Περιορισμός και προστασία εγγράφων και προτύπων

Ο περιορισμός και η προστασία ενός εγγράφου διασφαλίζει ότι είστε η τελική αρχή για την πρόοδό του.

ΣΧΟΛΙΚΗ ΠΛΟΗΓΗΣΗ

1. Χρήση προτύπων για τη διασφάλιση της κοινής διάταξης και μορφοποίησης
2. Παρακολούθηση των αλλαγών που έγιναν σε ένα έγγραφο
3. Χρήση σχολίων για την ένδειξη αλλαγών σε ένα έγγραφο
4. Περιορισμός και προστασία εγγράφων και προτύπων
5. Έκδοση, σύγκριση και συνδυασμός εγγράφων

Παρόλο που ίσως να θέλετε άλλους κριτικούς να προτείνουν αλλαγές και να κάνουν σχόλια σε ένα έγγραφο, μπορεί να υπάρχουν φορές που θέλετε να τους περιορίσετε να επεξεργαστείτε και να αλλάξετε τη μορφοποίηση.

Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να επιβάλλετε την παρακολούθηση αλλαγών ή να περιορίσετε τους κριτικούς να σχολιάζουν μόνο. Το όλο ζήτημα αυτό είναι να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας δεν μπορεί να τροποποιηθεί κατά τρόπο που δεν συμμορφώνεται με το όραμα ή το στυλ σας.

Σε αυτό το μάθημα θα σας δείξουμε πώς να περιορίσετε τη μορφοποίηση και τους τύπους επεξεργασίας που μπορούν να εκτελέσουν άλλοι αξιολογητές στο έγγραφό σας. Μόλις το έγγραφό σας είναι κοντά στην τελική κατάσταση, μπορείτε να το χαρακτηρίσετε ως τελικό για να αποφύγετε τυχαίες αλλαγές.

Επίσης, ίσως θελήσετε να περιορίσετε την πρόσβαση στο έγγραφό σας για να συμπεριλάβετε μόνο την ομάδα των κριτών. Θα σας δείξουμε πώς να προστατεύσετε το έγγραφο σας με κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, μπορείτε να πείτε μόνο στην ομάδα σας τον κωδικό πρόσβασης και κανένας άλλος δεν θα μπορέσει να ανοίξει το έγγραφο.

Θα ξεκινήσουμε τα πράγματα, εισάγοντας σας στον περιορισμό της μορφοποίησης σε ένα έγγραφο.

Περιορίστε τη μορφοποίηση σε ένα έγγραφο

Όταν διανέμετε ένα έγγραφο για άλλους για έλεγχο, ενδέχεται να μην θέλετε να αλλάξουν τη μορφοποίηση του εγγράφου. Το Word σάς επιτρέπει να περιορίσετε όλα ή μερικά από τα θέματα και τα στυλ, καθώς και να επιτρέψετε στους κριτικούς να αλλάξουν μερικά θέματα και στυλ. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Περιορισμός επεξεργασίας" στην ενότητα "Προστασία" της καρτέλας "Επανεξέταση".

Το παράθυρο "Περιορισμός επεξεργασίας" εμφανίζεται στα δεξιά του κύριου κειμένου. Στην ενότητα "Περιορισμοί μορφοποίησης", επιλέξτε "Περιορισμός μορφοποίησης σε μια επιλογή στυλ" και κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Ρυθμίσεις ...".

Στο παράθυρο διαλόγου "Περιορισμοί μορφοποίησης", όλα τα στυλ στο πλαίσιο "Έλεγχος στυλ επιτρέπονται επί του παρόντος" έχουν επιλεγεί από προεπιλογή. Για να επιλέξετε μόνο ορισμένα στυλ που θα χρησιμοποιηθούν στο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Κανένα" για να αποεπιλέξετε όλα τα στυλ και, στη συνέχεια, να επιλέξετε αυτά που θέλετε να επιτρέψετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα συνιστώμενα ελάχιστα στυλ του Word που επιτρέπεται κάνοντας κλικ στο "Προτεινόμενο Ελάχιστο". Επιλέξτε επιπρόσθετους περιορισμούς στην ενότητα "Μορφοποίηση" στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου, αν θέλετε και κάντε κλικ στο "OK".

Το παρακάτω παράθυρο διαλόγου εμφανίζει το ερώτημα εάν θέλετε να καταργήσετε στυλ που δεν επιτρέπονται. Σας συνιστούμε να μην το κάνετε. Μπορεί να αποδειχθεί ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα στυλ στο έγγραφο στο μέλλον. Άλλοι αξιολογητές δεν θα μπορούν να τις αλλάξουν ή να τις εφαρμόσουν.

Κάντε κλικ στο "Όχι" για να διατηρήσετε τα στυλ που δεν επιτρέπονται στο έγγραφό σας.

