Βασικό μάθημα για το Microsoft Excel - Εκμάθηση πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel

Εάν έχετε εγκατεστημένο το Microsoft Office, αλλά ποτέ δεν έχετε αγγίξει το Excel πριν επειδή δεν ήξερα πώς να το χρησιμοποιήσετε ή δεν γνωρίζατε τι θα μπορούσε να κάνει για εσάς, τότε ΠΡΕΠΕΙ να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση στη μάθηση πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel!

Το Microsoft Excel είναι μια ισχυρή εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για οτιδήποτε από μια απλή βάση δεδομένων μέχρι την πλήρη εφαρμογή των Windows που είναι γεμάτη με μορφές παραθύρων, μακροεντολές και πρόσθετα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να υπολογίσετε μια πληρωμή δανείου αυτοκινήτου, δεδομένα γραφήματος, να διαχειριστείτε τα αρχεία πελατών, να κρατήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων κ.λπ..

Το Excel χρησιμοποιείται σήμερα από τα περισσότερα μεγάλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα για καθημερινή ανάλυση οικονομικών στοιχείων. Έχει ένα τεράστιο φάσμα οικονομικών λειτουργιών, τύπων και προσθέτων που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε το Excel για την αποθήκευση και την ανάλυση δεδομένων με έναν απλό, γρήγορο τρόπο.

Σε αυτό το σεμινάριο θα περάσουμε από τα βασικά στοιχεία του Excel: δημιουργία βιβλίων εργασίας, χρήση φύλλων εργασίας, εισαγωγή δεδομένων, χρήση τύπων κ.λπ., έτσι ώστε να μπορείτε να εξοικειωθείτε με το λογισμικό και να αρχίσετε να μαθαίνετε μόνοι σας παίζοντας μαζί του.

Πρώτα βήματα στο Excel

Αρχικά, ας ανοίξουμε το Excel και να ρίξουμε μια ματιά στη διεπαφή του προγράμματος. Ανοίξτε το Excel και δημιουργείται αυτόματα ένα νέο βιβλίο εργασίας. Ένα βιβλίο εργασίας είναι το αντικείμενο ανώτατου επιπέδου στο Excel. Περιέχει φύλλα εργασίας, τα οποία περιέχουν όλα τα πραγματικά δεδομένα με τα οποία θα εργαστείτε. Ένα βιβλίο εργασίας ξεκινάει με τρία φύλλα εργασίας, αλλά μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε φύλλα εργασίας ανά πάσα στιγμή, εφόσον υπάρχει τουλάχιστον ένα φύλλο εργασίας σε ένα δεδομένο βιβλίο εργασίας.

Τώρα, ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε, η παρακάτω οθόνη μπορεί να φαίνεται τελείως διαφορετική. Η Microsoft άλλαξε τη διασύνδεση άγρια ​​από το Office 2003 στο 2007 έως το 2010 και τελικά το 2013. Δυστυχώς, πρέπει να διαλέξω μια έκδοση για να γράψω αυτό το σεμινάριο και τώρα επιλέγω το Excel 2010 επειδή είναι σωστό μεταξύ 2007 και 2013 και οι τρεις Οι εκδόσεις χρησιμοποιούν τη νέα διεπαφή κορδέλας. Το Office 2013 κάνει το βλέμμα πιο καθαρό, αλλά η συνολική διάταξη εξακολουθεί να είναι η ίδια.

Από την κορυφή, έχετε την κορδέλα Excel με πολλές καρτέλες και επίσης μια δέσμη μικρών εικονιδίων στην κορυφή της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Αυτά τα μικρά εικονίδια σάς επιτρέπουν να εκτελείτε πολύ κοινές λειτουργίες του Excel, όπως την προσθήκη ή τη διαγραφή σειρών στο φύλλο εργασίας ή τους πίνακες κατάψυξης κ.λπ..

Εάν θέλετε να προσαρμόσετε τη διασύνδεση κορδέλας, δηλ. Προσθέστε ένα κουμπί ή μια επιλογή που σας λείπει από μια παλαιότερη έκδοση του Excel, μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο Αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επιλογές.

