Παρακολούθηση των αλλαγών που έγιναν σε ένα έγγραφο

Τώρα που έχετε ρυθμίσει το πρότυπο για το έγγραφό σας στο Μάθημα 1 και έχει γραφτεί το πρώτο σχέδιο του εγγράφου σας, είναι η ώρα επεξεργασίας. Εάν έχετε πολλά άτομα που συνεργάζονται στο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών" στο Word για να μάθετε ποιες αλλαγές έγιναν και ποιες τις πραγματοποίησαν.

ΣΧΟΛΙΚΗ ΠΛΟΗΓΗΣΗ

1. Χρήση προτύπων για τη διασφάλιση της κοινής διάταξης και μορφοποίησης
2. Παρακολούθηση των αλλαγών που έγιναν σε ένα έγγραφο
3. Χρήση σχολίων για την ένδειξη αλλαγών σε ένα έγγραφο
4. Περιορισμός και προστασία εγγράφων και προτύπων
5. Έκδοση, σύγκριση και συνδυασμός εγγράφων

Όταν αλλάζετε ένα έγγραφο με το "Track Changes" ενεργοποιημένο, κάθε αλλαγή που κάνετε στο έγγραφο εμφανίζεται ως έγχρωμη σήμανση, όπου κάθε κριτικός έχει εκχωρηθεί διαφορετικό χρώμα.

Το διαγραμμένο κείμενο δεν εξαφανίζεται - είναι διαγραμμένο και οι προσθήκες κειμένου προστίθενται υπογραμμισμένες. Αυτό σας επιτρέπει να βλέπετε όλες τις αλλαγές στο έγγραφο πριν να τις καταστήσετε μόνιμες και να επιλέξετε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε κάθε αλλαγή. Θα σας δείξουμε πώς να αποδεχτείτε και να απορρίψετε αλλαγές αργότερα σε αυτό το μάθημα.

Σε αυτό το μάθημα, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία "Παρακολούθηση αλλαγών" και να χρησιμοποιήσετε τις διαφορετικές προβολές. Για να βεβαιωθείτε ότι οι άλλοι αξιολογητές παρακολουθούν τις αλλαγές τους, μπορείτε να κλειδώσετε τη λειτουργία "Παρακολούθηση αλλαγών". Αφού γίνουν όλες οι αλλαγές, κάθε αλλαγή πρέπει να αναθεωρηθεί. Θα σας δείξουμε πώς να αποδεχτείτε και να απορρίψετε αλλαγές. Προσαρμόστε τη λειτουργία "Παρακολούθηση αλλαγών" χρησιμοποιώντας τις πολλές διαθέσιμες επιλογές.

Ενεργοποιήστε τις αλλαγές παρακολούθησης

Για να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών", κάντε κλικ στην καρτέλα Επανεξέταση και κάντε κλικ στην επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών. "

Όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών", το κουμπί εμφανίζεται με μπλε φόντο.

Τώρα, οι τυχόν αλλαγές που κάνετε στο έγγραφο θα εμφανιστούν ως έγχρωμα σήματα.

Αλλάξτε την προβολή σήμανσης και αποκρύψτε τις παρακολουθούμενες αλλαγές

Όταν ενεργοποιείτε την επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών", υπάρχουν διάφοροι τρόποι προβολής της σήμανσης. Η προβολή "Όλες οι επισημάνσεις" εμφανίζει όλες τις πραγματικές αναθεωρήσεις στο έγγραφό σας, όπως φαίνεται παραπάνω. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη προβολή για τα έγγραφα που ανοίγουν με το στοιχείο "Παρακολούθηση αλλαγών". Ωστόσο, αν έχετε πολλές αναθεωρήσεις στο έγγραφο, μπορεί να έχει σύγχυση για να το διαβάσετε με όλες τις αναθεωρήσεις που εμφανίζονται.