Πριν να εφαρμοστούν αυτοί οι περιορισμοί, πρέπει να αρχίσετε να προστατεύετε. Θα συζητήσουμε αυτό αφού σας δείξει πώς να περιορίσετε την επεξεργασία.

Περιορίστε την επεξεργασία σε ένα έγγραφο

Εκτός από τον περιορισμό της μορφοποίησης για τους αναθεωρητές ενός εγγράφου, μπορείτε επίσης να περιορίσετε τον τύπο των κριτικών επεξεργασίας που μπορούν να εκτελέσουν σε ένα έγγραφο. Στο παράθυρο "Περιορισμός επεξεργασίας", επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο" και επιλέξτε μια επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα για να υποδείξετε τον τύπο επεξεργασίας που θέλετε να επιτρέψετε στο έγγραφό σας. Μπορείτε να επιτρέψετε σε άλλους κριτικούς να παρακολουθούν μόνο τις αλλαγές, να εισάγουν σχόλια ή να συμπληρώνουν φόρμες. Μπορείτε ακόμη και να περιορίσετε το έγγραφο έτσι ώστε άλλα άτομα να μπορούν μόνο να το διαβάσουν και να μην κάνουν αλλαγές.

Μπορείτε να ρωτήσετε ποια είναι η διαφορά μεταξύ του περιορισμού της επεξεργασίας και των αλλαγών που παρακολουθούνται και της "κλειδώματος" των "Παρακολούθησης αλλαγών", όπως περιγράφεται στο Μάθημα 2. Στην πραγματικότητα δεν υπάρχει διαφορά. η λειτουργικότητα είναι η ίδια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε μέθοδο είναι ευκολότερη για εσάς.

Μπορείτε να ορίσετε εξαιρέσεις από την περιορισμένη μορφοποίηση και επεξεργασία, ή άτομα που έχουν τη δυνατότητα να επεξεργαστούν ελεύθερα το έγγραφο. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Περισσότεροι χρήστες ..." στην ενότητα "Εξαιρέσεις (προαιρετικά)" του παραθύρου "Περιορισμός επεξεργασίας".

Στο παράθυρο διαλόγου "Προσθήκη χρηστών", μπορείτε να προσθέσετε χρήστες από τον τρέχοντα υπολογιστή, από έναν τομέα στον οποίο ανήκει ο τρέχων υπολογιστής ή εισάγοντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιου. Ξεχωρίστε όλους τους χρήστες και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα ερωτηματικό και κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε.

Τα άτομα που προσθέσατε στο παράθυρο διαλόγου "Προσθήκη χρηστών" εμφανίζονται στο πλαίσιο "Ιδιώτες" στην ενότητα "Εξαιρέσεις (προαιρετικά)" του παραθύρου "Περιορισμός επεξεργασίας". Επιλέξτε το σύνολο ή μέρος του εγγράφου στο οποίο θέλετε να επεξεργαστείτε ένα άτομο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για αυτό το άτομο στο πλαίσιο "Ιδιώτες".

Τώρα που έχετε περιορίσει τη μορφοποίηση και την επεξεργασία για το έγγραφο όπως είναι επιθυμητό, ​​θα πρέπει να ενημερώσετε το Word για να ξεκινήσει την επιβολή της προστασίας για να τεθεί σε ισχύ. Στην ενότητα "Εκτέλεση εφαρμογής" του παραθύρου "Περιορισμός επεξεργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ναι, Εκτέλεση εφαρμογής προστασίας".

Στο παράθυρο διαλόγου "Έναρξη εφαρμογής προστασίας", βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την επιλογή "Κωδικός πρόσβασης", εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης δύο φορές και κάντε κλικ στο "OK".

Σημειώστε ότι ο κωδικός πρόσβασης δεν είναι απαραίτητος και δεν προστατεύει πλήρως το έγγραφο (το έγγραφο δεν είναι κρυπτογραφημένο). Απλώς συμβάλλει στην αποτροπή της απενεργοποίησης των περιορισμών μορφοποίησης και επεξεργασίας.

Εάν επιλέξετε "Έλεγχος ταυτότητας χρήστη", θα δείτε πιθανόν το ακόλουθο σφάλμα:

"Το μηχάνημά σας δεν έχει ρυθμιστεί για Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM). Για να ρυθμίσετε το IRM, συνδεθείτε στο Office, ανοίξτε ένα υπάρχον μήνυμα ή έγγραφο που προστατεύεται από IRM ή επικοινωνήστε με την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών. "

Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Είναι πολύ απλούστερο.

Μόλις εφαρμοστούν οι περιορισμοί, το παράθυρο "Περιορισμός επεξεργασίας" εμφανίζει το κατάλληλο κείμενο που επιτρέπει στον κριτικό να εκτελεί μόνο τις επιτρεπόμενες εργασίες επεξεργασίας και μορφοποίησης.