6 Συμβουλές για να μην έχουν άκαρπες συναντήσεις

Είτε ήταν ad hoc είτε προγραμματισμένη, οι περισσότερες συνεδριάσεις δεν φαίνεται να βοηθούν καθόλου όταν πρόκειται να γίνει εργασία. Θα σκεφτόσαστε ότι η προσπάθεια να καθίσει ο καθένας που εμπλέκεται στο έργο και να μιλήσει μέσα από τα προβλήματα που προκάλεσαν, και στη συνέχεια η ανταλλαγή ιδεών για τρόπους επίλυσης τους, θα ήταν χρήσιμος με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Λοιπόν, αυτοί οι τύποι στο WebEx λένε ότι οι συναντήσεις είναι άσκοπες. Και είμαι βέβαιος ότι οι περισσότεροι από εσάς συμφωνείτε, γιατί κάποιος πήγε και έκανε αυτό: μια αριθμομηχανή για να υπολογίσετε πόσα χρήματα χάθηκαν απλά έχοντας συναντήσεις!

Αστεία κατά μέρος, μια κακώς διαχειριζόμενη συνάντηση θα απομακρύνει τους υπαλλήλους από το τι πληρώνονται για να κάνουν, αφήνοντας τα τηλέφωνα αφύλακτα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναπάντητα. Και το χειρότερο από όλα, τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι έρχονται μακριά από τη συνάντηση με περισσότερα από ό, τι επιτευχθεί - μεγάλος, ακριβώς αυτό που χρειαζόμουν, περισσότερα πράγματα να κάνω. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι οι συναντήσεις πρέπει να απομακρύνονται εντελώς από τον εργασιακό χώρο. Ακολουθούν μερικές προτάσεις για να βοηθήσετε να επιταχύνετε τα πράγματα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.

1. Πηγαίνετε σε εξήντα λεπτά

Θα πρέπει να είναι έγκλημα για τις συνεδριάσεις να διαρκούν περισσότερο από μία ώρα. Heck, θα πρέπει να είναι a αμαρτία Για προγραμματισμένος συνεδριάσεις για να διαρκέσει τόσο πολύ. Η λογική είναι απλή: Ποιο είναι το νόημα να απομακρύνετε τους υπαλλήλους σας από τη δουλειά τους ώστε να μπορούν ΜΙΛΑ ρε για το τι κάνουν?

(Εικόνα Πηγή: Fotolia)

Εάν πρόκειται απλώς για μια αναφορά, μπορεί πάντα να σας στείλει μια πρόταση ή να το κάνετε με ένα συνημμένο email 23 KB. Αν το μόνο που θέλετε είναι να κρατηθείτε στο βρόχο, να πάρετε τον επικεφαλής του τμήματος στο γραφείο σας ή να πάρετε μια cuppa μαζί του ή της μετά την εργασία, να πάρετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε και στη συνέχεια να απελευθερώσετε τους πίσω στο άγριο 15 λεπτά αργότερα.

Οι εβδομαδιαίες συναντήσεις προόδου δύσκολα μπορούν να βοηθήσουν, δεδομένου ότι οι περισσότερες εργασίες χρειάζονται περισσότερο από μια εβδομάδα για να φθάσουν στο τέλος, και αυτό θα να είστε ανόητοι να καθίσετε και να κοιτάξετε ο ένας τον άλλον εάν δεν έχουμε τίποτα να αναφέρουμε.

Το θέμα είναι: Οι συναντήσεις πρέπει να αυξάνουν την παραγωγικότητα, όχι να καθυστερούν τις διαδικασίες. Κάντε κάθε συνεδρίαση θέμα, και να τους μετράνε.

2. Κουνάμε, κρατήστε έξω

Υπάρχουν πολλές συναντήσεις όπου υπήρχε κυρίως ένα άτομο που μιλούσε και όλοι οι άλλοι συμφωνούσαν με το ομιλίαε. Εάν οι συναντήσεις ήταν μόνο για να ακούσετε τους ανθρώπους να ακούσουν την υποστήριξη, ίσως να τοποθετήσετε μια ηχογράφηση του ομιλητή στην αίθουσα συσκέψεων ώστε όλοι να.

