Αναζήτηση Outlook Email από αποστολέα, ημερομηνία, λέξη-κλειδί, μέγεθος και περισσότερα

Η αναζήτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook μπορεί να αποδειχθεί δύσκολη υπόθεση εάν είστε κάποιος σαν εμένα με πολλά αρχεία PST και δεκάδες χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καλύπτουν δεκαετίες. Τα περισσότερα εταιρικά περιβάλλοντα χρησιμοποιούν το Outlook για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πολλοί άνθρωποι καταλήγουν να έχουν επιχειρηματικά και προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκευμένα στο Outlook.

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, χρειάζεστε πρόσθετα άλλων κατασκευαστών, όπως το Xobni, για γρήγορη αναζήτηση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Ευτυχώς, από το Office 2010, η Microsoft έχει δημιουργήσει μια εύχρηστη λειτουργία αναζήτησης που λειτουργεί πραγματικά και σας επιτρέπει να βρίσκετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα χρησιμοποιώντας μια μεγάλη ποικιλία φίλτρων. Μπορείτε να αναζητήσετε κείμενο, διευθύνσεις, συνημμένα, αποστολείς κ.λπ. και μπορείτε να φιλτράρετε ανάλογα με την ημερομηνία, το μέγεθος, το θέμα, τη σημασία και πολλά άλλα.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ευρετηριασμένα από τα Windows και, στη συνέχεια, πώς να εκτελέσετε διαφορετικούς τύπους αναζητήσεων ανάλογα με το τι ψάχνετε.

Σημειώστε ότι αυτό το άρθρο υποθέτει ότι εργάζεστε με το Office 2010, το 2013 ή το 2016, καθώς αυτές οι εκδόσεις είναι οι καλύτερες για αναζήτηση.

Ενεργοποίηση της ευρετηρίασης

Προτού μπορέσετε να πραγματοποιήσετε γρήγορες αναζητήσεις στο Outlook, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μηνύματά σας έχουν ευρετηριαστεί. Για να το ελέγξετε, προχωρήστε και κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης που βλέπετε στην κορυφή του γραμματοκιβωτίου email.

Όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης, θα δείτε το Εργαλεία αναζήτησης Στην καρτέλα εμφανίζεται η καρτέλα. Ακριβώς δεξιά, κάντε κλικ στο Εργαλεία αναζήτησης και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επιλογές αναζήτησης.

Κάτω από Πηγές, Κάνε κλικ στο Επιλογές ευρετηρίου κουμπί.

Αυτό θα σας φέρει στα Windows Επιλογές ευρετηρίου όπου μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε τις διάφορες θέσεις που θέλετε να αναπροσαρμόζονται. Αν δεν βλέπετε Το Microsoft Outlook στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο Τροποποιώ κουμπί.

Πάρε, ελέγξε Το Microsoft Outlook και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τα Windows θα ξεκινήσουν την ευρετηρίαση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων αμέσως και μπορείτε να ελέγξετε για να δείτε πότε θα γίνει κάνοντας κλικ Κατάσταση ευρετηρίου κάτω από τα εργαλεία αναζήτησης όπως φαίνεται παραπάνω.

Θα δείτε ένα μήνυμα που υποδεικνύει πόσες παραμέτρους αφήνονται για ευρετηρίαση και μόλις ολοκληρωθεί, θα πει ότι το Outlook έχει τελειώσει την ευρετηρίαση όλων των αντικειμένων σας. Τώρα ας μάθουμε πώς να ψάχνουμε στο Outlook.

Εκτελώντας αναζητήσεις στο Outlook

Για να ξεκινήσετε την αναζήτηση στο Outlook, κάντε κλικ στο Inbox ή κάντε κλικ σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Εάν κάνετε κλικ στα Εισερχόμενα, θα παρατηρήσετε ότι το κουτί θα έχει Αναζήτηση τρέχοντος γραμματοκιβωτίου αναφέρονται. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού προς τα δεξιά και να επιλέξετε από άλλες επιλογές όπως Τρέχων φάκελος, Υποφακέλους, και Όλα τα στοιχεία του Outlook.

Όταν κάνετε κλικ στα Εισερχόμενα, Τρέχον γραμματοκιβώτιο επιλέγεται αυτόματα. Αυτό θα πραγματοποιήσει αναζήτηση σε όλα τα μηνύματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο, συμπεριλαμβανομένων όλων των στοιχείων στο φάκελο "Εισερχόμενα", "Απεσταλμένα", "Διαγραμμένα", "Εξερχόμενα" κλπ. Εάν κάνετε κλικ σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, Τρέχων φάκελος, η οποία θα αναζητήσει μόνο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε αυτόν τον συγκεκριμένο φάκελο χωρίς να συμπεριλάβει τους υποφάκελους.

