Τα φίλτρα αλληλογραφίας και το σύστημα Star

Το σημερινό μάθημα Geek School θα διευρύνει τη συζήτησή μας για τις ετικέτες στο Gmail για να συμπεριλάβουμε φίλτρα και στη συνέχεια να προχωρήσουμε στην παρακολούθηση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρια.

ΣΧΟΛΙΚΗ ΠΛΟΗΓΗΣΗ

1. Γνωριμία με το Gmail
2. Η εφαρμογή για κινητά, η σύνταξη αλληλογραφίας και οι συνομιλίες
3. Διαχείριση εισερχομένων και ετικέτες
4. Τα φίλτρα αλληλογραφίας και το σύστημα Star
5. Συνημμένα, Υπογραφές και Ασφάλεια
6. Προσκλήσεις και ανταποκριτές διακοπών
7. Χρησιμοποιήστε το Gmail ως λίστα εργασιών
8. Πολλούς λογαριασμούς, συντομεύσεις πληκτρολογίου και απομακρυσμένη εγγραφή
9. Χρησιμοποιήστε το λογαριασμό σας Gmail για να αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλους λογαριασμούς
10. Power Tips και Εργαστήρια Gmail

Οι ετικέτες είναι μεγάλες αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολύ πιο αποτελεσματικά με την ενσωμάτωση φίλτρων, έτσι ώστε τα μηνύματα που φτάνουν να πληρούν ορισμένα κριτήρια να έχουν αυτόματα μια ετικέτα ή ετικέτες. Αυτό βοηθά πολύ στην οργάνωση και μπορεί να μειώσει σημαντικά το χάος των εισερχομένων.

Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης

Για να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο, θα καθορίσουμε επιλογές αναζήτησης στο πλαίσιο "Αναζήτηση" και θα δημιουργήσουμε ένα φίλτρο από την αναζήτηση. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο πλαίσιο "Αναζήτηση".

Πληκτρολογήστε τα κριτήρια αναζήτησής σας στο πλαίσιο επιλογών αναζήτησης. Μπορείτε να επιλέξετε να αναζητήσετε μηνύματα από ένα συγκεκριμένο άτομο ή έναν ολόκληρο τομέα (@ example.com), με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα, καθώς και με άλλους όρους.

Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο με βάση αυτήν την αναζήτηση, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση".

Εμφανίζονται οι επιλογές φίλτρου. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου που υποδεικνύουν τι θέλετε να κάνετε με τα μηνύματα που ταιριάζουν με τα κριτήρια αναζήτησης.

Για παράδειγμα, επιλέξαμε να επισημάνουμε πάντα τα μηνύματα που προέρχονται από την καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ετικέτα "Σχολείο HTG" και να επισημαίνουμε πάντα αυτά τα μηνύματα ως "σημαντικά". Επίσης, αποφασίσαμε να εφαρμόσουμε το φίλτρο σε όλα τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό το άτομο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν θέλετε οι ετικέτες σας να λειτουργούν σαν φάκελοι, μπορείτε να επιλέξετε "Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτησης)" για να μεταφέρετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ετικέτες κατά την άφιξή τους. Αυτό κρατά τα μηνύματά σας πιο οργανωμένα, αν και ενδέχεται να διακινδυνεύσετε να χάσετε ένα σημαντικό μήνυμα επειδή δεν θα εμφανιστεί αυτόματα στα εισερχόμενά σας.

Μόλις καθορίσετε τα κριτήρια φίλτρου, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία φίλτρου".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν επιλέξετε να προωθήσετε ένα μήνυμα ως ενέργεια σε ένα φίλτρο, επηρεάζονται μόνο νέα μηνύματα. Τα υπάρχοντα μηνύματα στα οποία εφαρμόζεται το φίλτρο δεν θα προωθηθούν.

Εμφανίζεται ένα μήνυμα που δηλώνει ότι δημιουργήθηκε το φίλτρο σας. Ενημερώστε σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης, όλα τα μηνύματα από αυτό το άτομο φέρουν ετικέτα με την ετικέτα "Σχολείο HTG".