Για να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα του εγγράφου σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή "Απλή σήμανση", η οποία κρύβει σύνθετες επισημάνσεις. Παρατηρήστε ότι κάθε αλλαγή σημειώνεται από μια κάθετη γραμμή στα αριστερά του κειμένου. Κάντε κλικ σε αυτήν τη γραμμή για να μεταβείτε από την προβολή "Όλες οι επισημάνσεις" σε "Απλή σήμανση".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η εναλλαγή των προβολών σήμανσης επηρεάζει όλες τις αλλαγές που παρακολουθούνται στο έγγραφο, και όχι μόνο εκείνη όπου κάνατε κλικ στην κάθετη γραμμή.

Η προβολή "Απλή επισήμανση" αποκρύπτει τις αλλαγές που εμφανίζονται στο κείμενο και συρρικνώνει τα σχόλια (που αναφέρονται στο Μάθημα 3) σε μικρά μπαλόνια και οι κάθετες γραμμές που δείχνουν τις παρακολουθούμενες αλλαγές εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Κάντε κλικ στη γραμμή ξανά για να μεταβείτε στην προβολή "Όλες οι επισημάνσεις" και να δείτε όλες τις αλλαγές γραμμής εντοπισμού.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις προβολές σήμανσης χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού "Εμφάνιση για αναθεώρηση" στην ενότητα "Παρακολούθηση" της καρτέλας "Ανασκόπηση".

Εκτός από τις προβολές "Simple Markup" και "Όλες οι επισημάνσεις", μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Καμία ένδειξη" για να δείτε την τελική έκδοση του εγγράφου, σαν να έγιναν δεκτές όλες οι αλλαγές που παρακολουθήθηκαν (θα συζητήσουμε την αποδοχή και την απόρριψη αλλαγών αργότερα αυτό το μάθημα) ή "Πρωτότυπο" για να δείτε την αρχική έκδοση του εγγράφου. Οι επιλογές "Καμία ένδειξη" και "Πρωτότυπο" κρύβουν τόσο την ένθετη σήμανση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι επιλογές "No Markup" και "Original" βοηθούν επίσης κατά την εκτύπωση ενός εγγράφου που έχει επισημάνει επάνω του αλλαγές. Εάν αποκρύψετε τις αλλαγές που εντοπίζονται, δεν θα εκτυπωθούν.

Εμφάνιση αναθεωρήσεων σε μπαλόνια Αντί Inline

Από προεπιλογή, οι περισσότερες αναθεωρήσεις εμφανίζονται εν σειρά, με το ίδιο το κείμενο να σημειώνεται. Ωστόσο, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίσετε τις αναθεωρήσεις στα μπαλόνια, τα οποία μετακινούν τις περισσότερες αναθεωρήσεις στο δεξιό περιθώριο. Αυτό μπορεί να κάνει το έγγραφο ευκολότερο να το διαβάσει και τα μπαλόνια παρέχουν πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με κάποιες επισημάνσεις.

Για να εμφανίσετε τις αναθεωρήσεις στα μπαλόνια, κάντε κλικ στην καρτέλα "Επανεξέταση" και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση σήμανσης" στην ενότητα "Παρακολούθηση". Επιλέξτε "Μπαλόνια" και στη συνέχεια "Εμφάνιση αναθεωρήσεων σε μπαλόνια" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Οι περισσότερες αναθεωρήσεις εμφανίζονται στην "Περιοχή σήμανσης" στο δεξιό περιθώριο. Ωστόσο, κάθε προστιθέμενο κείμενο εξακολουθεί να εμφανίζεται σε γραμμή.

Για να προβάλετε ξανά τα σήματα, επιλέξτε ξανά τα μπαλόνια από το αναπτυσσόμενο μενού "Εμφάνιση σήμανσης" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εμφάνιση όλων των αναθεωρήσεων εν σειρά" ή "Εμφάνιση μόνο σχολίων και μορφοποίησης σε μπαλόνια".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η απόκρυψη των αλλαγών που παρακολουθούνται δεν ξεφορτώνεται από αυτές. Πρέπει να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε κάθε αλλαγή για να τις καταργήσετε εντελώς πριν διανείμετε το τελικό σας έγγραφο. Θα συζητήσουμε την αποδοχή και την απόρριψη αλλαγών λίγο αργότερα σε αυτό το μάθημα.