(Εικόνα Πηγή: Fotolia)

Για να διορθώσετε αυτό, πρέπει μόνο οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων στην αίθουσα. Και θέλετε όσους δεν φοβούνται να μιλήσουν το μυαλό τους. Θέλετε το στέλεχος που θα αγωνιστεί για το κομμάτι του τμήματος του προϋπολογισμού σας εκεί. Θέλετε ο διευθυντής που μπορεί να αποφύγει επιπλέον και άσχετο φόρτο εργασίας μιλώντας για λογαριασμό σας. Θέλετε ο γενναίος σου επόπτης να πει στο αφεντικό σου: "Όχι, Μπαμπάς. Είμαστε δεν να σας πάρει ένα νέο αυτοκίνητο. Η ομάδα θέλει να πάει στη Μπανγκόκ φέτος και θα πιούμε σαμπάνια στην πτήση! "

Το θέμα είναι: Εάν πρόκειται να κολλήσετε σε μια συνάντηση, έχοντας μια μικρή ποικιλία στις αποφάσεις που θα γίνουν θα αξίζει την ώρα σας.

3. Για ποιους μιλάμε ξανά?

Πόσες φορές κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, ένας από τους συνομηλίκους σας ζητά από τον διευθυντή σας κάτι άσχετο με το συγκεκριμένο θέμα και ξοδεύουν τουλάχιστον μια (άλλη) ώρα προσπαθώντας να το καταλάβετε ενώ παίζετε με το τηλέφωνό σας προσπαθώντας να μην φαίνονται ενοχλημένοι?

Δεν είναι ασυνήθιστο να βυθιστεί κανείς από μια ξαφνική ερώτηση, αλλά εάν απαντώντας σε αυτή την ερώτηση και όλα τα άλλα ζητήματα που βρίσκονται κάτω από τον κατάλογο της ημερήσιας διάταξης παραμένουν αναπάντητα, αυτό θα επηρεάσει την παραγωγικότητα του υπόλοιπου προσωπικού.

(Εικόνα Πηγή: Fotolia)

Κάνετε ένα σημείο να έχετε ένα περιωρισμένος αριθμός ημερήσιας διάταξης που πρέπει να επιτευχθεί μέσω κάθε συνεδρίασης και βεβαιωθείτε ότι ο προεδρεύων της συνεδρίασης επιτυγχάνει τις προκαθορισμένες ατζέντες. ούτε περισσότερο, ούτε λιγότερο. Χρησιμοποιήστε το εξήντα λεπτό ως την ώθηση για να καταργήσετε τις ημερήσιες διατάξεις το συντομότερο δυνατό. Εάν υπάρχουν άλλα πράγματα που πρέπει να παρακολουθήσετε και αν είναι μόνο μεταξύ λίγοι άνθρωποι αντί ολόκληρης της ομάδας που κάθεται μέσα στην αίθουσα συσκέψεων, να τους ζητήσετε να το πάρουν έξω, πριν ή μετά τη συνάντηση.

Το θέμα είναι: Μείνετε σε καλό δρόμο για να κάνετε τις συναντήσεις σας αξίζει τον κόπο.

4. Οι ιδέες είναι φθηνές. έρχονται με λύσεις

Τίποτα δεν καταλήγει σε μια κακή τελική σε μια συνάντηση παρά να έχει τους παρευρισκόμενους που έρχονται με ένα κενό μυαλό. Σήμερα, οι κενές προτάσεις απλά δεν θα το κόψουν. Τα αφεντικά θέλουν ιστορικό. Οι διαχειριστές θέλουν ROI. Τα στελέχη θέλουν τη σκοπιμότητα. Και δεν θέλουν απλώς τους αναμμένους λαμπτήρες, θέλουν απόδειξη ότι μια ιδέα μπορώ και θα εργασία. Για να αποκτήσετε αυτή την απόδειξη, θα πρέπει πρώτα να κάνετε την έρευνά σας.

(Εικόνα Πηγή: Fotolia)

Όταν δεν το κάνετε, αυτό συμβαίνει.