Εάν έχετε ένα φάκελο που έχει υποφακέλους, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Υποφακέλους από το αναπτυσσόμενο μενού για να αναζητήσετε μόνο τους υποφακέλους.

Τώρα που καταλαβαίνουμε αυτό, ας μάθουμε πώς να εκτελούμε διάφορους τύπους αναζητήσεων στο Outlook. Υπάρχουν δύο τρόποι να το κάνετε: χρησιμοποιώντας την αναζήτηση κορδέλα ή χρησιμοποιώντας τη σύνταξη ερωτήματος αναζήτησης. Όπως ίσως μπορείτε να πείτε, η τελευταία επιλογή είναι πιο τεχνική, αλλά σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μερικές περίπλοκες αναζητήσεις.

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία αναζήτησης στο Outlook

Ας ξεκινήσουμε με την ευκολότερη μέθοδο που θα λειτουργήσει καλά για τους περισσότερους ανθρώπους. Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης μόλις επιλέξετε το φάκελο Εισερχόμενα ή ένα φάκελο και μετά κάντε κλικ στο Εργαλεία αναζήτησης στην κορδέλα. Ας ρίξουμε μια ματιά σε όλες τις διαφορετικές επιλογές.

Στην άκρα αριστερά βρίσκεται το Πεδίο εφαρμογής, το οποίο είναι το ίδιο με το κιβώτιο dropdown που ανέφερα παραπάνω. Επόμενο είναι Αποτελέσματα, τα οποία δεν θα είναι ενεργά μέχρι να εκτελέσετε μια αναζήτηση. Από προεπιλογή, το Outlook θα σας δείξει μόνο τα πιο πρόσφατα στοιχεία που αντιστοιχούν σε μια αναζήτηση και ενδέχεται να μην εμφανίζουν όλα τα αποτελέσματα. Μπορείτε να κάνετε κλικ Συμπεριλάβετε παλαιότερα αποτελέσματα για να εμφανίσετε όλα τα αποτελέσματα ή να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος των αποτελεσμάτων αναζήτησης και να επιλέξετε Δείτε περισσότερα.

Εκκαθαρίζω είναι εκεί που μπορούμε πραγματικά να τρυπήσετε και να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνουμε. Πρώτον, πώς ψάχνουμε για ακριβές κείμενο στο Outlook; Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το SSN σας ή με μια συγκεκριμένη λέξη. Σε αυτές τις περιπτώσεις, χρησιμοποιείτε μόνο διπλά εισαγωγικά.

Πάνω, έψαξα για τη λέξη sherlock τοποθετώντας το μέσα σε διπλά εισαγωγικά. Εάν η λέξη βρίσκεται στη γραμμή θέματος, θα επισημανθεί με κίτρινο χρώμα. Όταν κάνετε κλικ σε κάποιο από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα δείτε επίσης τη λέξη που επισημαίνεται για εσάς, κάτι που είναι βολικό.

Αυτός είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους αναζητήσεων. Μια άλλη κοινή αναζήτηση γίνεται από τον αποστολέα. Αυτό είναι πραγματικά εύκολο να το κάνετε στο Outlook. Απλά κάντε κλικ στο Από στην κορδέλα και αρχίστε να πληκτρολογείτε στο όνομα του ατόμου ή της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα κριτήρια αναζήτησης, όπως μόνο να βλέπετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα που έχει συνημμένα, απλά κάντε κλικ στο Έχει συνημμένα κουμπί.

Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε περισσότερα φίλτρα για να μειώσετε το σύνολο αποτελεσμάτων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι περισσότερες από τις άλλες επιλογές είναι αρκετά αυτονόητες, όπως το Unread, Flagged, Important, κ.λπ. Αν θέλετε να κάνετε αναζήτηση κατά ημερομηνία, μπορείτε να κάνετε κλικ στην Εβδομάδα αυτή και θα λάβετε μερικές επιλογές όπως Αυτή την εβδομάδα, αυτόν τον μήνα Έτος, κ.λπ., αλλά αυτό είναι για αυτό.

