Έκδοση, σύγκριση και συνδυασμός εγγράφων

Για το τελευταίο μάθημα αυτής της σειράς Geek School, πρόκειται να μιλήσουμε για την παρακολούθηση των εκδόσεων στο Word και τη σύγκριση και συνδυασμό των εγγράφων.

ΣΧΟΛΙΚΗ ΠΛΟΗΓΗΣΗ

1. Χρήση προτύπων για τη διασφάλιση της κοινής διάταξης και μορφοποίησης
2. Παρακολούθηση των αλλαγών που έγιναν σε ένα έγγραφο
3. Χρήση σχολίων για την ένδειξη αλλαγών σε ένα έγγραφο
4. Περιορισμός και προστασία εγγράφων και προτύπων
5. Έκδοση, σύγκριση και συνδυασμός εγγράφων

Η δυνατότητα "Εκδόσεις" στο Word καταργήθηκε στις πρόσφατες εκδόσεις του Word. Στο Word 2013, ο μόνος τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση σε προηγούμενες εκδόσεις ενός εγγράφου στο Word είναι να ανοίξετε προηγούμενες αυτόματα αποθηκευμένες (αυτόματα αποθηκευμένες) εκδόσεις του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε τα πρόσφατα μη αποθηκευμένα έγγραφα. Ωστόσο, δεν υπάρχει τυπική δυνατότητα εκδόσεων στο Word. Θα σας δείξουμε μια εναλλακτική λύση που μπορείτε εύκολα να προσθέσετε στο Word δωρεάν που θα σας προσφέρει αυτή την δυνατότητα.

Εάν πολλοί άνθρωποι έχουν εργαστεί σε διαφορετικά αντίγραφα του ίδιου αρχείου, αντί να χρησιμοποιήσουν τη δυνατότητα "Αλλαγές παρακολούθησης" σε ένα αντίγραφο του αρχείου, μπορείτε να συγκρίνετε τις δύο εκδόσεις του αρχείου για να δείτε τις διαφορές. Το Word περιέχει ένα εργαλείο σύγκρισης που σας επιτρέπει να συγκρίνετε δύο αρχεία, αρκεί να έχουν διαφορετικά ονόματα αρχείων. Θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία και πώς να διαβάσετε τα αποτελέσματα της σύγκρισης.

Εκτός από τη σύγκριση εγγράφων, μπορείτε να συνδυάσετε έγγραφα αφού τα συγκρίνετε. Θα σας δείξουμε πώς να συγχωνεύσετε δύο εκδόσεις του ίδιου εγγράφου και επίσης πώς να συγχωνεύσετε εύκολα δύο διαφορετικά έγγραφα, σε περίπτωση που πολλοί συγγραφείς έχουν εργαστεί σε ξεχωριστά τμήματα ενός εγγράφου.

Αφού γίνουν όλες οι αλλαγές, οι απαραίτητες συγκρίσεις και ο συνδυασμός των εγγράφων που έγιναν, μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας το Microsoft OneDrive. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το OneDrive σε οποιοδήποτε σημείο της διαδικασίας συνεργασίας για να παρέχετε πρόσβαση στο έγγραφο για άλλους αξιολογητές.

Παρακολουθήστε τις εκδόσεις ενός εγγράφου

Το Word χρησιμοποίησε μια τυπική λειτουργία έκδοσης που σας επέτρεψε να αποθηκεύσετε διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου μέσα στο ίδιο το έγγραφο. Αυτή η λειτουργία έχει εξαφανιστεί και ο μόνος τρόπος για να ανακτήσετε προηγούμενες εκδόσεις ενός εγγράφου είναι μέσω της δυνατότητας Αυτόματης Αποθήκευσης ή μέσω πρόσβασης σε μη αποθηκευμένα έγγραφα, εάν είναι διαθέσιμα.

Από προεπιλογή, το Word αποθηκεύει αυτόματα το έγγραφό σας σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Αυτή είναι η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης. Για να επιστρέψετε σε ένα προηγουμένως αποθηκευμένο αντίγραφο του εγγράφου σας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε ένα στοιχείο "(αυτόματη αποθήκευση)" από τη λίστα "Εκδόσεις".

Μπορείτε επίσης να αυξήσετε ή να μειώσετε το διάστημα για τη δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης στο Word.

