Γιατί χρειάζεστε τύπους και λειτουργίες;

Αυτή η τάξη για το σχολείο Geek απευθύνεται σε άτομα που χρησιμοποιούν το Excel ή προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν το Excel, αλλά εκφοβίζονται από την έννοια των τύπων και των λειτουργιών. Στόχος του είναι να σας κάνει έναν επαγγελματία Excel ή τουλάχιστον έναν ικανό ερασιτέχνη σε λίγα μόνο μαθήματα.

ΣΧΟΛΙΚΗ ΠΛΟΗΓΗΣΗ

1. Γιατί χρειάζεστε τύπους και λειτουργίες?
2. Ορισμός και δημιουργία μιας φόρμουλας
3. Σχετική και απόλυτη αναφορά κυψέλης και μορφοποίηση
4. Χρήσιμες λειτουργίες που πρέπει να γνωρίζετε
5. Αναζητήσεις, γραφήματα, στατιστικά στοιχεία και πίνακες περιστροφής

Σημείωση: για τους αρχαίους, αυτό είναι το πρώτο μάθημα στην πρώτη σειρά για το How-To Geek School. Θα διοργανώνουμε ένα νέο μάθημα κάθε βδομάδα, από Δευτέρα έως Παρασκευή, από τώρα μέχρι να καλύψουμε κάθε θέμα. Επομένως, μείνετε συντονισμένοι για περισσότερα, και θα κάνουμε μια επίσημη ανακοίνωση για το πώς λειτουργεί την επόμενη εβδομάδα.

Τι είναι το Excel και γιατί το χρειαζόμαστε?

Εάν είστε διαχειριστής γραφείου, πιθανώς χρησιμοποιείτε το Excel. Και αν είστε πωλητής. Εάν είστε οικονομικός αναλυτής, βέβαια, εσείς χρειάζομαι Προέχω. Για αυτά και για πολλά άλλα επαγγέλματα, η εργασία με υπολογιστικά φύλλα είναι ένα βασικό εργαλείο στην καθημερινή ρουτίνα.

Οι άνθρωποι που είναι μαθητές μαθηματικών πιθανότατα θα πάρουν αμέσως στο Excel και θα το χρησιμοποιήσουν σαν μια φυσική επέκταση των υπολογιστικών διαδικασιών τους. Οι περισσότεροι από εμάς ... ίσως χρειαστούν κάποια βοήθεια σε αυτό το τμήμα.

Εάν δεν δώσατε προσοχή στην τάξη άλγεβρας γυμνασίου, μην ανησυχείτε! Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μάθετε μερικές βασικές γνώσεις σχετικά με τις φόρμουλες και τις λειτουργίες από αυτή τη σειρά How-To Geek School και να τις εφαρμόσετε στη δουλειά σας.

Εάν δεν γνωρίζετε αν χρειάζεστε ή όχι το Microsoft Excel, τότε πιθανότατα δεν έχετε δείξει τι μπορεί να κάνει. Μόλις το ξέρετε, τότε μπορείτε να βρείτε τρόπους για να το χρησιμοποιήσετε στη δουλειά σας για να κάνετε πιο περίπλοκα και κουραστικά καθήκοντα ευκολότερα.

Το Microsoft Excel είναι κάτι περισσότερο από ένα πρόγραμμα για την εισαγωγή ονομάτων και αριθμών. Για παράδειγμα, εάν απλά θέλετε να απαριθμήσετε τα ονόματα των μαθητών στην τάξη σας τότε μπορείτε απλά να δημιουργήσετε ένα έγγραφο του Word. Το Word είναι καλό για να γράφετε δοκίμια και να κάνετε λίστες, αλλά για να κάνετε υπολογισμούς, χρειάζεστε τους τύπους και τις λειτουργίες του Excel.

Μια σύντομη περιήγηση της διασύνδεσης του Excel

Πριν βυθιστούμε, ας δούμε σύντομα τη διασύνδεση του Excel. Μπορεί να γνωρίζετε ήδη όλα αυτά τα πράγματα, αλλά ποτέ δεν πονάει να τα αναθεωρήσετε.