Τώρα κάντε κλικ στο Προσαρμόστε την Κορδέλα στο κάτω αριστερό μέρος και θα μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε οποιαδήποτε πιθανή επιλογή που θα μπορούσατε ενδεχομένως να θέλετε. Από προεπιλογή, σας δείχνει τις δημοφιλείς εντολές, αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού για να δείτε όλες τις πιθανές επιλογές για διαφορετικές καρτέλες. Επίσης, μια επιλογή που μου αρέσει πολύ είναι η επιλογή Εντολές που δεν βρίσκονται στη Κορδέλα από το dropdown. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να δείτε εύκολα ποιες εντολές δεν είναι ήδη στην κορδέλα και στη συνέχεια να προσθέσετε οτιδήποτε αισθάνεστε ότι θα χρειαστείτε.

Στο κάτω μέρος της οθόνης, θα δείτε τρία φύλλα, με το όνομα Φύλλο1, Φύλλο2 και Φύλλο3. Αυτός είναι ο προεπιλεγμένος αριθμός που ξεκινάει κάθε βιβλίο εργασίας του Excel.

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, το παράθυρο εργασίας εντοπίστηκε στη δεξιά πλευρά της οθόνης, ωστόσο αυτό έχει πλέον καταργηθεί και όλες οι λειτουργίες έχουν μεταφερθεί στην καρτέλα Αρχείο. Εκεί μπορείτε να εκτελέσετε πολλές κοινές εργασίες όπως το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας, τη δημιουργία ενός νέου, την εκτύπωση και άλλα.

Ξεκινώντας με το Excel

Ο καλύτερος τρόπος να μάθετε τίποτα είναι να κάνετε πραγματικά κάτι χρήσιμο και το Excel είναι το καλύτερο παράδειγμα αυτού! Ας πούμε ότι είσαστε δάσκαλος γυμνασίου ή κολλεγίου και θέλετε να παρακολουθείτε τους βαθμούς σπουδαστών σας, να υπολογίζετε τον μέσο όρο τους και να τους πείτε τους χαμηλότερους βαθμούς που θα χρειαστούν για να πάρουν την τελική εξέταση για να περάσουν την τάξη.

Ακούγεται σαν ένα απλό πρόβλημα και είναι (μόλις πάρετε τη φόρμουλα στο κεφάλι σας)! Το Excel μπορεί να το κάνει πολύ γρήγορα, οπότε ας δούμε πώς.

Πρώτα απ 'όλα, ας εισαγάγουμε κάποια δεδομένα στα κελιά στο Excel. Στο Excel, οι στήλες επισημαίνονται ξεκινώντας από το Α και συνεχίζοντας στο Z και πέραν αυτού. Ένα κελί είναι απλά ένας συγκεκριμένος αριθμός σειράς και μια στήλη, δηλαδή το Α1 είναι το πρώτο κύτταρο σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.

Ας πληκτρολογήσουμε Φοιτητές σε καλά Α'1 και έπειτα πληκτρολογήστε ΕΝΑ διά μέσου μι καθώς τα ονόματα των μαθητών συνεχίζουν προς τα κάτω στη στήλη Α όπως φαίνεται παρακάτω:

Τώρα ας μπαίνουμε Δοκιμή 1, Δοκιμή 2, και Δοκιμή 3 σε κύτταρα Β1, C1 και D1 αντιστοίχως. Τώρα έχουμε ένα πλέγμα 5 × 4, οπότε ας συμπληρώσουμε μερικούς ψευδείς βαθμούς δοκιμής, όπως φαίνεται παρακάτω:

Τώρα ας μάθουμε μερικά από τα βασικά της μορφοποίησης των κυττάρων στο Excel. Αυτή τη στιγμή ο πίνακας δεν φαίνεται πολύ ωραίος, καθώς το κείμενο και οι αριθμοί είναι ευθυγραμμισμένοι διαφορετικά και οι κεφαλίδες δεν είναι οπτικά ξεχωριστές από τα δεδομένα. Πρώτον, ας κεντρώσουμε όλα τα δεδομένα έτσι ώστε τα πράγματα να φαίνονται καλύτερο. Κάντε κλικ στο κελί Α'1 και σύρετε το ποντίκι σας προς τα κάτω στο κελί D6 για να επισημάνετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων:

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στο Center Justify κουμπί. Το πλέγμα είναι τώρα καλά κεντραρισμένο με όλα τα δεδομένα ακριβώς κάτω από τις επικεφαλίδες.

Τώρα ας δούμε περισσότερο πώς μπορούμε να μορφοποιήσουμε τα Excel κύτταρα. Ας αλλάξουμε το χρώμα της πρώτης γραμμής σε κάτι άλλο έτσι ώστε να μπορέσουμε να διαχωρίσουμε ξεκάθαρα την κεφαλίδα από τα δεδομένα. Κάντε κλικ στο κελί Α'1 και σύρετε το ποντίκι ενώ κρατάτε το κουμπί προς τα κάτω στο κελί D1. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαμορφώστε τα κελιά.

Τώρα υπάρχουν δύο επιλογές που έχετε σε αυτό το σημείο. Θα παρατηρήσετε στην παραπάνω εικόνα, ένα κανονικό μενού με δεξί κλικ που ξεκινά με το Cut, Copy, κλπ, αλλά θα παρατηρήσετε επίσης ένα είδος πλωτής γραμμής εργαλείων ακριβώς πάνω από το μενού. Αυτό το πλωτό μενού είναι μια δημοφιλής γραμμή εργαλείων επιλογών που σας επιτρέπει να αλλάζετε γρήγορα τη γραμματοσειρά, να αλλάζετε το μέγεθος κειμένου, να μορφοποιείτε το κελί ως χρήμα ή ποσοστό, να αλλάζετε το χρώμα φόντου ή γραμματοσειράς και να προσθέτετε σύνορα στο κελί. Είναι βολικό, επειδή δεν χρειάζεται να ανοίξετε ξεχωριστά το παράθυρο διαλόγου Format Cells και να το κάνετε εκεί.

Αν δεν χρειάζεται να κάνετε κάποια πιο προηγμένη μορφοποίηση στη γρήγορη γραμμή εργαλείων, προχωρήστε και ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου. Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω τη μέθοδο διαλόγου ακριβώς έτσι μπορούμε να την δούμε. Στο παράθυρο διαλόγου Format Cells, κάντε κλικ στο Μοτίβα και επιλέξτε ένα χρώμα από την παλέτα. Διάλεξα κίτρινο για να το κάνω ξεχωριστό.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK και τώρα θα δείτε ότι το χρώμα έχει αλλάξει για τα επιλεγμένα κελιά.

Ας προσθέσουμε επίσης κάποια όρια μεταξύ των κελιών έτσι ώστε αν αποφασίσουμε να εκτυπώσουμε το φύλλο του Excel, θα υπάρχουν μαύρες γραμμές μεταξύ όλων. Εάν δεν προσθέσετε σύνορα, οι γραμμές που βλέπετε στο Excel από προεπιλογή δεν εκτυπώνονται σε χαρτί. Επιλέξτε ολόκληρο το πλέγμα και πηγαίνετε στο Διαμορφώστε τα κελιά πάλι. Αυτή τη φορά πηγαίνετε στο Σύνορο αυτί. Κάνε κλικ στο Εξω απο και Μέσα και θα πρέπει να δείτε το μικρό πλαίσιο εμφάνισης ακριβώς κάτω από τα κουμπιά να αλλάζει ανάλογα με τα σύνορα.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK και τώρα θα πρέπει να έχετε μαύρες γραμμές μεταξύ όλων των κελιών. Έτσι τώρα έχουμε διαμορφώσει το πλέγμα μας για να φανεί πολύ καλύτερο! Μπορείτε να κάνετε αυτόν τον τύπο μορφοποίησης για τα δεδομένα σας και με τον τρόπο που αισθάνεστε κατάλληλα.