Τα μηνύματα χαρακτηρίστηκαν επίσης ως σημαντικά αυτόματα (τα εικονίδια ετικέτας στα αριστερά των αποστολέων συμπληρώνονται με κίτρινο χρώμα).

Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο χρησιμοποιώντας την οθόνη ρυθμίσεων

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο "Ρυθμίσεις".

Μεταβείτε στην οθόνη "Ρυθμίσεις" όπως περιγράφηκε προηγουμένως και κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Φίλτρα" στην κορυφή.

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Δημιουργία νέου φίλτρου".

Καθορίστε τα κριτήρια αναζήτησης και φιλτραρίσματος με τον ίδιο τρόπο που αναφέρθηκε στην προηγούμενη μέθοδο και πατήστε "Δημιουργία φίλτρου" στο παράθυρο διαλόγου επιλογών φίλτρου.

Αντί να τελειώσετε στα εισερχόμενά σας, θα επιστρέψετε στην οθόνη "Φίλτρα" και θα εμφανιστεί το νέο σας φίλτρο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε ή να επιλέξετε να εξαχθούν (τα φίλτρα εξαγωγής θα συζητηθούν αργότερα σε αυτό το μάθημα).

Κάντε κλικ στην ετικέτα "Εισερχόμενα" για να επιστρέψετε στα εισερχόμενά σας.

Χρησιμοποιήστε ένα ειδικό μήνυμα για να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα φίλτρο με βάση ένα υπάρχον μήνυμα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα μήνυμα στη λίστα μηνυμάτων σας ή σε μια ετικέτα.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" και επιλέξτε "Φιλτράρετε τέτοια μηνύματα" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Παρατηρήστε ότι συμπληρώνεται αυτόματα το πεδίο "Από" στο παράθυρο διαλόγου "Φίλτρο". Εισάγετε οποιοδήποτε άλλο κριτήριο φίλτρου θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση".

Καθορίστε τα κριτήρια φίλτρου επιλέγοντας επιλογές φιλτραρίσματος στο επόμενο παράθυρο διαλόγου όπως περιγράφεται παραπάνω.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να ρυθμίσετε τα φίλτρα για να διαγράψετε αυτόματα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς τα λαμβάνετε.

Εφαρμόστε το ίδιο φίλτρο σε πολλούς αποστολείς

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο για τη διαχείριση μηνυμάτων από διάφορες διαφορετικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορούμε να καθορίσουμε την επισήμανση μηνυμάτων από πολλά άτομα με την ετικέτα "Σχολείο HTG". Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου επιλογών αναζήτησης χρησιμοποιώντας το κάτω βέλος στο πλαίσιο "Αναζήτηση".

Προσθέστε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "Από", διαχωρισμένο με τη λέξη "Ή" και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση".

Για να εφαρμόσετε την ίδια ετικέτα στα μηνύματα από οποιαδήποτε από αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Εφαρμογή ετικέτας" και επιλέξτε την επιθυμητή ετικέτα από την αναδυόμενη λίστα. Εφαρμόστε οποιαδήποτε άλλη ενέργεια για αυτό το φίλτρο και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία φίλτρου".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Να θυμάστε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Επίσης, εφαρμόστε το φίλτρο στις αντίστοιχες συνομιλίες" εάν θέλετε να εφαρμόσετε αυτό το φίλτρο στα μηνύματα που έχετε ήδη λάβει από αυτές τις δύο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εξαγωγή και εισαγωγή φίλτρων

Τώρα που έχετε μάθει πώς να ρυθμίσετε τα φίλτρα, πιθανότατα έχετε δημιουργήσει κάποια πολύ χρήσιμα φίλτρα που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε άλλους λογαριασμούς Gmail. Μπορείτε να εξάγετε φίλτρα από έναν λογαριασμό και να τα εισάγετε σε άλλο.

Εξαγωγή φίλτρου

Για να εξαγάγετε ένα φίλτρο, μεταβείτε πρώτα στην οθόνη "Φίλτρα" στην οθόνη "Ρυθμίσεις" (χρησιμοποιώντας το κουμπί "Ρυθμίσεις"). Στη συνέχεια, επιλέξτε το φίλτρο που θέλετε να εξαγάγετε στη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλά φίλτρα για εξαγωγή ταυτόχρονα.

Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", περιηγηθείτε όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το φίλτρο. Το φίλτρο αποθηκεύεται ως αρχείο XML με ένα προεπιλεγμένο όνομα που μπορείτε να αλλάξετε αν θέλετε, απλά φροντίστε να αφήσετε την επέκταση ως .xml και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Τώρα έχετε ένα αρχείο που μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, να μεταφέρετε σε άλλο υπολογιστή, να μοιραστείτε με έναν φίλο ή να εισαγάγετε σε άλλο λογαριασμό Gmail.

Εισαγωγή φίλτρου

Για να εισαγάγετε ένα φίλτρο στον λογαριασμό σας στο Gmail, μεταβείτε στα "Φίλτρα" στην οθόνη "Ρυθμίσεις" και κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Εισαγωγή φίλτρων".

Στην ενότητα "Εισαγωγή φίλτρων", κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή αρχείου".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν αλλάξετε γνώμη για την εισαγωγή του φίλτρου, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Ακύρωση εισαγωγής".

Στο παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα", μεταβείτε στη θέση όπου αποθηκεύσατε το εξαγόμενο φίλτρο. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".

Το όνομα του αρχείου εμφανίζεται δίπλα στο κουμπί "Επιλογή αρχείου". Κάντε κλικ στο "Άνοιγμα αρχείου" για να ανοίξετε το αρχείο και να εισάγετε τα φίλτρα σε αυτό.

Εμφανίζεται ένα μήνυμα κάτω από το πλαίσιο "Αναζήτηση" κατά το άνοιγμα του αρχείου φίλτρου. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο, ανάλογα με το πόσα φίλτρα υπάρχουν στο αρχείο.

Όλα τα φίλτρα στο επιλεγμένο αρχείο παρατίθενται στην ενότητα "Εισαγωγή φίλτρων". Επιλέξτε τα φίλτρα που θέλετε να εισαγάγετε. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε τα εισαγόμενα φίλτρα σε υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως θα κάνατε κατά τη δημιουργία ενός νέου φίλτρου), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Εφαρμογή νέων φίλτρων στο υπάρχον ταχυδρομείο" και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία φίλτρων".

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που δείχνει την πρόοδο της διαδικασίας δημιουργίας φίλτρου. Μπορείτε να ακυρώσετε τη δημιουργία των φίλτρων κάνοντας κλικ στο "Διακοπή".

Όταν δημιουργηθούν τα φίλτρα, εμφανίζονται στη λίστα σας στην οθόνη "Φίλτρα".

Παρακολουθήστε τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το σύστημα Star

Το σύστημα αστεριών του Gmail σάς επιτρέπει να επισημάνετε τα σημαντικότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να τα βρείτε εύκολα αργότερα. Από προεπιλογή, τα μηνύματα με αστέρι φέρουν ετικέτα με κίτρινο αστέρι, αλλά μπορείτε να προσθέσετε και άλλα χρώματα και είδη αστεριών.

Τα αστέρια εμφανίζονται στα αριστερά του ονόματος του αποστολέα στα εισερχόμενά σας.

Προσθέστε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα

Για να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι δίπλα στο όνομα του αποστολέα, όπως απεικονίζεται παραπάνω.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα ενώ είναι ανοιχτό. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι στην επάνω δεξιά γωνία του μηνύματος στα δεξιά της ημερομηνίας. Στις συνομιλίες, θα βρίσκεται στα δεξιά του πρώτου μηνύματος στην κορυφή της συνομιλίας.

Για να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα μήνυμα που συνθέτετε, κάντε κλικ στο βέλος "Περισσότερες επιλογές" στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου "Σύνθεση".

Μετακινήστε το ποντίκι πάνω από την επιλογή "Ετικέτα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη αστέρι" από το υπομενού.

Στην ετικέτα "Απεσταλμένα αλληλογραφία", το μήνυμα που στείλατε έχει αστερίσκο.

