Μορφοποιήστε τα κελιά με τη χρήση υπό όρους μορφοποίησης στο Excel

Αν χρησιμοποιείτε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, οι επιλογές μορφοποίησης υπό όρους στο Excel 2007, το 2010 και το 2013 θα σας εκπλήξουν. Γιατί λοιπόν θα θέλατε να ασχοληθείτε με τη μορφοποίηση υπό όρους; Λοιπόν, εδώ είναι μερικοί λόγοι για τους οποίους μου αρέσει να χρησιμοποιώ αυτό το χαρακτηριστικό του Excel:

1. Για να κάνετε τα δεδομένα σας πιο οπτικά ελκυστικά.

2. Για να καταστήσετε τα spreadsheets σας πιο εύκολα κατανοητά με μια ματιά.

3. Να προσδιορίσετε ορισμένους τύπους αριθμών για βοήθεια στην επίλυση προβλημάτων.

4. Να σας βοηθήσουμε να εξαγάγετε συμπεράσματα από τα δεδομένα σας.

5. Για να εμφανίσετε οπτικά στον χρήστη τι είναι "καλό" ή "κακό" χρησιμοποιώντας το πράσινο και το κόκκινο.

Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να μορφοποιήσετε κάθε κύτταρο σε μια περιοχή βάσει των δικών σας κριτηρίων (και υπάρχουν πολλές επιλογές μορφοποίησης για να διαλέξετε). Για παράδειγμα, αν έχετε ένα φύλλο κερδών και θέλετε να χρωματίσετε όλα τα κέρδη μεγαλύτερα από $ 200 ως πράσινα και όλα τα κέρδη κάτω από $ 200 ως κίτρινα και όλες οι απώλειες ως κόκκινα, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να κάνετε γρήγορα όλη τη δουλειά για εσάς.

Υποχρεωτική μορφοποίηση στο Excel

Η υπό όρους μορφοποίηση σάς επιτρέπει να διαμορφώνετε γρήγορα και εύκολα σημαντικά ποσά δεδομένων, ενώ ταυτόχρονα μπορείτε να διακρίνετε διαφορετικούς τύπους δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για τις επιλογές μορφοποίησης που θα επιτρέψουν στο Microsoft Excel να διαμορφώσει αυτόματα για εσάς. Πραγματικά πρέπει να ακολουθήσετε μόνο τρία απλά βήματα.

Βήμα 1: Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μορφοποιήσετε.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους κάτω από το μενού "Αρχική σελίδα", στην ενότητα "Στυλ".

Βήμα 3: Επιλέξτε τους κανόνες σας. Υπάρχουν Επισημάνετε τους κανόνες των κυττάρων και Κανόνες κορυφής / κάτω στην κορυφή που σας επιτρέπουν να κάνετε συγκρίσεις με τις τιμές. Για αυτό το παράδειγμα, επιβάλλαμε τρεις κανόνες. Το πρώτο ήταν ότι οποιαδήποτε τιμή μεγαλύτερη από $ 200 ήταν πράσινη.

Αξίζει να σημειωθεί ότι μόνο η ενότητα "Κανόνες κυττάρων επισημάνσεων" μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη σύγκριση ενός συνόλου δεδομένων σε ένα άλλο σύνολο δεδομένων. Όλα τα υπόλοιπα θα χρησιμοποιήσουν μόνο το ένα σύνολο δεδομένων που έχετε επισημάνει και θα συγκρίνετε τις τιμές μεταξύ τους. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιούμε τον κανόνα Μεγαλύτερος Than, μπορώ να συγκρίνω τιμές από A1 προς A20 με συγκεκριμένο αριθμό ή μπορώ να συγκρίνω A1 με A20 έναντι B1 με B20.

Η ίδια λογική εφαρμόστηκε στον δεύτερο και στον τρίτο κανονισμό. Ο δεύτερος κανόνας ήταν ότι οτιδήποτε μεταξύ $ 0 και $ 200 ήταν κίτρινο. Ο τρίτος κανόνας ήταν ότι οτιδήποτε μικρότερο από $ 0 ήταν μορφοποιημένο κόκκινο. Εδώ φαίνεται το τμήμα του τελικού υπολογιστικού φύλλου.

Εάν δεν σας αρέσουν αυτές οι επιλογές μορφοποίησης, το Excel έχει πολλές διαφορετικές νέες επιλογές υπό όρους μορφοποίησης από τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισάγετε εικονίδια όπως τα έγχρωμα βέλη (Εικονίδιο Σετ), bar charts όπως στο δεύτερο παράδειγμα (Γραμμές δεδομένων) ή ακόμα και μια σειρά από αυτόματα επιλεγμένα χρώματα όπως στο τελευταίο παράδειγμα (Χρωματικές κλίμακες). Αυτές οι τρεις επιλογές συγκρίνουν μόνο τιμές από το ίδιο σύνολο δεδομένων. Εάν επιλέξετε Α1 έως Α20, θα συγκρίνει μόνο αυτές τις τιμές μεταξύ τους.

Εάν αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να μορφοποιηθούν τα cells σας υπό όρους, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να καθαρίσετε τη μορφοποίηση. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κουμπί Conditional Formatting και επιλέξτε Σαφείς κανόνες. Στη συνέχεια, επιλέξτε εάν θέλετε να εκκαθαρίσετε τους κανόνες μόνο από τα επιλεγμένα κελιά ή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

Επίσης, αν έχετε δημιουργήσει αρκετούς κανόνες, μπορεί να ξεχάσετε τους κανόνες που έχετε εφαρμόσει σε αυτά τα κελιά. Δεδομένου ότι μπορείτε να εφαρμόσετε πολλούς κανόνες στο ίδιο σύνολο κελιών, μπορεί να γίνει αρκετά συγκεχυμένη ειδικά αν κάποιος άλλος δημιούργησε το υπολογιστικό φύλλο. Για να δείτε όλους τους κανόνες, κάντε κλικ στο κουμπί Conditional Formatting και κάντε κλικ στο Διαχείριση Κανόνων.

