Πώς να ξεχωρίσετε το πρώτο και το τελευταίο όνομα στο Excel

Αν χρησιμοποιείτε πολύ το Excel, πιθανότατα έχετε τρέξει σε μια κατάσταση όπου έχετε ένα όνομα σε ένα μόνο κελί και θα πρέπει να διαχωρίσετε το όνομα σε διαφορετικά κελιά. Αυτό είναι ένα πολύ κοινό ζήτημα στο Excel και μπορείτε πιθανώς να κάνετε μια αναζήτηση Google και να κατεβάσετε 100 διαφορετικές μακροεντολές που γράφτηκαν από διάφορους ανθρώπους για να το κάνουν για εσάς.

Ωστόσο, σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας δείξω πώς να ρυθμίσετε μια φόρμουλα ώστε να μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας και να καταλάβετε πραγματικά τι συμβαίνει. Αν χρησιμοποιείτε πολύ το Excel, είναι πιθανώς μια καλή ιδέα να μάθετε μερικές από τις πιο προηγμένες λειτουργίες, ώστε να μπορείτε να κάνετε πιο ενδιαφέροντα πράγματα με τα δεδομένα σας.

Αν δεν σας αρέσουν οι φόρμουλες και θέλετε μια πιο γρήγορη λύση, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Κείμενο σε στήλες που σας διδάσκει πώς να χρησιμοποιήσετε ένα χαρακτηριστικό του Excel για να κάνετε το ίδιο πράγμα. Επιπλέον, το χαρακτηριστικό κείμενο σε στήλες είναι επίσης καλύτερο να χρησιμοποιηθεί αν έχετε περισσότερα από δύο στοιχεία σε ένα κελί που πρέπει να διαχωρίσετε. Για παράδειγμα, αν μια στήλη έχει 6 πεδία συνδυασμένα, τότε οι παρακάτω φόρμες θα γίνουν πολύ βρώμικες και περίπλοκες.

Ξεχωριστά ονόματα στο Excel

Για να ξεκινήσετε, ας δούμε πώς τα ονόματα συνήθως αποθηκεύονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Οι πιο συνηθισμένοι δύο τρόποι που έχω δει είναι όνομα επίθετο με ένα μόνο διάστημα και επίθετο, όνομα με κόμμα που χωρίζει τα δύο. Κάθε φορά που έχω δει μια μέση αρχική, είναι συνήθως όνομα αρχικός επίθετο όπως παρακάτω:

Χρησιμοποιώντας μερικές απλές φόρμουλες και συνδυάζοντας μερικές από αυτές μαζί, μπορείτε εύκολα να διαχωρίσετε το πρώτο όνομα, το επώνυμο και το μεσαίο αρχικό σε ξεχωριστά κελιά στο Excel. Ας ξεκινήσουμε με την εξαγωγή του πρώτου μέρους του ονόματος. Στην περίπτωσή μου, πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε δύο λειτουργίες: αριστερά και αναζήτηση. Από εδώ λογικά πρέπει να κάνουμε:

Αναζητήστε το κείμενο στο κελί για ένα κενό ή κόμμα, βρείτε τη θέση και, στη συνέχεια, αφαιρέστε όλα τα γράμματα στα αριστερά της θέσης.

Εδώ είναι ένας απλός τύπος που κάνει τη δουλειά σωστά: = ΑΡΙΣΤΕΡΑ (NN, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", NN) - 1), όπου NN είναι το κελί που έχει το όνομα που έχει αποθηκευτεί σε αυτό. Το -1 υπάρχει για να αφαιρέσετε τον επιπλέον χώρο ή το κόμμα στο τέλος της συμβολοσειράς.

Όπως μπορείτε να δείτε, ξεκινάμε με την αριστερή συνάρτηση, η οποία παίρνει δύο επιχειρήματα: τη συμβολοσειρά και τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να τραβήξετε ξεκινώντας από την αρχή της συμβολοσειράς. Στην πρώτη περίπτωση, ψάχνουμε για ένα διάστημα χρησιμοποιώντας διπλά εισαγωγικά και τοποθετώντας ένα κενό μεταξύ τους. Στη δεύτερη περίπτωση, αναζητούμε ένα κόμμα αντί για ένα διάστημα. Ποιο είναι το αποτέλεσμα για τα 3 σενάρια που ανέφερα?

Πήραμε το πρώτο όνομα από τη σειρά 3, το επώνυμο από τη σειρά 5 και το πρώτο όνομα από τη σειρά 7. Μεγάλη! Έτσι, ανάλογα με τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων σας, έχετε πλέον εξαγάγει το όνομα ή το επώνυμο. Τώρα για το επόμενο μέρος. Εδώ πρέπει να κάνουμε λογικά τώρα:

- Αναζητήστε το κείμενο στο κελί για ένα κενό ή κόμμα, βρείτε τη θέση και στη συνέχεια αφαιρέστε τη θέση από το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς. Ακολουθεί το παράδειγμα της φόρμουλας:

= ΔΕΞΙΑ (NN, LEN (NN)) - ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ ("", NN))

Έτσι τώρα χρησιμοποιούμε τη σωστή λειτουργία. Αυτό απαιτεί επίσης δύο επιχειρήματα: τη συμβολοσειρά και τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να τραβήξετε ξεκινώντας από το τέλος της συμβολοσειράς που πηγαίνει αριστερά. Έτσι θέλουμε το μήκος της συμβολοσειράς μείον τη θέση του χώρου ή το κόμμα. Αυτό θα μας δώσει τα πάντα στα δεξιά του πρώτου διαστήματος ή κόμμα.