Χρησιμοποιώντας τύπους και λειτουργίες στο Excel

Τώρα ας πάμε στο διασκεδαστικό μέρος: χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες του Excel και τους τύπους για να κάνουμε κάτι πραγματικά! Έτσι, θέλουμε να υπολογίσουμε πρώτα τον μέσο βαθμό για τους 5 μαθητές μας μετά τις πρώτες τρεις εξετάσεις. Το Excel έχει μια μέση συνάρτηση που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να υπολογίσουμε αυτήν την τιμή αυτόματα, αλλά πρόκειται να το κάνουμε ελαφρώς διαφορετικά για να δείξουμε τύπους και λειτουργίες.

Προσθέστε μια κεφαλίδα που ονομάζεται Αθροισμα στη στήλη φά και Μέγ στη στήλη σολ και να τα διαμορφώσουμε με τον ίδιο τρόπο που κάναμε και τα άλλα κελιά κεφαλίδας.

Τώρα πρώτα θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση αθροίσματος του Excel για να υπολογίσουμε το άθροισμα των τριών βαθμών για κάθε μαθητή. Κάντε κλικ στο κελί F2 και πληκτρολογήστε "= άθροισμα ("Χωρίς τα αποσπάσματα. Το σύμβολο = λέει στο Excel ότι σχεδιάζουμε να τοποθετήσουμε κάποιο τύπο φόρμουλας σε αυτό το κελί. Όταν πληκτρολογείτε στην πρώτη παρένθεση, το Excel θα εμφανίσει μια μικρή ετικέτα που θα σας δείξει ποιους τύπους μεταβλητών λαμβάνει αυτή η λειτουργία.

Η λέξη SUM είναι μια ενσωματωμένη συνάρτηση στο Excel που υπολογίζει το άθροισμα ενός καθορισμένου εύρους κελιών. Σε αυτό το σημείο μετά την πρώτη παρένθεση, μπορείτε να επιλέξετε την περιοχή κυττάρων που θέλετε να συνοψίσετε! Δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε τα κελιά μία προς μία! Προχωρήστε και επιλέξτε τα κελιά B2 έως D2 και θα δείτε ότι ο τύπος ενημερώνεται αυτόματα και είναι μπλε.

Αφού επιλέξετε το εύρος, πληκτρολογήστε την παρένθεση κλεισίματος (Shift + 0) και πατήστε Εισαγω. Και τώρα έχετε το άθροισμα των αριθμών! Δεν είναι πολύ δύσκολο δικαίωμα !? Ωστόσο, θα μπορούσατε να πείτε ότι θα ήταν ένας βασιλικός πόνος να το κάνετε αυτό για ένα σύνολο 100 ή 500 φοιτητών! Λοιπόν, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να αντιγράψετε αυτόματα τον τύπο σας για τους άλλους μαθητές.

Κάντε κλικ στο κελί F2 και στη συνέχεια μετακινήστε το ποντίκι αργά στο κάτω δεξί άκρο του κελύφους. Θα παρατηρήσετε ότι ο δρομέας αλλάζει από ένα λιπαρό λευκό σταυρό σε ένα κοκαλιάρικο μαύρο σταυρό και το κάτω δεξιά μέρος του κελιού είναι ένα μικρό μαύρο κουτί.

Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το ποντίκι κάτω όταν αλλάζει και, στη συνέχεια, σύρετέ το στη σειρά του τελευταίου φοιτητή. Και με αυτό, το Excel χρησιμοποιεί τον ίδιο τύπο, αλλά ενημερώνει τα τρέχοντα κελιά γραμμής έτσι ώστε το άθροισμα να υπολογίζεται για κάθε γραμμή χρησιμοποιώντας τα δεδομένα της συγκεκριμένης γραμμής.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί G2 και πληκτρολογήστε τα = σημάδια για να δηλώσετε ξεκινάμε μια φόρμουλα. Εφόσον θέλουμε να διαιρέσουμε το άθροισμα κατά 3 για να πάρουμε τον μέσο όρο, πληκτρολογήστε το σημείο = και κατόπιν επιλέξτε το κελί αθροίσματος F2. Συνεχίστε με τον τύπο πληκτρολογώντας "/ 3", που σημαίνει διαίρεση κατά 3.

