Τρόπος ασφαλούς προστασίας με κωδικό πρόσβασης ενός αρχείου του Excel

Ο κωδικός πρόσβασης που προστατεύει το φύλλο εργασίας του Excel μπορεί να εμποδίσει άλλους να παραβιάζουν τα δεδομένα σας, αλλά είναι καλύτερο να μην αποθηκεύετε ποτέ πραγματικά ευαίσθητες πληροφορίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Γιατί; Για τον απλό λόγο ότι οι κωδικοί πρόσβασης του Excel μπορούν εύκολα να ραγιστούν. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το Excel χρησιμοποιεί μια πολύ αδύναμη μορφή κρυπτογράφησης που μπορεί εύκολα να σπάσει χρήση λεξικών επιθέσεων και βίαιων επιθέσεων δύναμης.

Εάν απολύτως πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Excel για την αποθήκευση ευαίσθητων πληροφοριών, τότε είναι πάντα καλύτερο να χρησιμοποιήσετε την πιο πρόσφατη έκδοση του Excel, το Excel 2013 ή το Excel 2010. Όσο μεγαλύτερη είναι η έκδοση του Excel, τόσο πιο εύκολο είναι να σπάσει ο κωδικός πρόσβασης. Στις εκδόσεις κάτω από το Excel 2010, δεν έχει σημασία πόσο περίπλοκο ή μεγάλο χρονικό διάστημα ο κωδικός πρόσβασής σας, οτιδήποτε μπορεί να σπάσει.

Ωστόσο, οι μεταγενέστερες εκδόσεις του Excel χρησιμοποιούν πιο εξελιγμένες μεθόδους κρυπτογράφησης και συνεπώς το μήκος και η πολυπλοκότητα του κωδικού πρόσβασης έχει σημασία. Επομένως, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε περισσότερους κωδικούς πρόσβασης που είναι πιο τυχαίοι στη φύση και περιλαμβάνουν αριθμούς και σύμβολα.

Εκτός από τον κωδικό πρόσβασης που προστατεύει το αρχείο σας Excel, μπορείτε να το ασφαλίσετε περαιτέρω κρυπτογράφοντας ολόκληρο το αρχείο. Αυτό θα προστατεύσει το έγγραφό σας αν κλαπεί από τον υπολογιστή σας.

Τώρα για να προσθέσετε πραγματικά έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα αρχείο Excel. Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Excel, υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προστατέψετε με κωδικό το υπολογιστικό φύλλο ή το βιβλίο εργασίας σας.

Μία από τις πρώτες και ευκολότερες μεθόδους είναι η προστασία με κωδικό πρόσβασης ολόκληρου του φύλλου ή του βιβλίου εργασίας. Για να το κάνετε αυτό στο Microsoft Excel 2007, πηγαίνετε πρώτα στο Ανασκόπηση καρτέλα και μετά κάντε κλικ στο Προστατέψτε το φύλλο ή Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας.

Όταν εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε τις επιλογές σας και πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε. Ο κωδικός πρόσβασής σας μπορεί να είναι κάτι τυχαίο που κανείς δεν θα υποψιάζε ποτέ (όπως 45pQ93S21!). Για να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασής σας, χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα διαχείρισης κωδικών πρόσβασης όπως το LastPass, το οποίο είναι εξαιρετικά ασφαλές. Μπορείτε επίσης να διαβάσετε την προηγούμενη ανάρτησή μου σχετικά με τη διασφάλιση των δεδομένων και των κωδικών πρόσβασης.

Στη συνέχεια, ο κωδικός πρόσβασης προστατεύει ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο, έπειτα Αποθήκευση ως. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο αποθήκευσης αρχείων, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Εργαλεία πτυσώμενο μενού. Από αυτό το μενού, επιλέξτε Γενικές επιλογές.

Αυτό θα σας επιτρέψει να προστατεύσετε με κωδικό το σύνολο του βιβλίου εργασίας και να αποτρέψετε οποιονδήποτε άλλον από το άνοιγμα και την προβολή του περιεχομένου του. Σε αυτό το σημείο, έχετε δύο επίπεδα προστασίας: ένα στο επίπεδο φύλλου και ένα στο επίπεδο του βιβλίου εργασίας.

Τώρα, κάθε φορά που θέλετε να ανοίξετε αυτό το προστατευμένο αρχείο Excel, θα δείτε πρώτα μια οθόνη όπως αυτή που ζητάει τον κωδικό σας.

Σύνοψη βημάτων για την ασφαλή προστασία ενός αρχείου του Excel

1. Χρησιμοποιήστε μόνο τις τελευταίες εκδόσεις του Excel: Excel 2010 ή Excel 2013.

2. Χρησιμοποιήστε καλές πολιτικές κωδικού πρόσβασης, που σημαίνει μεγαλύτερους κωδικούς πρόσβασης με διαφορετικούς τύπους χαρακτήρων, αριθμών και συμβόλων. Επιπλέον, προσπαθήστε να κάνετε τον κωδικό πρόσβασης όσο το δυνατόν πιο τυχαίο και χρησιμοποιήστε έναν διαχειριστή κωδικών για να παρακολουθείτε τους κωδικούς πρόσβασης.

3. Προστατέψτε τα φύλλα σας χρησιμοποιώντας το Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας και Προστατέψτε το φύλλο επιλογές.

4. Αποθηκεύστε το ίδιο το αρχείο σε ασφαλή τοποθεσία στον υπολογιστή σας, όπως κρυπτογραφημένο σκληρό δίσκο.

Συνολικά, η χρήση της ασφάλειας του Excel με απλή προστασία με κωδικό δεν αρκεί για να εξασφαλιστεί. Χρειάζεστε καλύτερη κρυπτογράφηση με υψηλότερες εκδόσεις του Excel, μακρύτερους και πιο τυχαίους κωδικούς πρόσβασης και επιπλέον κρυπτογράφηση πάνω από την ασφάλεια που παρέχεται από το Excel. Εάν ακολουθήσετε αυτές τις πρακτικές ασφαλείας, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι κανείς δεν θα μπορέσει να ανοίξει το αρχείο Excel.