Τι είναι το AutoArchive στο Outlook και πώς λειτουργεί;
Αν έχετε χρησιμοποιήσει το εργαλείο καθαρισμού γραμματοκιβωτίου, τότε θα έχετε δει το κουμπί AutoArchive, αλλά μπορεί να είστε επιφυλακτικοί για το πώς λειτουργεί και τι θα κάνει. Εδώ είναι τι κάνει και πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.
Κάνοντας κλικ στο κουμπί Αυτόματη αρχειοθέτηση προκαλεί μια διαδικασία να περιστρέφεται μέσα από όλους τους φακέλους του Outlook και να εφαρμόσει τους κανόνες AutoArchive που έχετε ρυθμίσει (μην ανησυχείτε ότι ο προεπιλεγμένος κανόνας AutoArchive δεν κάνει τίποτα, έτσι δεν μπορείτε να κάνετε καμιά βλάβη από κάνοντας κλικ στο κουμπί). Αλλά αν θέλετε να μεταφέρετε τα παλαιότερα στοιχεία σας σε ένα αρχείο όπου είναι εκτός δρόμου, το AutoArchive είναι ο τρόπος με τον οποίο αυτοματοποιείτε τη διαδικασία. Ας περάσουμε από το στήσιμο και τη λειτουργία.
Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση
Πρώτον, πρέπει να ενεργοποιήσετε το AutoArchive και να επιλέξετε τις ρυθμίσεις του. Μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης".
Όσο η επιλογή "Run AutoArchive every" είναι απενεργοποιημένη (η οποία είναι η προεπιλογή), το AutoArchive δε θα τρέξει ποτέ.
Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή "Εκτέλεση της λειτουργίας αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε", όλες οι επιλογές είναι πλέον διαθέσιμες.
Σε αντίθεση με την Καθαρισμός φακέλων, η οποία έχει ένα παράθυρο ρυθμίσεων στις Επιλογές αρχείων και στη συνέχεια σας επιτρέπει να εκτελέσετε αυτές τις ρυθμίσεις σε οποιοδήποτε φάκελο που σας αρέσει ως χειρωνακτική εργασία, οι ρυθμίσεις AutoArchive που εμφανίζονται εδώ είναι οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Κάθε φάκελος που έχει ενεργοποιημένο το AutoArchive μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές ρυθμίσεις για διαφορετικούς φακέλους, αν θέλετε. Θα δούμε πώς να το κάνουμε αργότερα, αλλά για τώρα, ας δούμε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.
Πώς να ρυθμίσετε το AutoArchive
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να παρατηρήσετε είναι ότι μόλις ενεργοποιηθεί το AutoArchive, θα εκτελείται κάθε 14 ημέρες. Μπορείτε να το αλλάξετε χρησιμοποιώντας τα βέλη επάνω και κάτω ή πληκτρολογώντας έναν αριθμό και μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε τιμή από 1 έως 60 ημέρες. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε οποιοδήποτε διψήφιο αριθμό, αλλά αν είναι πάνω από 60, το Outlook θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος όταν κάνετε κλικ στο "OK" και θα πρέπει να αλλάξετε την τιμή για να μπορέσετε να το αποθηκεύσετε.
Η επόμενη επιλογή - "Προτροπή πριν την εκκίνηση του AutoArchive" - σας δίνει την επιλογή να έχετε το Outlook να σας δείξει μια ερώτηση πριν γίνει το AutoArchive. Αυτή η ερώτηση σάς επιτρέπει να ελέγξετε τις ρυθμίσεις ή να ακυρώσετε αυτήν την εκτέλεση του AutoArchive αν θέλετε.
Οι υπόλοιπες ρυθμίσεις σχετίζονται με τα στοιχεία που θα αρχειοθετηθούν και τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αρχειοθέτησης. Η πρώτη επιλογή εδώ- "Διαγραφή στοιχείων που έχουν λήξει (μόνο φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)" - αφορά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα οποία είχαν προστεθεί σε αυτά. Αυτό δεν θα επηρεάσει τα καθήκοντα ή τα συμβάντα, ακόμα κι αν ενεργοποιήσετε το AutoArchive για αυτούς τους φακέλους.
Οι υπόλοιπες ρυθμίσεις ισχύουν για όλα τα στοιχεία, όχι μόνο για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αυτό σημαίνει γεγονότα ημερολογίου, εργασίες, σημειώσεις και καταχωρήσεις περιοδικών.
Εάν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλαιών στοιχείων", οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις είναι για το Outlook να μετακινήσετε στοιχεία μεγαλύτερα των 6 μηνών σε ένα νέο ξεχωριστό αρχείο .pst που ονομάζεται Αρχείο (προεπιλογή) και να το ορίσετε στο παράθυρο περιήγησης Outlook, ώστε να έχετε πρόσβαση στα αρχειοθετημένα στοιχεία όποτε θέλετε. Μπορείτε να αλλάξετε την τιμή "Καθαρισμός αντικειμένων παλαιότερης από" σε οτιδήποτε από 1 ημέρα έως 60 μήνες, να επιλέξετε ένα διαφορετικό αρχείο .pst για να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία ή να επιλέξετε "Διαγραφή παλιών στοιχείων παλιά".