Αν έχετε κλείσει το έγγραφό σας τυχαία χωρίς να αποθηκεύσετε ή χάσατε ενέργεια και ο υπολογιστής απενεργοποιήθηκε απροσδόκητα, μπορείτε να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα έγγραφα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση εκδόσεων" στην οθόνη "Πληροφορίες". Επιλέξτε "Ανάκτηση μη αποθηκευμένων εγγράφων" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Αν υπήρχαν διαθέσιμα μη αποθηκευμένα αρχεία, θα εμφανίζονταν στο παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα" που εμφανίζεται.

Εναλλακτικές λύσεις για την αποθήκευση εκδόσεων ενός εγγράφου του Word

Υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για την προσθήκη ενός συστήματος εκδόσεων στο Word. Το ένα είναι ένα πρόσθετο για το Word, που ονομάζεται Αποθήκευση εκδόσεων, και ένα άλλο είναι ένα plugin που λειτουργεί με ένα εξωτερικό πρόγραμμα ελέγχου έκδοσης που ονομάζεται Perforce.

Το πρόσθετο "Αποθήκευση εκδόσεων" σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε εύκολα αριθμημένες εκδόσεις ενός εγγράφου του Word μέσα από το αρχείο.

Το Perforce είναι ένα πρόγραμμα ελέγχου έκδοσης που διατίθεται δωρεάν για μέχρι 20 χρήστες. Παρέχουν μια προσθήκη για το Microsoft Office που επιτρέπει στα αρχεία Microsoft Word, Excel, PowerPoint και Project να αποθηκεύονται εύκολα και να διαχειρίζονται στο Perforce μέσα από τα προγράμματα.

Συγκρίνετε δύο εκδόσεις του ίδιου εγγράφου

Εάν ένας κριτικός ξεχάσει να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία "Παρακολούθηση αλλαγών" και δεν τον κλειδώσατε στο έγγραφο, μπορείτε να συγκρίνετε τις δύο εκδόσεις του εγγράφου και να αποδεχτείτε και να απορρίψετε αλλαγές βάσει της σύγκρισης. Το μόνο που χρειάζεστε είναι το πρωτότυπο έγγραφο και το αναθεωρημένο έγγραφο. Κάθε αρχείο πρέπει να έχει διαφορετικό όνομα.

Οι λειτουργίες "Συγκρίνετε" και "Συνδυάστε" είναι παρόμοιες, αλλά το καθένα έχει το σκοπό του. Εάν διαθέτετε μόνο δύο έγγραφα που θέλετε να συγκρίνετε και κανένας δεν περιέχει αλλαγές που έχουν παρακολουθηθεί, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Συγκρίνετε". Αν έχετε δύο ή περισσότερα έγγραφα που περιέχουν αλλαγές που παρακολουθούνται και πρέπει να παρακολουθείτε ποιος άλλαξε τι και πότε, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Συνδυασμός", που περιγράφεται αργότερα σε αυτό το μάθημα.

Για να συγκρίνετε την αρχική και την αναθεωρημένη έκδοση ενός εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή "Σύγκριση" στην ενότητα "Σύγκριση" της καρτέλας "Επανεξέταση" και επιλέξτε "Σύγκριση" από το αναπτυσσόμενο μενού.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν μπορείτε να συγκρίνετε τα δύο έγγραφα αν κάποια από αυτές είναι προστατευμένη για αλλαγές που έχουν εντοπιστεί ή έχει εφαρμοστεί κάποιο είδος προστασίας εγγράφων. Αφαιρέστε την προστασία εγγράφων για να συνεχίσετε τη σύγκριση των εγγράφων. Δείτε το Μάθημα 2 για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ξεκλειδώματος της δυνατότητας παρακολούθησης αλλαγών και του Μάθημα 4 για πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση των περιορισμών μορφοποίησης και επεξεργασίας από ένα έγγραφο και έναν κωδικό πρόσβασης που έχει εκχωρηθεί σε ένα έγγραφο για να το ανοίξετε.