Όταν ανοίγετε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο Excel, είναι γνωστό ως "βιβλίο εργασίας" ή "βιβλίο" και κάθε υπολογιστικό φύλλο σε ένα βιβλίο είναι γνωστό ως "φύλλο εργασίας" ή "φύλλο".

Στην κορυφή της εφαρμογής κυριαρχεί η "κορδέλα" (γκρι), η οποία υποδιαιρείται σε "καρτέλες" (κόκκινο), οι οποίες στη συνέχεια υποδιαιρούνται σε "τμήματα" (μπλε).

Κάτω από την κορδέλα είναι το "πλαίσιο ονόματος", το οποίο σας επιτρέπει να μετονομάσετε τα "κελιά" και στη συνέχεια δεξιά από αυτό, είναι μια περιοχή που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε όλους τους σημαντικούς "τύπους". Εάν περάσετε πάνω από κάθε εικονίδιο, μπορείτε να δείτε ο σκοπός κάθε κουμπιού, αλλά αυτό που μας απασχολεί είναι η ευρεία περιοχή όπου θα εμφανιστούν οι τύποι και οι λειτουργίες μας.

Τέλος, το φύλλο εργασίας είναι διατεταγμένο σε "στήλες" (σημειωμένες με γράμματα) και "σειρές" (που υποδεικνύονται με αριθμούς). Κάθε τοποθεσία είναι ένα "κελί" και μια ομάδα κελιών είναι γνωστή ως "περιοχή". Αν έχετε πολλά φύλλα σε ένα βιβλίο, μπορείτε να τα γυρίσετε γρήγορα χρησιμοποιώντας τις καρτέλες που βλέπετε κάτω από το φύλλο. Κάτω από αυτό, στη γκρι γραμμή κατάστασης, μπορείτε να προσαρμόσετε τις προβολές σελίδων και το επίπεδο ζουμ.

Αυτό είναι, πολύ απλό, και απλά μια σύντομη επισκόπηση μερικών από την ορολογία που θα συναντήσετε σε αυτή τη σειρά HTG School.

Τι είναι μια λειτουργία?

Μια συνάρτηση είναι ένας υπολογισμός ή μια λειτουργία που επιστρέφει ένα αποτέλεσμα. Οι είσοδοι μιας συνάρτησης ονομάζονται "επιχειρήματα".

Όλες οι λειτουργίες αρχίζουν με ένα σύμβολο ίσων [=]. Με αυτό τον τρόπο το Excel δεν ξέρει να αντιμετωπίζει τα επιχειρήματα ως κείμενο. Για παράδειγμα, = AVERAGE (2,4) είναι μια συνάρτηση αλλά η μέση τιμή (2,4) είναι απλά μια σειρά κειμένου. Χωρίς μια ισοτιμία, το Excel δεν θα υπολογίσει ένα αποτέλεσμα. Τα επιχειρήματα σε αυτήν τη λειτουργία είναι 2 και 4.

Σημειώστε ότι το Excel χρησιμοποιεί κεφαλαία γράμματα για τη λίστα λειτουργιών, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γράμματα με κεφαλαία γράμματα όταν γράφετε.

Στο Excel, η "Βιβλιοθήκη λειτουργιών" βρίσκεται στην καρτέλα "Φόρμες".

Υπάρχουν 13 κατηγορίες λειτουργιών, μερικές από τις οποίες είναι:

• Μαθηματική: Μέση () - υπολογίζει τον μέσο όρο μιας σειράς αριθμών.
• Ημερομηνία και ώρα: DATEVALUE () - μετατρέπει μια σειρά κειμένου όπως "30 Νοεμβρίου 2013" σε έναν αριθμό, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον αριθμό σε άλλες λειτουργίες ημερομηνίας και ώρας. Δεν μπορείτε να κάνετε μαθηματικά με ημερομηνίες, εκτός αν τα μετατρέψετε πρώτα σε αριθμούς. Εξηγούμε λεπτομερώς αυτό στο Μάθημα 4.
• Κείμενο: LEN () - επιστρέφει το μήκος μιας συμβολοσειράς. Για παράδειγμα = LEN ("Excel") είναι 5.
• Λογική: IF () - η συνάρτηση IF () είναι γραμμένη όπως = IF (τότε Α, αλλιώς Β). Έτσι, εάν "test" είναι αληθινό, τότε το αποτέλεσμα είναι A; αν το "test" δεν είναι αληθές, τότε B.
• Αναζήτηση και αναφορά: Αυτά είναι απαραίτητα για τιμές αναζήτησης σε άλλο σημείο του υπολογιστικού φύλλου. Για παράδειγμα, το VLOOKUP εξετάζει έναν πίνακα τιμών για να βρει ένα κελί.

