Προσθέστε γρήγορα έναν πίνακα περιεχομένων σε ένα έγγραφο εγγράφου

Τώρα που ξαναγυρίζω στο σχολείο μετά από πολύ καιρό, είμαι επίσης πίσω στην ανάγκη να δημιουργήσω διάφορες παρουσιάσεις στο PowerPoint και να γράψω αναφορές στο Word. Υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά στο Word που οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν ποτέ εκτός αν βρίσκονται στο σχολείο.

Ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι ο Πίνακας Περιεχομένων. Το Word έχει μια εξαιρετική λειτουργία που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα ένα τραπέζι περιεχομένου, αν γνωρίζετε τι είδους επικεφαλίδες θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Το μεγάλο πράγμα είναι ότι ακόμα κι αν έχετε ήδη ένα έγγραφο του Word με πολύ περιεχόμενο, είναι πολύ εύκολο να το επεξεργαστείτε ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα τον πίνακα περιεχομένων.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσω στη διαδικασία της ρύθμισης του εγγράφου του Word με τις σωστές επικεφαλίδες και στη συνέχεια θα μιλήσουμε για τον τρόπο δημιουργίας του πίνακα περιεχομένων. Θα μιλήσω επίσης για το πώς μπορείτε να προσαρμόσετε τον πίνακα περιεχομένων σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Εγκατάσταση και προβολή κεφαλίδων στο Word

Το πρώτο πράγμα που θα θελήσετε να κάνετε πριν να δημιουργήσετε οποιοδήποτε πίνακα περιεχομένων είναι να ρυθμίσετε τις κεφαλίδες σας. Από προεπιλογή, οι επιτρεπόμενες κεφαλίδες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι H1 (Τίτλος 1), H2 (Τίτλος 2) και H3 (Τίτλος 3).

Μπορείτε να βρείτε αυτές τις επικεφαλίδες στο Στυλ στο κύριο παράθυρο Σπίτι στην καρτέλα. Αυτά είναι τα μόνα τρία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για προεπιλεγμένο TOC. Εάν προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο TOC, μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε H4 (Κατηγορία 4), H5 (Κατηγορία 5), H6 (Τίτλος 6), Υπότιτλος, Τίτλος, και Περιεχόμενο TOC.

Όταν περνάτε από το έγγραφό σας για να προσθέσετε τις διαφορετικές επικεφαλίδες, μπορείτε να επιλέξετε από οποιαδήποτε από τις προαναφερθείσες επικεφαλίδες αν μόνο H1, H2 και H3 αισθάνονται πολύ περιορισμένες. Θα πρέπει απλώς να εισαγάγετε ένα προσαρμοσμένο TOC και να αλλάξετε μερικές ρυθμίσεις, τις οποίες θα αναφέρω επίσης.

Είναι πολύ εύκολο να εφαρμόσετε επικεφαλίδες σε κείμενο στο Word. Απλά κάντε κλικ στη γραμμή με το κείμενο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο στυλ επικεφαλίδας που θέλετε να εφαρμόσετε.

Περάστε το έγγραφο και προσθέστε όσες από αυτές τις επικεφαλίδες θέλετε. Λάβετε υπόψη ότι όταν προσθέτετε κεφαλίδες, θα είναι δύσκολο να δείτε τις κεφαλίδες, ακόμη και αν έχετε ορατά σημάδια παραγράφου. Για να δείτε γρήγορα όλες τις κεφαλίδες σε ένα έγγραφο του Word, κάντε κλικ στο Θέα καρτέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο κάτω Παράθυρο πλοήγησης.

Όταν το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στην αριστερή πλευρά του εγγράφου και θα μπορείτε να δείτε τις διάφορες επικεφαλίδες, υποτομείς κ.λπ..

Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από τα στοιχεία της λίστας, θα μεταφερθείτε σε αυτήν την επικεφαλίδα στο έγγραφο του Word. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείτε γρήγορα τη δομή τίτλου σας πριν δημιουργήσετε το τελικό σας TOC.

Προσθήκη πίνακα περιεχομένων στο Word

Τώρα που έχουμε όλες τις κεφαλίδες μας ρυθμισμένες σωστά, ας πάμε μπροστά και εισάγουμε έναν πίνακα περιεχομένων. Πρώτον, θα ξεκινήσουμε με την προεπιλεγμένη ρύθμιση TOC στο Word. Πριν ξεκινήσετε, ίσως είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια κενή σελίδα στην αρχή του εγγράφου σας.

Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στην κορυφή της τρέχουσας πρώτης σελίδας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισάγετε και Κενή σελίδα. Τώρα κάντε κλικ στο βιβλιογραφικές αναφορές, Πίνακας περιεχομένων και επιλέξτε από ένα από τα Αυτόματο επιλογές στην κορυφή.