Χρησιμοποιήστε σχέδια πολλαπλών αστεριών στα μηνύματά σας

Το Gmail σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε πολλαπλά χρώματα και τύπους "αστεριών" για τη διαφοροποίηση μηνυμάτων μεταξύ τους.

Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη αν θέλετε να επισημάνετε πολλά μηνύματα με διαφορετικά επίπεδα σπουδαιότητας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μωβ αστέρι για τα μηνύματα που θέλετε να διαβάσετε ξανά και ένα κόκκινο θαυμαστικό για τα μηνύματα που πρέπει να ακολουθήσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις" και επιλέξτε "Ρυθμίσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού. Στην καρτέλα "Γενικά", μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα "Αστέρια". Σύρετε τα εικονίδια από την ενότητα "Δεν χρησιμοποιείται" στην ενότητα "Στην χρήση" για να προσθέσετε διαφορετικούς τύπους αστεριών. Εάν χρησιμοποιείτε περισσότερους από έναν τύπους αστεριού, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι δίπλα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περνάει από όλα τα χρησιμοποιούμενα αστέρια. Αν ορατήσετε ένα μήνυμα ενώ είναι ανοιχτό, εφαρμόζεται μόνο ο τύπος του πρώτου αστεριού.

Εύρεση μηνυμάτων με αστέρι

Για να δείτε όλα τα μηνύματα με αστέρι, κάντε κλικ στην ετικέτα "Αστέρι" στην αριστερή πλευρά του κύριου παραθύρου του Gmail. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε μηνύματα με αστέρι πληκτρολογώντας "is: starred" στο πλαίσιο "Αναζήτηση".

Βρείτε μηνύματα με συγκεκριμένο τύπο αστεριού

Αν έχετε χρησιμοποιήσει πολλούς διαφορετικούς τύπους αστεριών για να επισημάνετε τα μηνύματά σας, μπορείτε να αναζητήσετε έναν συγκεκριμένο τύπο αστεριού. Για να το κάνετε αυτό, πραγματοποιήστε αναζήτηση χρησιμοποιώντας το "has:" με το όνομα του αστεριού (π.χ. "έχει: red-bang").

Για να βρείτε το όνομα ενός συγκεκριμένου αστέρα, μεταβείτε στην καρτέλα "Γενικά" στην οθόνη "Ρυθμίσεις" και τοποθετήστε το ποντίκι πάνω στον επιθυμητό τύπο αστεριού. Το όνομα του αστέρα εμφανίζεται σε αναδυόμενο παράθυρο.

Υπάρχει επίσης μια λίστα με ονόματα αστεριών στο θέμα Βοήθεια για προχωρημένους αναζήτησης στη βοήθεια του Gmail.

Κρατήστε μηνύματα με αστέρι εκτός της κύριας καρτέλας

Εάν οργανώνετε τα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας τις διαμορφώσιμες καρτέλες που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το μάθημα, μηνύματα από άλλες καρτέλες που έχουν επισημανθεί με ένα αστέρι περιλαμβάνονται επίσης στην καρτέλα "Κύρια". Αν δεν θέλετε να βλέπετε μηνύματα με αστέρι από τις άλλες καρτέλες στην καρτέλα "Κύρια", μπορείτε να την απενεργοποιήσετε.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο "+" στα δεξιά των καρτελών.

Στο πλαίσιο διαλόγου "Επιλογή καρτελών για ενεργοποίηση", καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου "Συμπερίληψη με αστέρι στο πρωτεύον" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Αμέσως μετά…

Βρισκόμαστε τώρα στο τέλος του Μάθημα 4, αλλά ήδη είστε σε καλό δρόμο για να είστε επαγγελματίας του Gmail! Μόλις τέσσερις σύντομες ημέρες γνωρίζετε τώρα όσο χρειάζεται να ξέρετε για να φτιάξετε πραγματικά τα μηνύματά σας και τα μηνύματα θα βρουν αυτόματα το δρόμο τους στις ετικέτες τους χωρίς να γεμίσουν τα εισερχόμενά σας.

.