Χρήση προτύπων για τη διασφάλιση της κοινής διάταξης και μορφοποίησης

Το Microsoft Word είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την επεξεργασία εγγράφων σε μια ομαδική ρύθμιση. Υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά που υποστηρίζουν την εύκολη συνεργασία, συμπεριλαμβανομένων προτύπων, παρακολούθησης αλλαγών και αναθεωρήσεων, σχολίων, περιορισμού και προστασίας εγγράφων και σύγκρισης και συγχώνευσης εγγράφων.

1. Χρήση προτύπων για τη διασφάλιση της κοινής διάταξης και μορφοποίησης
2. Παρακολούθηση των αλλαγών που έγιναν σε ένα έγγραφο
3. Χρήση σχολίων για την ένδειξη αλλαγών σε ένα έγγραφο
4. Περιορισμός και προστασία εγγράφων και προτύπων
5. Έκδοση, σύγκριση και συνδυασμός εγγράφων

Τα εργαλεία συνεργασίας του Word σάς επιτρέπουν να ολοκληρώσετε πράγματα που ακόμα και μόλις πριν από 20 χρόνια θα απαιτούσαν την εκτύπωση όλου του περιεχομένου, την απομάκρυνσή του σε έναν κριτή ή σε αναθεωρητές, όπου τότε θα σηματοδοτούσαν τα πάντα με μελάνι και στη συνέχεια θα τα παρέδωσαν πίσω . Στη συνέχεια, θα κάνετε τις αλλαγές σας, θα τις εκτυπώσετε ξανά και θα τις δώσετε για ένα άλλο γύρο αναθεωρήσεων. Αυτό είναι τόσο χρονοβόρο όσο και σπατάλη.

Με το Word, ωστόσο, μπορείτε απλά να κάνετε σχόλια και διορθώσεις στο έγγραφο, ενώ παρακολουθείτε εύκολα κάθε αλλαγή, ώστε όλοι οι συνεργάτες να μπορούν να δουν πού πηγαίνει και πώς διαμορφώνεται. Δεν χρειάζεται να το εκτυπώσετε ή να το παραδώσετε. Μπορείτε απλά να αποθηκεύσετε την εργασία σας σε έναν κοινόχρηστο φάκελο ή να στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξοικονομώντας τους τόνους πολύτιμου χρόνου!

Στόχος αυτής της σειράς είναι να σας παρουσιάσει και να εξοικειώσει με τις δυνατότητες συνεργασίας στο Microsoft Word 2013, αν και πολλά από αυτά που συζητούμε θα πρέπει να είναι διαθέσιμα και σε προηγούμενες εκδόσεις. Αυτό θα είναι χρήσιμο αν είστε απλώς φοιτητής που παραδίδει το έγγραφό σας σε κάποιον άλλο για να διδαχθεί ή να επεξεργαστεί μια μεγάλη δημοσίευση η οποία θα περάσει από αρκετές αναθεωρήσεις και κριτές.

Πρότυπα και έγγραφα

Όταν συνεργάζεστε σε μια ομαδική ρύθμιση, ο καθένας που χρησιμοποιεί συνεπή μορφοποίηση είναι απαραίτητη. Μπορείτε εύκολα να το ολοκληρώσετε χρησιμοποιώντας πρότυπα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε όλα τα στυλ και τη μορφοποίηση σε ένα πρότυπο, να επισυνάψετε το πρότυπο στο έγγραφο και να διανείμετε το πρότυπο σε όσους εργάζονται στο έγγραφο. Ένα πρότυπο είναι ουσιαστικά ο οδηγός του Word για τον τρόπο εμφάνισης του εγγράφου και του περιβάλλοντος εργασίας σας.

Κάθε έγγραφο στο Word βασίζεται σε ένα πρότυπο. Οποτεδήποτε δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο στο Word, ένα πρότυπο επισυνάπτεται αυτόματα, ακόμη και όταν δημιουργείτε ένα νέο "κενό έγγραφο".

Το νέο έγγραφο που βασίζεται στο πρότυπο περιέχει όλα τα στυλ και τη μορφοποίηση που χρειάζεστε. Μπορεί να περιλαμβάνει ακόμη και τυποποιημένο κείμενο, στυλ, κεφαλίδες, υποσέλιδα, ειδικές γραμμές εργαλείων και άλλες κοινές πληροφορίες που απαιτούνται για παρόμοια έγγραφα βάσει του προτύπου. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε ένα πρότυπο σε ένα υπάρχον έγγραφο, εάν έχετε δημιουργήσει το πρότυπο αφού αρχίσετε να εργάζεστε στο έγγραφο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν επισυνάπτετε ένα πρότυπο σε ένα υπάρχον έγγραφο, οι πληροφορίες εγκατάστασης σελίδας, όπως ο προσανατολισμός της σελίδας και τα περιθώρια, δεν εφαρμόζονται στο έγγραφο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι πληροφορίες εγκατάστασης σελίδας είναι διαφορετικές για κάθε ενότητα του εγγράφου σας, αν χωρίζετε το έγγραφό σας σε ενότητες. Το Word δεν γνωρίζει ποια ενότητα εφαρμόζει τις πληροφορίες εγκατάστασης σελίδας.

