Τι είναι το BCC και γιατί είσαι τρομερό άτομο αν δεν το χρησιμοποιείς

Λίγες παροχές στη σύγχρονη ψηφιακή ροή εργασίας είναι τόσο ευρέως διαθέσιμες, αλλά τόσο ευρέως αγνοημένες (ή τελείως κακοποιημένες) ως η λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου BCC. Αν είστε ένοχος κατάχρησης ή παραμέλησης της εξουσίας του (και υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να είστε), ήρθε η ώρα να μετανοήσετε και, κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, να μειώσετε το spam και να προστατεύσετε το απόρρητο των φίλων και της οικογένειάς σας.

Τι είναι το BCC και από πού προήλθε?

Υπάρχουν τρεις υποδοχές διευθύνσεων σε κάθε πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: TO, CC και BCC, οι οποίες αντιπροσωπεύουν "[παράδοση]", "αντίγραφο άνθρακα" και "τυφλό αντίγραφο άνθρακα", αντίστοιχα. Αυτές οι ονομασίες είναι ένα holdover από τον κόσμο που προηγείται ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: φυσικά γράμματα και μνημόνια.

Στα επιχειρησιακά υπομνήματα για τα μέσα του αιώνα θα υπήρχε, για παράδειγμα, μια υποδοχή TO για τον κύριο παραλήπτη, μια υποδοχή CC για άτομα που θα έπρεπε να είναι στην επικοινωνία αλλά δεν ήταν οι κύριοι παραλήπτες και μια τρίτη υποδοχή BCC για τα άτομα που έπρεπε να είναι στην επικοινωνία, αλλά, για οποιοδήποτε λόγο, η ταυτότητά τους θα παρακρατούταν από τα μηνύματα που κυκλοφόρησαν στους αποδέκτες στις τηλεφωνικές θυρίδες TO και CC.

Με την εμφάνιση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ίδιες συμβάσεις που χρησιμοποιήθηκαν στο χαρτί και τα μηνύματα αντιγράφηκαν, τόσο από την εξοικείωση όσο και επειδή παρέμειναν χρήσιμες ακόμα κι αν το μήνυμα δεν αντιγράφηκε φυσικά και παραδόθηκε.

Εάν οι συμβάσεις αυτές υπήρχαν εδώ και δεκαετίες πριν από την έλευση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνέχισαν να υπάρχουν στο παρελθόν μισό αιώνα περίπου, πού συμβαίνει τότε το πρόβλημα; Υπάρχουν δύο μορφές κακής χρήσης του BCC: η παθητική-επιθετική αντιγραφή οπτικού άνθρακα (κακόβουλη μορφή του προβλήματος) και η παραμέληση της χρήσης αντιγράφων τυφλού άνθρακα για την προστασία της ιδιωτικής ζωής (πρόβλημα που προκύπτει από την άγνοια). Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς και γιατί να αποφύγουμε το καθένα.

Πείτε όχι στην παθητική-επιθετική αντιγραφή τυφλού άνθρακα

Η χειρότερη χρήση του τυφλού αντιγράφου του άνθρακα είναι να παγιδευτεί παθητικά επιθετικά έναν συνάδελφο. Αυτό το είδος κακοποίησης BCC καλλιεργείται όταν οι εργαζόμενοι καταφεύγουν στη χρήση της λειτουργίας BCC ως τρόπο έμμεσης κουδουνίσματος στους συναδέλφους τους, απορροφώντας το αφεντικό τους ή άλλως εμπλεκόμενοι σε δυσλειτουργικές θέσεις εργασίας.

Η εικόνα είναι ευγενική προσφορά της EC Comics. 

Ένας υπάλληλος, για παράδειγμα, μπορεί να βάλει το αφεντικό του ως αποδέκτη της BCC σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνει σε άλλο υπάλληλο έτσι ώστε ο προϊστάμενός του να βλέπει ότι επικοινωνεί με τον άλλο υπάλληλο ή ότι ο άλλος υπάλληλος δεν εκπληρώνει κάποιο είδος υποχρέωσης προθεσμία. Αυτό το είδος επικοινωνίας μυστικού σκίουρου είναι γενικά στραμμένο στο χώρο εργασίας και δεν πρόκειται να υποστηρίξουμε κανενός είδους συμπεριφορά που δημιουργεί ένα μικροαστικό και παθητικό επιθετικό εργασιακό περιβάλλον.