Πατήστε Enter και έχετε εισάγει το δικό σας φόρουμ! Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παρενθέσεις και να εκτελέσετε όλες τις μαθηματικές λειτουργίες με τον ίδιο τρόπο. Τώρα κάνουμε το ίδιο πράγμα όπως και με τη μέση στήλη και κάντε κλικ στο μικρό μαύρο κουτί στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού G2 και σύρετε το κάτω προς τα κάτω. Το Excel θα υπολογίσει τον μέσο όρο για τα υπόλοιπα κελιά χρησιμοποιώντας τον τύπο σας.

Και, τέλος, ας φτιάξουμε μια ακόμα φόρμουλα για να υπολογίσουμε τι θα έπρεπε να πάρει ο κάθε μαθητής στον τελικό για να πάρει έναν Α στην τάξη! Πρέπει να γνωρίζουμε τρία στοιχεία πληροφοριών: τον τρέχοντα βαθμό, τον βαθμό επιτυχίας για την τάξη και το ποσοστό του τελικού που αξίζει του συνολικού βαθμού. Έχουμε ήδη τον τρέχοντα βαθμό που υπολογίσαμε και μπορούμε να υποθέσουμε ότι το 70 είναι ο βαθμός επιτυχίας και ο τελικός αξίζει το 25% του συνολικού βαθμού. Εδώ είναι ο τύπος, που πήρα από αυτό το site.

Τελική βαθμολογία = Αξία εξετάσεων x Αποτέλεσμα εξέτασης + (1 - Αξία εξέτασης) x Τρέχον βαθμό

Ο τελικός βαθμός θα είναι ο 70, δεδομένου ότι είναι το επιτυχημένο σκορ που υποθέτουμε, το Exam Worth είναι .25 και θα πρέπει να επιλύσουμε το αποτέλεσμα της εξέτασης. Έτσι, η εξίσωση θα γίνει:

Βαθμολογία Εξετάσεων = (Τελική Βαθμολογία - (1 - Εξέταση Αξίας) x Τρέχουσα Βαθμολογία) / Αξία Εξετάσεων

Ας δημιουργήσουμε μια νέα κεφαλίδα στη στήλη Ι και στο κελί I2, πατώντας πληκτρολογώντας "= (70- (1 -25) *"Και στη συνέχεια επιλέξτε το στοιχείο G2 και, στη συνέχεια, συνεχίστε με") /"Και στη συνέχεια πατήστε Enter. Θα πρέπει τώρα να δείτε τον βαθμό που απαιτείται και επίσης τον τύπο στη γραμμή τύπων πάνω από τα ονόματα των στηλών. Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, ο φοιτητής Α πρέπει να πάρει τουλάχιστον 49 για να βεβαιωθεί ότι θα πετύχουν 70 βαθμούς για την τελική βαθμολογία τους.

Πάλι, αρπάξτε το κάτω μαύρο κουτί της κυψέλης και σύρετέ το προς τα κάτω στο σύνολο δεδομένων. Και βιόλα! Έχετε πλέον χρησιμοποιήσει τις λειτουργίες του Excel, δημιούργησε τους δικούς σας τύπους στο Excel και σχηματοποιημένα κελιά για να τα φτιάξετε οπτικά ελκυστικά.

Ελπίδα αυτό βοήθησε! Θα προσπαθήσω να γράψω περισσότερα για αυτό για πιο προηγμένες λειτουργίες του Excel και άλλων προϊόντων του Office. Παρακαλώ αφήστε τα σχόλιά σας σε αυτό το σεμινάριο Excel! Απολαμβάνω!