Για το λόγο αυτό, σας συνιστούμε να προγραμματίσετε το έργο σας όταν επεξεργάζεστε ένα έγγραφο σε μια συνεργατική ρύθμιση και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το έγγραφο που μπορείτε να εφαρμόσετε στο νέο έγγραφο πριν αρχίσετε να το επεξεργάζεστε.

Το πρότυπο κανονικού προτύπου και τα προσαρμοσμένα προσωπικά πρότυπα

Το Word εγκαθιστά με ένα κανονικό πρότυπο και περισσότερα πρότυπα είναι διαθέσιμα στο Office.com. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε όσα από τα προσαρμοσμένα προσωπικά σας πρότυπα θέλετε. Εάν δεν επιλέξετε ένα ενσωματωμένο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, το Word εκχωρεί αυτόματα το πρότυπο "normal.dotm" σε σας.

Υπάρχουν δύο επεκτάσεις που χρησιμοποιούνται για αρχεία προτύπων, DOTX και DOTM. Το DOTX χρησιμοποιείται για πρότυπα που δεν χρησιμοποιούν μακροεντολές και το DOTM χρησιμοποιείται για πρότυπα που κάνουν.

Το πρότυπο Normal βρίσκεται στο φάκελο "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" μαζί με τα πρότυπα που μπορείτε να κάνετε λήψη από το Office.com. Ανατρέξτε στον Οδηγό του How-To Geek School για τη μορφοποίηση του Word 2013 για περισσότερες πληροφορίες.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σε όλη αυτή τη σειρά, ίσως να αναρωτιέστε γιατί οι εικόνες εμφανίζουν τις καρτέλες στο Word με κεφαλαία και πεζά (ή περίπτωση τίτλου) αντί για όλα τα κεφαλαιοποιημένα όπως μπορεί να είναι στον υπολογιστή σας. Υπάρχει ένα τέχνασμα για να αλλάξετε την κεφαλαιοποίηση στις καρτέλες που εξηγούμε στο άρθρο μας, πώς να αλλάξετε την κεφαλαιοποίηση της Γραμμής Κορδέλας του Office 2013.

Αλλάξτε την τοποθεσία των προσωπικών προτύπων

Τα προσαρμοσμένα προσωπικά πρότυπα αποθηκεύονται σε διαφορετική θέση από το πρότυπο Normal και τα πρότυπα που έχουν ληφθεί από το Office.com. Το Word αποθηκεύει προσωπικά πρότυπα στα "C: \ Users \ Documents \ Custom Office Templates" από προεπιλογή.

Ωστόσο, αυτή η θέση μπορεί να αλλάξει. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" στη λίστα στοιχείων στην αριστερή πλευρά της οθόνης "Πληροφορίες".

Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές λέξεων", κάντε κλικ στην επιλογή "Για προχωρημένους" στη λίστα των στοιχείων στα αριστερά.

Στην ενότητα "Γενικά", κάντε κλικ στην επιλογή "Τοποθεσίες αρχείων".

Στο παράθυρο διαλόγου "Τοποθεσίες αρχείων", επιλέξτε "Πρότυπα χρήστη" στη λίστα τύπων αρχείων και τοποθεσιών και κάντε κλικ στην επιλογή "Τροποποίηση".

Στο παράθυρο διαλόγου "Τροποποίηση θέσης", μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα προσωπικά σας πρότυπα, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο "OK".

Η νέα διαδρομή εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου "Τοποθεσίες αρχείων". Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές του Word".

Πρέπει επίσης να καθορίσετε την προεπιλεγμένη θέση για τα προσωπικά πρότυπα, επομένως θα έχετε πρόσβαση στα προσωπικά σας πρότυπα στην οθόνη "Νέα" κατά τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου. Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Επιλογές". Αυτή τη φορά, στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές", κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στη λίστα στα αριστερά.

Στην ενότητα "Αποθήκευση εγγράφων", εισαγάγετε την ίδια διαδρομή που καθορίσατε στο παράθυρο διαλόγου "Τοποθεσίες αρχείων" νωρίτερα στην περιοχή "Προεπιλεγμένα προσωπικά πρότυπα" και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".