Η μόνη συμβουλή μας για το θέμα είναι: Σταματήστε.

Εκτός από το τμήμα HR ή το αφεντικό σας ρητά έρχεται σε εσάς και σας καθοδηγεί στο BCC τις επικοινωνίες σας, θα πρέπει να αποφύγετε την πρακτική.

Εάν οι άνθρωποι εκτός της πρωτογενούς επικοινωνίας πρέπει να παραμείνουν στο βρόχο, ακόμη πιο ψηλά, η καλύτερη πρακτική είναι να συμπεριληφθούν ως αποδέκτες της ΣΣ και να ενημερωθούν οι αποδέκτες του ΤΟ σχετικά με το ποιος συμπεριλήφθηκε και για ποιο λόγο.

Αυτό όχι μόνο δημιουργεί ένα πιο ώριμο διάλογο στο χώρο εργασίας, αλλά και σας βοηθά να αποφύγετε ένα ιδιαίτερα ενοχλητικό γεγονός: εάν το αφεντικό σας ή άλλος αποδέκτης BCC χρησιμοποιεί τη λειτουργία απάντησης - όλα αυτά αποκαλύπτουν αποτελεσματικά τους εαυτούς τους και αποκαλύπτουν ότι έχουν ενημερωθεί για το περιεχόμενο του προηγούμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσπαθήστε να εξηγήσετε ότι κάποιος συνεργάτης σας συνωμοτούσε κατά του ψυγείου νερού.

Ευτυχώς, ο αριθμός των ατόμων που χρησιμοποιούν κακόβουλα τη λειτουργία του BCC είναι μικρός, γεγονός που μας οδηγεί σε εκείνους που αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος της κατάχρησης:.

Οι φίλοι δεν αντιγράφουν φίλους άνθρακα

Εάν η πλειοψηφία των ανθρώπων δεν χρησιμοποιεί κακόβουλα τη λειτουργία του BCC ως μέρος μιας εκστρατείας ψυχολογικού πολέμου εναντίον των συναδέλφων τους, τότε πού μας αφήνει αυτό; Μας αφήνει με το εκατομμύρια των ανθρώπων που παραμελούν άθελα να χρησιμοποιήσουν ακόμη και τη λειτουργία BCC.

Η εικόνα είναι ευγενική προσφορά της Δημόσιας Βιβλιοθήκης του Ντένβερ, Συλλογή Δυτικής Ιστορίας.

Γιατί είναι τόσο σημαντική η λειτουργία BCC; Σας επιτρέπει να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον χωρίς αυτό να βλέπει όλους τους άλλους που λαμβάνουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προστατεύοντας αποτελεσματικά τις προσωπικές τους πληροφορίες. Ακολουθεί ένα παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τα εμπρός, που απορρίφθηκε από τα δικά μας αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Κάθε μπλε θόλωση στην εικόνα φιλτραρίσματος απορρήτου παραπάνω είναι μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όχι μόνο υπήρχαν πάνω από 40 διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα των εμπλεκομένων παραληπτών που συμπεριλήφθηκαν, αλλά υπάρχουν δύο ομάδες των υπόλοιπων μπλοκ προς τα εμπρός στο προωθούμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (βλέπε παραπάνω) που περιλαμβάνουν 13 και 8 διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντίστοιχα. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν περισσότερες από 60 διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ολόκληρο το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τώρα, ίσως να ρωτάς τον εαυτό σου: "Τι γίνεται λοιπόν; Τι σημασία έχει; "Σημαίνει για διάφορους λόγους. Πρώτα απ 'όλα, υπάρχει το απλό ζήτημα της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και η σεβασμός της ιδιωτικής ζωής των ανθρώπων στη λίστα επαφών σας (είτε πρόκειται για φίλους, οικογένεια ή συνεργάτες). Είναι αυτονόητο ότι οι άνθρωποι που πυροδότησαν μπροστά και μαζικά μηνύματα με δεκάδες φίλους και συνεργάτες τους δεν αφιερώνουν χρόνο να επικοινωνήσουν προσωπικά με κάθε μία από αυτές τις δεκάδες παραλήπτες και να ρωτήσουν αν θα ήθελαν να μοιραστούν τα στοιχεία επικοινωνίας τους με όλους τους άλλους αποδέκτη. Είναι εντελώς ανυπόμονο να μοιράζεστε πληροφορίες επικοινωνίας χωρίς την άδεια του συγκεκριμένου ατόμου.

