Δημιουργήστε λίστες αναπτυσσόμενων προγραμμάτων στο Excel χρησιμοποιώντας επικύρωση δεδομένων

Εάν είστε μεγάλος χρήστης του Excel, τότε μπορεί να βρεθήκατε σε μια κατάσταση όπου θα θέλατε να έχετε επιλέξει απλά μια τιμή για ένα κελί από μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών αντί να χρειάζεται να αντιγράφετε και να επικολλάτε κείμενο ανάμεσα στα κελιά. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο Excel για τον δικό σας προσωπικό προϋπολογισμό και κάθε φορά που εισάγετε μια συναλλαγή σε μια νέα σειρά, πληκτρολογείτε εάν το εισόδημά σας ή μια δαπάνη.

Λοιπόν, μερικές φορές μπορείτε να το πληκτρολογήσετε εσφαλμένα ή ίσως να έχετε μια μακρά λίστα διαφορετικών τύπων δαπανών και εισοδημάτων, οπότε αυτό μπορεί να είναι ένας πόνος που πρέπει να διατηρήσετε και να θυμηθείτε. Μια εύκολη λύση στο Excel είναι να δημιουργήσετε τη δική σας αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών που τραβήξατε από μια συγκεκριμένη στήλη στο ίδιο φύλλο ή σε άλλο φύλλο. Αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο επειδή τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φύλλο για να αποθηκεύσετε όλες τις λίστες αναφοράς σας σαν μια βάση δεδομένων και να τις χρησιμοποιήσετε σε οποιοδήποτε άλλο φύλλο στο βιβλίο εργασίας.

Πώς θα το κάνουμε αυτό; Στην πραγματικότητα δεν είναι πολύ δύσκολο! Δείτε πώς:

1. Πρώτα, δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας και το Φύλλο1 ξεκινήστε στη σειρά 1, στη στήλη 1 (A1) και πληκτρολογήστε μερικές κατηγορίες δαπανών στη στήλη. Για παράδειγμα, εδώ είναι αυτό που ήρθα με:

2. Τώρα που πήρατε τη λίστα αναφοράς σας, προχωρήστε και επιλέξτε τα κελιά με τα δεδομένα σε αυτά. Στην περίπτωσή μας, θα επιλέξουμε τα κελιά από A1 έως A8. Κάντε αριστερό κλικ στο A1 και κρατήστε πατημένο το κουμπί του ποντικιού και σύρετε μέχρι να φτάσετε στο A8.

3. Τώρα, στο πλαίσιο δίπλα στο πλαίσιο κειμένου τύπων στα αριστερά (που ονομάζεται επίσης το πλαίσιο Όνομα), πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα σας και πατήστε Enter. Πληκτρολόγησα Εξοδα για τη λίστα μας. Κάνοντας αυτό βασικά δίνει τα κελιά από Α1 έως Α8 ένα όνομα έτσι ώστε η ομάδα των κυττάρων να μπορεί τώρα να αναφέρεται από ένα όνομα αντί να λέει Α1 έως Α8.

4. Τώρα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λίστα μας για να δημιουργήσουμε ένα αναπτυσσόμενο μενού με αυτές τις τιμές. Πρώτα επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να δημιουργηθεί η αναπτυσσόμενη λίστα σας. Αυτό μπορεί να είναι στο ίδιο φύλλο ή σε φύλλο differnet. Πήγα μπροστά και επέλεξα το κυψέλη Α1 στο φύλλο 2 για παράδειγμα.

Στη συνέχεια, μεταβείτε στο επάνω μενού και επιλέξτε Δεδομένα και μετά Επικύρωση. Εάν χρησιμοποιείτε μια έκδοση του Excel με τη διασύνδεση κορδέλα, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο Δεδομένα αυτί.

Στο Ρυθμίσεις επιλέξτε την καρτέλα Λίστα σύμφωνα με το Επιτρέπω επικεφαλίδα. Συγουρεύομαι Εντοπισμός εντός κυττάρων και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το όνομα που μόλις δημιουργήσαμε νωρίτερα (Εξοδα σε αυτή την περίπτωση) με ένα = υπογράψτε μπροστά. Πρέπει να είναι "= Έξοδα".

Κάντε κλικ Εντάξει και θα δείτε τώρα ότι το τρέχον κελί που επιλέξατε έχει ένα μικρό βέλος που δείχνει κάτω από αυτό. Κάντε κλικ στο βέλος και θα δείτε τη λίστα των στοιχείων από αυτά που έχουμε πληκτρολογήσει στο Φύλλο1.

Τώρα τι γίνεται αν χρειάζεστε αυτόν τον κατάλογο σε 1000 σειρές; Λοιπόν, είναι επίσης εύκολο. Απλώς μετακινήστε το δρομέα σας στην κάτω δεξιά γωνία του κυττάρου A1 και, στη συνέχεια, σύρετέ το προς τα κάτω όσο θέλετε. Όλα τα κελιά θα έχουν τώρα διαθέσιμη την αναπτυσσόμενη λίστα.

Αυτό είναι! Θυμηθείτε, αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιοδήποτε φύλλο του Excel όπου έχετε κάποιο είδος λίστας αναζήτησης που πρέπει να πληκτρολογηθεί ξανά και ξανά. Χρησιμοποιώντας την Επικύρωση Δεδομένων, μπορείτε να αποφύγετε ανθρώπινα λάθη και να αυξήσετε την απόδοση. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση των λιστών λιστών στο Excel, δημοσιεύστε ένα σχόλιο και θα προσπαθήσω να βοηθήσω. Απολαμβάνω!