Ashkin Fureit: Ξέρεις τι, νομίζω ότι πρέπει να προσπαθήσουμε να στραφούμε σε έναν νέο προμηθευτή.Εσύ: Ποιος έχεις κατά νου?Ashkin Fureit: Αχ, δεν γνωρίζω νέους προμηθευτές. Απλώς σκέφτηκα ότι θα ήταν καλή ιδέα να μεταβείτε σε μια νέα δεδομένου ότι αυτή καθυστερεί πάντα.

Η ομάδα ξεκινά να περάσει τη σφαίρα γύρω, χάνοντας άλλα 15 λεπτά, πριν περάσει στην επόμενη ατζέντα. Κατά την επόμενη συνεδρίαση, ο ίδιος προμηθευτής εξακολουθεί να χρησιμοποιείται.

Εάν ο Ashkin είχε ήδη στα χέρια του τις επαφές των εναλλακτικών προμηθευτών, τις τιμές τους και τις προτεινόμενες ημερομηνίες παράδοσης, η ομάδα θα μπορούσε να αποφασίσει εκεί και στη συνέχεια ποιος νέος προμηθευτής θα έπρεπε να πάρει. Αυτό το πρόβλημα θα είχε επιλυθεί σε λιγότερο από πέντε λεπτά.

Το θέμα είναι: Πάρτε την κυριότητα των ιδεών σας και ξεκινήστε. Σταματήστε να προτείνετε λαμπρές ιδέες μόνο για να περιμένετε κάποιον άλλο να το εκτελέσει.

5. Crystal clear μπορεί να το κόψει

Πόσο συχνά βγαίνεις από μια συνάντηση, πιστεύοντας ότι ο διευθυντής σου είπε ένα πράγμα, αλλά δεν ήταν αυτό που άκουγα; Πάρτε τα πάντα ξεκαθαριστεί πριν καθαρίσετε έξω. Εάν η επικοινωνία είναι ένα επίμονο πρόβλημα, είναι καλή ιδέα να επαναλάβει ο διαχειριστής σας τον εαυτό σας ενώ έχετε άλλους μάρτυρες στην αίθουσα.

(Εικόνα Πηγή: Fotolia)

Το θέμα είναι: Διευκρινίστε τους στόχους της ομάδας σας προτού ξεκινήσετε να τρέχετε σε διαφορετικά τέρματα.

Εάν αυτό δεν λειτουργεί, δοκιμάστε την επόμενη συμβουλή.

6. Δώσε μου ένα λεπτό

Τα λεπτά συνάντησης είναι εξαιρετικά εργαλεία για να λειτουργούν τα πράγματα αν ξέρετε πώς να τα κάνετε σωστά. Για αρχάριους, θα πρέπει να έχει πολλά πράγματα: τι έχει αποφασιστεί. τι πρέπει να γίνει και ποιος έχει την ευθύνη να το κάνει. και τις προθεσμίες για αυτό. Το πρώτο πράγμα που θα εξασφαλίσει ότι η συνάντηση ήταν πραγματικά χρήσιμη για κάτι, το δεύτερο εξασφαλίζει ότι ο καθένας έχει ανατεθεί τους αντίστοιχους ρόλους τους, και ο τρίτος κυριολεκτικά τους κάνει ιδρώτα.

(Εικόνα Πηγή: Fotolia)

Αν βγείτε από το να μη γνωρίζετε τι συνέβη ακριβώς στην αίθουσα συσκέψεων, το λεπτό θα σας βοηθήσει και όλοι οι άλλοι να σας δώσουν σωστά τα ρουλεμάν σας. Διαφορετικά, ποιες είναι οι συναντήσεις?

Το θέμα είναι: Κανείς δεν ξεγελάει όταν τα πράγματα γίνονται εμποτισμένα.

συμπέρασμα

Κάποιος ξέρει καλύτερα από το να γενικεύσει, γι 'αυτό θα ήθελα να γνωρίζω τις απόψεις σας στις συναντήσεις: λειτουργούν; Είναι απαραίτητες στο σημερινό εργασιακό περιβάλλον; Έχει το γραφείο σας να χάσει το αγχωτικό εβδομαδιαίο ή μηνιαίο τελετουργικό που είναι η συνάντηση γραφείου; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.