην επιλογή Οργάνωση.
Οι τρόποι οργάνωσης εισερχομένων ανοίγει και θέλετε να κάνετε κλικ στην επιλογή Χρήση χρωμάτων. Τώρα μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα που θέλετε να συσχετίσετε με αυτήν την επαφή. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο χρώμα για τα μηνύματα που αποστέλλονται μόνο σε εσάς, το οποίο είναι χρήσιμο ως τρόπος για να γίνει διάκριση μεταξύ ομαδικών και προσωπικών μηνυμάτων.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τι μπορεί να γίνει με τα χρώματα. Ίσως θελήσετε μόνο να δημιουργήσετε ένα ζευγάρι των χρωμάτων για τον σημαντικότερο αποστολέα αν και, πήγα λίγο πέρα από το σκάφος με αυτό το παράδειγμα.
Κατηγορίες χρωμάτων
Ένας άλλος χρήσιμος τρόπος για να οργανώσετε οπτικά τα μηνύματά σας προσθέτει κατηγορίες χρωμάτων σε αυτά. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με κάθε κατηγορία χρωμάτων.
Το μήνυμα θα έχει τη γραμμή χρώματος της κατηγορίας στην κορυφή και μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη γραμμή για να αλλάξετε το χρώμα.
Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στην ενότητα Κατηγορίες για να αλλάξετε την κατηγορία.
Μπορείτε να μετονομάσετε κάθε κατηγορία σε ό, τι έχει νόημα για εσάς.
Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία για διαφορετικά μηνύματα. Μεταβείτε στις Ενέργειες \ Κατηγοριοποίηση και Όλες οι κατηγορίες.
Στην οθόνη "Χρώμα χρωμάτων" κάντε κλικ στην επιλογή Νέα και δώστε στην κατηγορία ένα όνομα και χρώμα, μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου σε αυτήν επίσης.
Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με βάση τον τύπο της κατηγορίας στην οποία βρίσκονται.
Εάν θέλετε να είστε σε θέση να δείτε γρήγορα το email σας για να πάρετε μια ιδέα για το τι υπάρχει, η χρήση των κατηγοριών χρωμάτων μπορεί να σας βοηθήσει. Ας ελπίσουμε ότι αυτό μπορεί να σας ξεκινήσει με την οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να γνωρίζετε ποια είναι τα αιχμηρά μαλλιά αφεντικά θέλουν να κάνετε πιο αποτελεσματικά.