Μεγάλη, τώρα έχουμε το δεύτερο μέρος του ονόματος! Στις δύο πρώτες περιπτώσεις, έχετε κάνει πολύ λίγο, αλλά εάν υπάρχει ένα αρχικό μέσο στο όνομα, μπορείτε να δείτε ότι το αποτέλεσμα εξακολουθεί να περιλαμβάνει το επώνυμο με το μέσο όρο αρχικό. Λοιπόν, πώς θα πάρουμε ακριβώς το επώνυμο και θα απαλλαγούμε από τη μέση αρχική; Εύκολος! Απλώς εκτελέστε τον ίδιο τύπο και πάλι που χρησιμοποιήσαμε το δεύτερο τμήμα του ονόματος.

Επομένως, κάνουμε απλώς ένα άλλο δικαίωμα και αυτή τη φορά εφαρμόζοντας τον τύπο στο συνδυασμένο μεσαίο αρχικό και επώνυμο κελί. Θα βρει το χώρο μετά το μεσαίο αρχικό και στη συνέχεια θα πάρει το μήκος μείον τη θέση του αριθμού χώρου των χαρακτήρων από το τέλος της συμβολοσειράς.

Έτσι, το έχετε! Τώρα έχετε διαιρέσει το όνομα και το επώνυμο σε ξεχωριστές στήλες χρησιμοποιώντας μερικούς απλούς τύπους στο Excel! Προφανώς, ο καθένας δεν θα έχει διαμορφώσει το κείμενό του με αυτό τον τρόπο, αλλά μπορείτε εύκολα να το επεξεργαστείτε ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Κείμενο σε στήλες

Υπάρχει επίσης ένας άλλος εύκολος τρόπος για να διαχωρίσετε το συνδυασμένο κείμενο σε ξεχωριστές στήλες στο Excel. Είναι ένα χαρακτηρισμένο που ονομάζεται Κείμενο σε στήλες και λειτουργεί πολύ καλά. Είναι επίσης πολύ πιο αποτελεσματική αν έχετε μια στήλη που περιέχει περισσότερα από δύο κομμάτια δεδομένων.

Για παράδειγμα, παρακάτω έχω κάποια δεδομένα όπου μια σειρά έχει 4 κομμάτια δεδομένων και η άλλη σειρά έχει 5 κομμάτια δεδομένων. Θα ήθελα να χωρίσω αυτό σε 4 στήλες και 5 στήλες, αντίστοιχα. Όπως μπορείτε να δείτε, η προσπάθεια χρήσης των παραπάνω τύπων θα ήταν ανέφικτη.

Στο Excel, επιλέξτε πρώτα τη στήλη που θέλετε να διαχωρίσετε. Στη συνέχεια, προχωρήστε και κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα και μετά κάντε κλικ στο Κείμενο σε στήλες.

Με αυτόν τον τρόπο θα εμφανιστεί ο οδηγός Κείμενο σε στήλες. Στο βήμα 1, επιλέγετε αν το πεδίο είναι οριοθετημένο ή σταθερό πλάτος. Στην περίπτωσή μας, θα επιλέξουμε Οριοθετημένη.

Στην επόμενη οθόνη, θα επιλέξετε τον απομεμακρυστή. Μπορείτε να επιλέξετε από την καρτέλα, το ερωτηματικό, το κόμμα, το διάστημα ή να πληκτρολογήσετε μια προσαρμοσμένη.

Τέλος, επιλέγετε τη μορφή δεδομένων για τη στήλη. Κανονικά, Γενικός θα λειτουργήσει καλά για τους περισσότερους τύπους δεδομένων. Αν έχετε συγκεκριμένες ημερομηνίες, επιλέξτε αυτή τη μορφή.

Κάντε κλικ Φινίρισμα και παρακολουθήστε πώς τα δεδομένα σας διαχωρίζονται μαγικά σε στήλες. Όπως μπορείτε να δείτε, μια σειρά μετατράπηκε σε πέντε στήλες και η άλλη σε τέσσερις στήλες. Η λειτουργία Κείμενο σε Στήλες είναι πολύ δυνατή και μπορεί να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα διαχωρισμού ονομάτων όχι στη μορφή που έχω παραπάνω, δημοσιεύστε ένα σχόλιο με τα δεδομένα σας και θα προσπαθήσω να βοηθήσω. Απολαμβάνω!