Όταν ισχύουν περισσότεροι από ένας κανόνας για το ίδιο εύρος κυψελών, οι κανόνες αξιολογούνται με σειρά από υψηλότερη προτεραιότητα σε χαμηλότερη προτεραιότητα. Από προεπιλογή, ο νέος κανόνας που προστέθηκε θα έχει την υψηλότερη προτεραιότητα. Μπορείτε να το αλλάξετε κάνοντας κλικ στον κανόνα και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας τα κουμπιά πάνω και κάτω βέλους για να αλλάξετε τη σειρά. Επίσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή και να δείτε τους κανόνες μόνο για την τρέχουσα επιλογή ή για κάθε φύλλο στο βιβλίο εργασίας.

Υπάρχει επίσης ένα πλαίσιο ελέγχου που ονομάζεται Διακοπή Αν είναι αληθές, κάτι που δεν θα αναφερθώ εδώ γιατί είναι πολύ περίπλοκο. Ωστόσο, μπορείτε να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση από τη Microsoft που εξηγεί με μεγάλη λεπτομέρεια.

Νέες επιλογές μορφοποίησης υπό όρους Excel 2010

Σχεδόν τα πάντα είναι τα ίδια στο Excel 2010, όταν πρόκειται για την υπό όρους μορφοποίηση που συμπεριλήφθηκε στο Excel 2007. Ωστόσο, υπάρχει ένα νέο χαρακτηριστικό που κάνει πραγματικά πολύ πιο ισχυρό.

Νωρίτερα είχα αναφέρει ότι το Επισημάνετε τους κανόνες των κυττάρων μπορείτε να συγκρίνετε ένα σύνολο δεδομένων σε ένα άλλο σύνολο δεδομένων στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο. Το 2010, μπορείτε τώρα να αναφέρετε ένα άλλο φύλλο εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Εάν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό στο Excel 2007, θα σας επιτρέψει να επιλέξετε τα δεδομένα από ένα άλλο φύλλο εργασίας, αλλά θα σας δώσει ένα μήνυμα σφάλματος όταν προσπαθείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί OK στο τέλος.

Στο Excel 2010, μπορείτε τώρα να το κάνετε αυτό, αλλά είναι λίγο δύσκολο γι 'αυτό θα το εξηγήσω βήμα προς βήμα. Ας πούμε ότι έχω δύο φύλλα εργασίας και σε κάθε φύλλο έχω δεδομένα από B2 έως B12 για κάτι σαν κέρδος. Αν θέλω να δω ποιες τιμές σε B2 έως B12 από το φύλλο 1 είναι μεγαλύτερες από τις τιμές B2 έως B12 του φύλλου 2, θα έπρεπε πρώτα να επιλέξω τις τιμές B2 προς B12 στο φύλλο 1 και στη συνέχεια να κάνω κλικ στο Μεγάλη Than υπό τους Κανόνες σημαντικών στοιχείων.

Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί αναφοράς κυττάρων που έχω δείξει παραπάνω. Το πλαίσιο θα αλλάξει και το εικονίδιο του δρομέα θα γίνει λευκός σταυρός. Τώρα προχωρήστε και κάντε κλικ στο φύλλο 2 και επιλέξτε ΜΟΝΟ κυττάρου Β2. Κάνω ΔΕΝ επιλέξτε ολόκληρο το εύρος B2 έως Β12.

Θα δείτε ότι το κουτί έχει τώρα τιμή = Φύλλο2! $ B $ 2. Θα χρειαστεί να το αλλάξουμε αυτό = Φύλλο2! $ Β2. Βασικά, απλά να απαλλαγούμε από το $ που έρχεται πριν από το 2. Αυτό θα κρατήσει τη στήλη σταθερή, αλλά επιτρέπουν τον αριθμό σειράς να αλλάξει αυτόματα. Για οποιονδήποτε λόγο, δεν θα σας επιτρέψει μόνο να επιλέξετε ολόκληρη την περιοχή.

Κάντε κλικ ξανά στο κουμπί αναφοράς κυψέλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Τώρα οι τιμές στο φύλλο 1 που είναι μεγαλύτερες από το φύλλο 2 θα μορφοποιηθούν σύμφωνα με τις επιλογές μορφοποίησης που επιλέξατε.

Ας ελπίσουμε ότι όλα έχουν νόημα! Όταν εξετάζετε το Excel 2013, δεν φαίνεται να υπάρχουν νέες δυνατότητες όταν πρόκειται για μορφοποίηση υπό όρους. Ως τελευταία συμβουλή, εάν αισθάνεστε ότι οι προεπιλεγμένοι κανόνες δεν ταιριάζουν με αυτό που προσπαθείτε να ολοκληρώσετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Νέος κανόνας και ξεκινήστε από το μηδέν. Αυτό που είναι πολύ καλό για τη δημιουργία ενός νέου κανόνα είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμουλα για να καθορίσετε ποια κελιά να μορφοποιήσουν, τα οποία είναι πολύ ισχυρά.

Παρόλο που η μορφοποίηση υπό όρους φαίνεται σχετικά εύκολη και απλή στην επιφάνεια, μπορεί να γίνει πολύ σύνθετη ανάλογα με τα δεδομένα και τις ανάγκες σας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να δημοσιεύσετε ένα σχόλιο. Απολαμβάνω!