Στο παράθυρο διαλόγου "Συγκρίνετε τα έγγραφα", επιλέξτε το "Πρωτότυπο έγγραφο" από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Επιλέξτε το "Αναθεωρημένο έγγραφο" από την αναπτυσσόμενη λίστα. Στο πλαίσιο του "Αναθεωρημένου εγγράφου", καθορίστε μια ετικέτα που θα εφαρμοστεί στις αλλαγές, ώστε να γνωρίζετε ποιος τους έκανε στο πλαίσιο "Ετικέτες αλλαγές με". Μπορεί να είναι το όνομα ενός χρήστη ή ό, τι θέλετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερες επιλογές.

Στην ενότητα "Ρυθμίσεις σύγκρισης", επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε να συγκρίνετε στα δύο έγγραφα. Από προεπιλογή, όλα τα στοιχεία είναι επιλεγμένα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το στοιχείο "Εισαγωγές και διαγραφές" είναι πάντα γκρίζο και πάντα ελεγμένο. Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή "Συγκρίνετε" ή "Συνδυάστε", οι παρεμβολές και οι διαγραφές θα συγκριθούν πάντοτε.

Στην ενότητα "Εμφάνιση αλλαγών σε", επιλέξτε να συγκρίνετε τον χαρακτήρα κατά χαρακτήρα ("Επίπεδο χαρακτήρων") ή λέξη με λέξη ("Επίπεδο λέξης"). Το "επίπεδο χαρακτήρων" σας επιτρέπει να δείτε τις ακριβείς αλλαγές που έγιναν. Για παράδειγμα, αν το αρχικό έγγραφο έχει τη λέξη "to" και το αναθεωρημένο έγγραφο έχει τη λέξη "πάρα πολύ", στο οποίο προστέθηκε ένα "o", η ρύθμιση "Επίπεδο Word" θα σας έδειχνε ότι το "to" "Ωστόσο, η ρύθμιση" Επίπεδο χαρακτήρων "θα δείχνει το γεγονός ότι προστέθηκε ένα" o ".

Από προεπιλογή, η λειτουργία "Σύγκριση" τοποθετεί τις αλλαγές σε ένα νέο έγγραφο, όπως φαίνεται στην ενότητα "Εμφάνιση αλλαγών σε". Ωστόσο, μπορείτε να επιλέξετε να τοποθετήσετε τις αλλαγές στο "Αρχικό έγγραφο" ή στο "Αναθεωρημένο έγγραφο".

Κάντε κλικ στο "OK" μόλις κάνετε τις επιλογές σας.

Η σύγκριση μεταξύ των δύο εγγράφων γίνεται και οι αλλαγές εμφανίζονται στο συγκεκριμένο έγγραφο. Στο παράδειγμά μας, επιλέξαμε να αποδεχτούμε την προεπιλεγμένη εμφάνιση των αλλαγών σε ένα νέο έγγραφο. Το "Αρχικό έγγραφο" και το "Αναθεωρημένο έγγραφο" εμφανίζονται σε ένα παράθυρο στα δεξιά του "Συγκριθέντος εγγράφου" που θα χρησιμοποιηθεί ως αναφορά. Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία τους.

Εάν δεν εμφανίζεται το παράθυρο που περιέχει τα πρωτότυπα και τα αναθεωρημένα έγγραφα, κάντε κλικ στην επιλογή "Σύγκριση" στην ενότητα "Σύγκριση" της καρτέλας "Αναθεώρηση". Στη συνέχεια, επιλέξτε "Εμφάνιση εγγράφου προέλευσης" και, στη συνέχεια, "Εμφάνιση και των δύο". Μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Εμφάνιση πρωτοτύπου" ή "Εμφάνιση αναθεωρημένου", εάν δεν θέλετε να προβάλλετε και τα δύο.

Το "Παράθυρο ανασκόπησης", το οποίο περιγράφεται συνοπτικά στο Μάθημα 2 και με περισσότερες λεπτομέρειες στο Μάθημα 3, εμφανίζεται επίσης στα αριστερά του "Συγκριτικού εγγράφου".

Στο "Σύγκριση εγγράφου", μπορείτε να περάσετε από τις αλλαγές που παρακολουθούνται, όπως περιγράφεται στο Μάθημα 2, αποδεχόμενοι ή απορρίπτοντας κάθε αλλαγή.

Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το έγγραφο σύγκρισης με διαφορετικό όνομα και θα έχετε ένα έγγραφο που περιέχει αλλαγές τόσο από το πρωτότυπο όσο και από τα αναθεωρημένα έγγραφα.