Πώς θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτό το τελευταίο; Λοιπόν, για να πάρετε την ημέρα της εβδομάδας σε κείμενο από μια λειτουργία ημερομηνίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP για να σαρώσετε ένα τραπέζι για να μετατρέψετε αυτόν τον αριθμό σε κάτι πιο κατανοητό, όπως "Τετάρτη".

Υπάρχουν επίσης ειδικές λειτουργίες για οικονομικά, μηχανικά και στατιστικά στοιχεία που παρατίθενται ξεχωριστά στο μενού "Περισσότερες λειτουργίες".

Τι είναι η Formula?

Ο τύπος είναι ένας συνδυασμός "χειριστών", "τελεστών" και "λειτουργιών".

Για παράδειγμα, η συνάρτηση = SUM προσθέτει μια λίστα με αριθμούς (χρησιμοποιείται τόσο συχνά, που αναφέρεται στο πρώτο μενού στο Excel, συντομευμένο από το ελληνικό γράμμα Sigma (Σ), που είναι η σημείωση που χρησιμοποιούν οι μαθηματικοί για να αθροίσουν μια σειρά ).

Χρησιμοποιείτε έναν τύπο όπως να κάνετε έναν υπολογισμό με το χέρι. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να τοποθετήσετε τον οικογενειακό σας προϋπολογισμό σε έναν τύπο όπως αυτό:

Υπόλοιπα μετρητά = (4 * εβδομαδιαίο μισθό) - υποθήκη - τροφή - υπηρεσίες κοινής ωφέλειας

Οι χειριστές πολλαπλασιάζονται [*] και αφαιρούνται [-]. Οι τελεστές είναι οι τιμές "εβδομαδιαίο μισθό", "υποθήκη", "φαγητό" και "επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας". Το αποτέλεσμα είναι "υπόλοιπα μετρητών".

Ονόματα και διευθύνσεις

Οι τιμές για το "φαγητό" και τους άλλους τελεστές είναι ονόματα που ορίζετε στο Excel. Χωρίς "όνομα", θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη "διεύθυνση".

Η διεύθυνση ενός κελιού γράφεται με τη χρήση συμβολής γραμμής-στήλης. Στις σειρές δίνονται αριθμοί και οι στήλες, τα γράμματα. Το πρώτο κελί στο υπολογιστικό φύλλο είναι A1. Όταν φτάσετε στο τέλος του αλφαβήτου, οι σειρές αριθμούνται σε AA, AB, BA, BB και ούτω καθεξής.

Οι τύποι μπορεί να είναι πιο περίπλοκοι από το παράδειγμα οικογενειακού προϋπολογισμού. Στο γυμνάσιο μάθατε ότι η περιοχή ενός κύκλου είναι η ακτίνα φορές pi τετραγωνισμένη ή πρ².

Στο Excel, μπορείτε να γράψετε αυτό χρησιμοποιώντας τον τύπο = PI () * ακτίνα ^ 2.

Εδώ, το PI () είναι το λειτουργία που επιστρέφει τον αριθμό 3.14 και η "ακτίνα" είναι ένα "όνομα" που δώσαμε σε ένα κελί που περιέχει την ακτίνα. οι "χειριστές" είναι ο εκθέτης (^) και ο πολλαπλασιαστής (*).

Παραγγελία και Προτεραιότητα

Οι παρενθέσεις χρησιμοποιούνται για να υποδηλώνουν τη σειρά και την προτεραιότητα στους υπολογισμούς.

Η περιοχή ενός κύκλου μπορεί επίσης να γράφεται πρr αλλά όχι (πr)², έτσι πρέπει να καταλάβετε τη σειρά και την προτεραιότητα για να πάρετε τη σωστή απάντηση. Οι εκθέτες αξιολογούνται πριν από τον πολλαπλασιασμό, επομένως δεν χρειάζονται παρενθέσεις στην περίπτωση αυτή. Η λειτουργία τετράγωνο πρώτα την ακτίνα, τότε πολλαπλασιάζεται με την ακτίνα Pi.