Εάν θέλετε να κάνετε αναζήτηση κατά ημερομηνία ή να κάνετε κάτι σαν να βρείτε τα παλαιότερα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία στο Outlook, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Σύνθετη εύρεση ή τη σύνταξη ερωτήματος. Ας ξεκινήσουμε με το Advanced Find. Για να φτάσετε σε αυτό, πρέπει να κάνετε ξανά κλικ στο εργαλείο αναζήτησης και να επιλέξετε Σύνθετη εύρεση.

Σημειώστε ότι αυτή η αναζήτηση αναζητά μόνο τον τρέχοντα φάκελο που έχετε επιλέξει από προεπιλογή. Αν θέλετε να ψάξετε τα πάντα, πρέπει να κάνετε κλικ στο Ξεφυλλίζω κουμπί επάνω δεξιά.

Αν θέλετε να ψάξετε τα πάντα, επιλέξτε Εισερχόμενα και, στη συνέχεια, ελέγξτε το Αναζήτηση υποφακέλων στο κάτω μέρος.

Τώρα στην κύρια οθόνη αναζήτησης, θα δείτε χρόνος στο κάτω μέρος, αλλά σας δίνει μόνο τις ίδιες επιλογές με το dropdown στην κορδέλα. Για να κάνετε πιο προηγμένη αναζήτηση, πρέπει να κάνετε κλικ στο Προχωρημένος αυτί.

Εδώ πρέπει να δημιουργήσετε τα δικά σας κριτήρια αναζήτησης. Κάντε κλικ στο Πεδίο,στη συνέχεια πηγαίνετε στο Πεδία ημερομηνίας / ώρας και επιλέξτε Λήψη. Τώρα κάντε κλικ στο Κατάσταση και μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι να δείτε άλλες επιλογές όπως επάνω ή μετά, στις ή πριν από, και μεταξύ.

Αν το επιλέξετε μεταξύ, τότε μπορείτε να πληκτρολογήσετε ημερομηνίες όπως 01/01/2005 και 12/31/2005 και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσθεσε στη λίστα. Εδώ είναι η εμφάνιση της αναζήτησης μου.

Σημειώστε ότι μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε περισσότερα κριτήρια στη λίστα για να περιορίσετε τα αποτελέσματα. Στο παράδειγμά μου παραπάνω, πρόκειται απλώς να λαμβάνω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό το εύρος ημερομηνιών, τα οποία πιθανόν να είναι πάρα πολλά.

Εάν θέλετε να βρείτε το παλαιότερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, επιλέξτε το στις ή πριν από κατάσταση και στη συνέχεια απλά πληκτρολογήστε οποιαδήποτε ημερομηνία που νομίζετε ότι είναι αρκετά παλιά.

Ρυθμίστε την ημερομηνία ανάλογα με τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε. Θα πρέπει να είναι αρκετά εύκολο να βρείτε το παλαιότερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ολόκληρο το αρχείο του Outlook χρησιμοποιώντας αυτή την αναζήτηση.

Μια άλλη δημοφιλής αναζήτηση είναι να αναζητήσετε το μεγαλύτερο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο αρχείο PST σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Περισσότερες επιλογές στην καρτέλα Σύνθετη εύρεση και θα δείτε μια επιλογή για μέγεθος στο κάτω μέρος. Επιλέγω μεγαλύτερος από και στη συνέχεια πληκτρολογήστε μια τιμή σε kilobyte. Εάν θέλετε να βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεγαλύτερα από 5 MB, για παράδειγμα, θα πληκτρολογείτε 5000.

Αυτές είναι μερικές μόνο από τις αναζητήσεις που μπορείτε να εκτελέσετε χρησιμοποιώντας τη Σύνθετη εύρεση. Επιπλέον, μπορείτε να πληκτρολογήσετε όλα αυτά στο πλαίσιο αναζήτησης χρησιμοποιώντας τη σύνταξη αναζήτησης και να έχετε τα ίδια αποτελέσματα. Για παράδειγμα, μπορώ απλά να πληκτρολογήσω μηνύματα μεγέθους:> 5MB και να έχετε τα ίδια αποτελέσματα.

Δεν θα περάσω από όλες τις διαφορετικές επιλογές αναζήτησης σε αυτήν την ανάρτηση, επειδή η Microsoft έχει μια σελίδα που απαριθμεί όλες τις διαφορετικές επιλογές σύνταξης αναζήτησης. Ας ελπίσουμε ότι, χρησιμοποιώντας τα παραπάνω εργαλεία, θα μπορείτε να βρείτε το email που αναζητάτε. Απολαμβάνω!