Ο πίνακας χειρωνακτικής λειτουργίας θα είναι απλώς κείμενο πλήρωσης με τη μορφή πίνακα περιεχομένων, αλλά θα πρέπει να κάνετε όλες τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο. Όταν εισάγετε το αυτόματο TOC, θα πρέπει να δείτε κάτι τέτοιο:

Φοβερός! Τώρα έχετε ένα όμορφα διαμορφωμένο TOC στο έγγραφό σας Word! Μόλις τοποθετήσετε το TOC, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις επικεφαλίδες του εγγράφου σας, αλλά οι αλλαγές δεν θα εμφανίζονται αυτόματα στο TOC.

Για να ενημερώσετε το TOC, απλά κάντε κλικ μέσα του και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ενημέρωση πίνακα στην κορυφή.

Θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να ενημερώσετε μόνο τους αριθμούς σελίδων ή ολόκληρο τον πίνακα. Αν έχετε τροποποιήσει, εισαχθεί ή διαγράψει επικεφαλίδες, θα πρέπει να επιλέξετε ολόκληρο το τραπέζι. Εάν μόλις προσθέσατε περισσότερο περιεχόμενο στο έγγραφό σας, αλλά δεν έχετε προσθέσει ή αφαιρέσει οποιεσδήποτε επικεφαλίδες, μπορείτε να επιλέξετε αριθμούς σελίδων μόνο.

Προσαρμόστε τον Πίνακα Περιεχομένων

Αν χρησιμοποιήσατε τίτλους διαφορετικούς από H1, H2 και H3, θα παρατηρήσετε ότι δεν θα εμφανιστούν στο TOC. Για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πρόσθετες επικεφαλίδες, πρέπει να επιλέξετε Προσαρμοσμένος Πίνακας περιεχομένων κατά την εισαγωγή του TOC.

Αυτό θα φέρει το διάλογο επιλογών για το TOC. Μπορείτε να αλλάξετε κάποιες βασικές ρυθμίσεις, όπως το αν θα εμφανιστούν οι αριθμοί σελίδων και εάν θα ευθυγραμμιστούν οι αριθμοί ή όχι. Κάτω από Γενικός, μπορείτε να επιλέξετε από πολλά στυλ και μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δείτε περισσότερα επίπεδα πέρα ​​από τα τρία, που είναι η επικεφαλίδα H3.

Αν κάνετε κλικ στο Επιλογές, μπορείτε να επιλέξετε επιπλέον στοιχεία για να δημιουργήσετε το TOC με. Εάν μετακινηθείτε προς τα κάτω, θα μπορείτε να επιλέξετε Υπότιτλος και Τίτλο TOC.

Για να προσαρμόσετε την εμφάνιση και την αίσθηση του πίνακα περιεχομένων, πρέπει να κάνετε κλικ στο Τροποποιώ κουμπί. Εάν απλά κάντε δεξί κλικ στο TOC και επιλέξτε Γραμματοσειρά ή Παράγραφος, δεν θα διαμορφώσει το TOC. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση, θα εμφανιστεί ένα άλλο παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε κάθε επίπεδο TOC. TOC 1 είναι H1, TOC 2 είναι H2, κλπ.

Κάντε κλικ στο δεύτερο Τροποποιώ και θα μπορείτε να αλλάξετε τη μορφοποίηση για τη συγκεκριμένη επικεφαλίδα. Έτσι, αν θέλετε, θα μπορούσατε να κάνετε όλες τις επικεφαλίδες H1 έντονες και διαφορετικό μέγεθος γραμματοσειράς.

Αν κάνετε κλικ στο Μορφή στο κάτω μέρος, μπορείτε να προσαρμόσετε ακόμα περισσότερες ρυθμίσεις όπως την παράγραφο, τις καρτέλες, τα σύνορα, το πλαίσιο, την αρίθμηση κλπ. Εδώ είναι το TOC μου με H1 ως έντονα και με μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς.

Τέλος, αν πατήσετε το πλήκτρο CTRL και στη συνέχεια κάντε κλικ σε οτιδήποτε στο TOC, θα μεταφερθείτε σε αυτή τη σελίδα. Ωστόσο, αν σας φανεί ενοχλητικό να χρειαστεί να πατήσετε το πλήκτρο CTRL, μπορείτε να το αλλάξετε μεταβαίνοντας στο Αρχείο - Επιλογές και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προχωρημένος.

Πήγαινε και αποεπιλέξτε το Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα CTRL + Κάντε κλικ για να ακολουθήσετε την υπερ-σύνδεση κουτί. Τώρα μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στα στοιχεία του TOC ως συνδέσμους χωρίς να κρατάτε πατημένο το πλήκτρο CTRL. Δυστυχώς, αυτό λειτουργεί μόνο στο τοπικό σας αντίγραφο του Word. Όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον και εάν δεν έχουν αλλάξει αυτή η ρύθμιση, θα πρέπει να κάνουν κλικ στο CTRL +. Αυτό συμβαίνει όταν πρόκειται για πίνακα περιεχομένων στο Word. Απολαμβάνω!