Γιατί δεν μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (και όποτε μπορείτε)

Δεν μπορείτε κανονικά να «αναιρέσετε» ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στείλατε λάθος. Ορισμένοι υπολογιστές-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν χαρακτηριστικά αναίρεσης όπως το χαρακτηριστικό "Ανάκληση" στο Microsoft Outlook, αλλά αυτά δεν θα λειτουργούν τις περισσότερες φορές.

Κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή, μέχρι να είστε σίγουροι ότι θέλετε να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είτε πρόκειται για ένα μήνυμα που επιθυμείτε να μην είχε στείλει, είτε για ένα ενοχλητικό τυπογραφικό λάθος, συνήθως δεν μπορείτε να το πάρετε πίσω.

Ένα αποσταλμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εκτός ελέγχου

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι σαν ένα σχόλιο σε έναν ιστότοπο, τον οποίο μπορείτε να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε μετά από το γεγονός επειδή είναι αποθηκευμένο σε ένα μόνο σημείο που επιτρέπει την επεξεργασία - σε αυτόν τον ιστότοπο. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο υπολογιστής σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνει ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους εσείς που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους λαμβάνει και το εμφανίζει στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

Δεν υπάρχει τρόπος να επιστρέψετε και να αναιρέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει ήδη αποσταλεί. Το αντίγραφο είναι στο διακομιστή αλληλογραφίας κάποιου άλλου, εντελώς εκτός ελέγχου.

Το Microsoft Outlook περιέχει μια δυνατότητα ανάκλησης που σας επιτρέπει να ανακαλέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ορισμένες περιπτώσεις. Άλλοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - συμπεριλαμβανομένου του Gmail με τις λειτουργίες "Αναίρεση αποστολής" - σας επιτρέπουν επίσης να "αναιρέσετε" ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη στείλει, αλλά αυτή η λειτουργία είναι απλώς χειροκίνητη.

Πώς λειτουργεί η λειτουργία ανάκλησης του Outlook

Το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει μόνο να ανακαλέσετε ή να αποσύρετε μηνύματα σε περιορισμένες περιπτώσεις. Πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Exchange και πρέπει να βρίσκεστε στον ίδιο διακομιστή Exchange με τον παραλήπτη. Αυτή η λειτουργία μπορεί να λειτουργήσει όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συναδέλφους σας, αλλά δεν μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον με λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σπίτι ή στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διευθύνσεις εκτός του οργανισμού σας.

Η λειτουργία ανάκλησης του Outlook λειτουργεί αποστέλλοντας ένα μήνυμα στα εισερχόμενα του άλλου ατόμου. Το μήνυμα ζητάει από τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να διαγράψει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μόλις στείλατε. Από προεπιλογή, το Outlook θα διαγράψει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν δεν το έχουν ακόμη διαβάσει. Ωστόσο, είναι δυνατό για ένα χρήστη να απενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα, ώστε το Outlook να αγνοήσει αυτά τα αιτήματα. Η δυνατότητα Ανάκλησης είναι απλώς ένας τρόπος να ζητήσετε όμορφα εάν ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους θα σας έκανε την ευχαρίστηση να διαγράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη στείλει.

Αν το άτομο έχει ήδη διαβάσει το μήνυμά σας, το μήνυμά σας δεν θα διαγραφεί, αλλά ο παραλήπτης θα ενημερωθεί ότι θέλετε να διαγράψετε το μήνυμα. Αν στείλετε ένα ιδιαίτερα ενοχλητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και το αίτημα παρακολούθησης για τη διαγραφή του ενδέχεται να είναι ορατά στα εισερχόμενα ενός ατόμου. Αν το πρωτότυπο email σας περιείχε ένα διασκεδαστικό τυπογραφικό λάθος ή ένα σφάλμα, το αίτημα παρακολούθησης για τη διαγραφή του μπορεί να κάνει την κατάσταση πιο διασκεδαστική.

Ενώ αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι χρήσιμη για τη διαγραφή μηνυμάτων με τυπογραφικά λάθη ή άλλα σφάλματα και την αποστολή ενός ενημερωμένου αντιγράφου, μειώνοντας την ακαταστασία στα εισερχόμενα των συναδέλφων σας, δεν μπορείτε να υπολογίζετε σε αυτά για να αποσύρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε ποτέ να στείλετε.

Οι καθυστερήσεις χρόνου μπορούν να σας δώσουν ένα κουμπί "Αναίρεση"

Μερικοί πελάτες αλληλογραφίας μπορούν να σας δώσουν τη δυνατότητα να πατήσετε "αναίρεση" μετά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ίσως μόλις παρατηρήσατε ένα τυπογραφικό λάθος ή άλλο ενοχλητικό λάθος ή ίσως στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια στιγμή πάθους και τώρα λυπάσαι τη γλώσσα επέλεξες.

Αυτό δεν λειτουργεί με την πραγματική απομάκρυνση ενός αποσταλμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά με την προσθήκη μιας καθυστέρησης πριν ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αποστέλλει πραγματικά το μήνυμα έξω.

Για παράδειγμα, αν είστε χρήστης του Gmail, μπορείτε να ανοίξετε τις ρυθμίσεις του Gmail, να κάνετε κλικ στο Labs και να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία εργαστηρίου "Undo Send". Θα σας δώσει λίγα δευτερόλεπτα μετά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιτρέποντάς σας να κάνετε κλικ στην επιλογή Αναίρεση για να σταματήσετε την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Gmail περιμένει λίγα επιπλέον δευτερόλεπτα αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή, δίνοντάς σας χρόνο να αλλάξετε γνώμη.

Άλλοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχουν λειτουργίες που μπορούν να λειτουργήσουν με παρόμοιο τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή της επιλογής "Αποστολή αμέσως μόλις συνδεθεί" στην ενότητα "Για προχωρημένους" στην οθόνη Επιλογές του Outlook. Αυτό μπορεί να σας δώσει λίγα λεπτά για να "αναιρέσετε" το μήνυμα ακυρώνοντας την λειτουργία εξερχόμενης αποστολής πριν από την επόμενη λειτουργία αποστολής / λήψης με χρονική διάρκεια, όταν το μήνυμα θα σταλεί.

Το Outlook και το Gmail μπορεί να έχουν λειτουργίες που προσπαθούν να σας δώσουν περισσότερη σιγουριά, αλλά μην εξαπατήσετε. Δεν λειτουργούν τέλεια - ακόμη και στην περίπτωση του Gmail, αν είστε δεύτερη αργά, αυτό το email θα φύγει και δεν μπορείτε να το πάρετε πίσω. Κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε παύση πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή και βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να σβήσει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.