Εάν θελήσατε να εξαλείψετε οποιαδήποτε πιθανή αμφιβολία θα μπορούσατε να είστε σαφής και να γράψετε = Pi * (ακτίνα ^ 2).

Θα εξετάσουμε περαιτέρω τη σειρά και την προτεραιότητα στο Μάθημα 2.

Αμέσως μετά…

Για το υπόλοιπο της σειράς αυτής, θα επικεντρωθούμε σε τέσσερις βασικούς τομείς:

Μάθημα 2: Ορισμός και δημιουργία τύπων

Για να ξεκινήσετε, το πρώτο στοιχείο που θα εξερευνήσετε είναι πώς να δημιουργήσετε τύπους και να κατανοήσετε τους βασικούς κανόνες:

• Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμουλα
• Υπολογιστές
• Τάξη και προτεραιότητα
• Επιδείξτε πώς χρησιμοποιείται μια συνάρτηση μέσα σε έναν τύπο

Μάθημα 3: Αναφορά κυψέλης και μορφοποίηση

Σε αυτό το μάθημα, συζητούμε τους τρεις τύπους αναφοράς κυττάρων (σχετικές, απόλυτες και μικτές), τη μορφοποίηση, τον τρόπο μετακίνησης ή αντιγραφής και τη διατύπωση, και τις κυκλικές αναφορές.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια φόρμουλα στο κελί B1 που λέει = A1 * 2. Αν αντιγράψετε αυτόν τον τύπο στο κελί B2 (ένα κελί προς τα δεξιά), τότε η αναφορά κυττάρων αλλάζει επίσης.

Ο νέος τύπος λέει B1 * 2. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο του δολαρίου ($) για να αγκυρώσετε την αναφορά κελύφους έτσι ώστε η αντιγραφή να μην αλλάξει από εκεί που δείχνει (μην ανησυχείτε, καλύπτουμε αυτό σε λίγο).

Μάθημα 4: Χρήσιμες λειτουργίες που πρέπει να γνωρίζετε

Αυτό το μάθημα εξηγεί μερικές από τις πιο κοινές λειτουργίες και πώς μπορούμε να τις εφαρμόσουμε σε χρήσιμους υπολογισμούς και πώς να "φωλιάζουμε" τις λειτουργίες.

Για να φωλιέστε μια λειτουργία σημαίνει να βάλλετε μία λειτουργία μέσα σε μια άλλη. Για παράδειγμα, αν θέλετε να μάθετε ποια ημέρα είναι σήμερα, γράψτε = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () δίνει τη σημερινή ημερομηνία και το WEEKDAY () την μετατρέπει σε αριθμό από 1 έως 7. ΤΩΡΑ () είναι "ένθετο" εντός WEEKDAY ().

Μάθημα 5: Προηγμένες λειτουργίες: Αν, Ενοχ.-Αν και Αναζητήσεις

Αν θέλετε να δημιουργήσετε σύνθετα μοντέλα ή αλγόριθμους, θα πρέπει να ξέρετε πώς να συνδυάσετε τις λειτουργίες λογικής και αναζήτησης, συμπεριλαμβανομένων IF και ένθετων IF καταστάσεων και αναζητήσεων, συμπεριλαμβανομένων των VLOOKUP και HLOOKUP.

Ένα παράδειγμα της λειτουργίας αναζήτησης θα είναι = COLUMN (). Αυτό δίνει τον αριθμό της στήλης μιας αναφοράς κυψέλης, π.χ., Α = ΣΤΗΛΗ (Α1).

Επίσης, θα καλύψουμε εν συντομία τα συγκεντρωτικά τραπέζια. Χρησιμοποιείται ένας πίνακας περιστροφής για την εξαγωγή σημασίας από τα δεδομένα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πάρετε μια λίστα των πωλήσεων και να τα ομαδοποιήσετε ανά περιοχή ή πρόσωπο πωλήσεων για να σας δώσει τα σύνολα για κάθε ένα.