Προειδοποιήστε ότι η διαγραφή αυτή παρακάμπτει το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" και τα στοιχεία σας θα διαγραφούν από το Outlook εξ ολοκλήρου. Ενδέχεται να εξακολουθείτε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση στον διακομιστή αλληλογραφίας σας, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας, αλλά δεν πρέπει να βασίζεστε σε αυτό. Επιλέξτε αυτήν την επιλογή μόνο εάν θέλετε να διαγράψετε τα στοιχεία για πάντα.
Όταν κάνετε κλικ στο "OK", το AutoArchive θα ενεργοποιηθεί. Θα τρέξει σύμφωνα με την τιμή "Run AutoArchive every" που έχετε επιλέξει (κάθε 14 ημέρες από προεπιλογή), ξεκινώντας από σήμερα. Έτσι, μόλις την ενεργοποιήσετε, θα πρέπει να περιμένετε να τρέξει αρκετά γρήγορα. Στις δοκιμές μας, χρειάστηκε λιγότερο από δέκα λεπτά για να το ενεργοποιήσουμε και να λάβουμε την προτροπή που μας έλεγε ότι το AutoArchive επρόκειτο να τρέξει. Το AutoArchive εκτελείται μόνο από προεπιλογή σε μερικούς φακέλους, οπότε αν θέλετε να εκτελείται σε συγκεκριμένους φακέλους - ή θέλετε να προσαρμόσετε τον τρόπο λειτουργίας του σε διαφορετικούς φακέλους - συνεχίστε να διαβάζετε.
Πώς να ενεργοποιήσετε και να προσαρμόσετε το AutoArchive για διαφορετικούς φακέλους
Όταν ενεργοποιείτε το AutoArchive, εκτελείται μόνο από προεπιλογή στους ακόλουθους φακέλους:
- Απεσταλμένα στοιχεία
- Διεγραμμένα αντικείμενα
- Στιλβωτικός κύλινδρος
- Καθήκοντα
Εάν θέλετε να εκτελείται σε οποιονδήποτε άλλο φάκελο, θα πρέπει να το ενεργοποιήσετε για κάθε φάκελο (ή να τον απενεργοποιήσετε σε οποιονδήποτε από τους τέσσερις φακέλους με τους οποίους δεν θέλετε να εκτελείται). Κάντε αυτό κάνοντας δεξί κλικ στο φάκελο στο παράθυρο περιήγησης και κάνοντας κλικ στο "Ιδιότητες".
Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στις ιδιότητες φακέλων επιλέγοντας Folder> Folder Properties στην κορδέλα. (Για φακέλους όπως το Ημερολόγιο και οι Εργασίες που δεν εμφανίζονται στο παράθυρο περιήγησης, αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση στις ιδιότητες του φακέλου.) Υπάρχει επίσης η επιλογή να μεταβείτε κατευθείαν στις Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης, μέσα στις ιδιότητες Φάκελος.
Στο παράθυρο "Ιδιότητες φακέλου", κάντε κλικ στην καρτέλα "Αυτόματη αρχειοθέτηση" για να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις αυτού του φακέλου.
Για τους περισσότερους φακέλους, η ρύθμιση "Μην αρχειοθετείτε στοιχεία σε αυτό το φάκελο" θα είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Αυτό σημαίνει ότι όταν εκτελείται η διαδικασία AutoArchive, ο φάκελος θα αγνοηθεί και κανένα στοιχείο δεν θα αρχειοθετηθεί. Εάν θέλετε να συμπεριληφθεί ο φάκελος, ενεργοποιήστε την επιλογή "Στοιχεία αρχείου σε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις".
Εναλλακτικά, εάν θέλετε οι ρυθμίσεις του Αυτόματου Αρχείου για αυτό το φάκελο να είναι διαφορετικές από τις προεπιλογές, ενεργοποιήστε το "Αρχειοθέτησης αυτού του φακέλου χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις" και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις στις προτιμήσεις σας.
Εάν σε οποιοδήποτε σημείο θέλετε να επιστρέψετε όλους τους φακέλους για να χρησιμοποιήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, μπορείτε να επιστρέψετε στο File> Options> Advanced> AutoArchive Settings και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εφαρμογή αυτών των ρυθμίσεων σε όλους τους φακέλους τώρα". Αυτό θα αλλάξει όλους τους φακέλους που έχουν ενεργοποιηθεί "Αρχειοθέτησης αυτού του φακέλου χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις" ώστε να έχουν ενεργοποιηθεί τα "Αρχεία αρχείων σε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις".
Μόλις λάβετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του AutoArchive και τις ρυθμίσεις ανά φάκελο, ρυθμίστε τον τρόπο που θέλετε, μπορείτε να αφήσετε τη διαδικασία να λειτουργήσει ήσυχα στο παρασκήνιο, ελευθερώνοντας χώρο για εσάς και διατηρώντας τους φακέλους σας από υπερβολικά φουσκωμένους.