Γίνεται ακόμα πιο ασεβής και ενοχλητικό τόσο πιο ποικιλόμορφο είναι το πλήθος των ανθρώπων που είστε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δέκα άτομα σε μια μικρή οργάνωση πολιτών που γνωρίζουν ήδη το ένα το άλλο, το ζήτημα μπορεί να μην είναι σωστό. Εάν είστε δάσκαλος και στέλνετε ηλεκτρονικά σε δεκάδες (αν όχι εκατοντάδες) φοιτητές κάποιο συμπληρωματικό υλικό, ξαφνικά μοιράζεστε τα προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας πολλών ανθρώπων με πολλούς άλλους ανθρώπους που ενδέχεται να μην επιθυμούν να μοιραστούν.

Ακόμα χειρότερο, αν κάποιος χτυπήσει τυχαία "Απάντηση σε" σε οποιοδήποτε από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε με πλήρως φορτωμένες υποδοχές TO και CC, κάθε άτομο στην αρχική λίστα παραληπτών λαμβάνει την απάντηση. Στην καλύτερη περίπτωση, αυτό είναι σχετικά αβλαβές, αλλά σίγουρα σπαταλάει το χρόνο όλων των άλλων καθώς ανοίγουν το email για να δουν τι νέο υπάρχει στη συζήτηση. Στη χειρότερη περίπτωση, όπως συνέβη πολλές φορές σε επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αναλάβει μια δική του ζωή, καθώς εκατοντάδες υπάλληλοι απαντούν, υποστηρίζουν και αλλιώς αλληλεπιδρούν με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μια τέτοια απάντηση - όλες οι αλυσιδωτές αντιδράσεις μπορούν να καλύψουν χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορούν ακόμη και να προκαλέσουν πόλεμο φλόγας (υπήρξε ένας τέτοιος πόλεμος φλόγας στους Tandem Computers στα τέλη του 20ού αιώνα που κράτησε χρόνια).

Δεύτερον, και πιο πρακτική ανησυχία για όσους από εσάς μπορεί να ενδιαφέρονται λιγότερο για την καλή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των φίλων σας, αυτά τα είδη μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργούν κατά λάθος άθικτες λίστες διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κακόβουλο λογισμικό και spammers για συγκομιδή. Εάν η διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταλήγει σε ένα τεράστιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνεται γύρω από τον παροιμιώδη κόσμο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι κάπου στη γραμμή θα καταλήξετε σε μια λίστα spam. Ακόμα χειρότερο, εάν κάποιος από τους χρήστες που καταλήγει με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που διαβιβάστηκε στο εσωτερικό των εισερχομένων τους καταλήγει να χτυπηθεί από κακόβουλο λογισμικό που αναπαράγεται μέσω των λιστών επαφών και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκονται στα εισερχόμενα, πιθανότατα θα καταλήξετε σε ένα κακόβουλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκοντας το δρόμο της σε σας.

Χρησιμοποιώντας το BCC Wisely

Αν βρίσκεστε στο τελευταίο στρατόπεδο, εκείνοι που αγνοούν τη λειτουργία BCC, αναρωτιέστε πιθανώς τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε την προστασία προσωπικών δεδομένων και ασφάλειας που περιγράψαμε παραπάνω. Μην ανησυχείτε, μόλις καταλάβετε πόσο τρομερό είναι να αγνοήσετε τη λειτουργία BCC, γίνεται εύκολα εμφανές τι πρέπει να κάνετε για να καθαρίσετε τον εαυτό σας από τις προηγούμενες κακές συμπεριφορές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρώτα απ 'όλα, αρχίζετε να ρωτάτε τον εαυτό σας: "Πρέπει πραγματικά να στείλω αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους στον κατάλογο επαφών μου; Τριάντα από αυτά; Οποιαδήποτε από αυτά; "Η απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα για τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι: Όχι. Όχι, δεν χρειάζεται να εκτοξεύσετε ένα προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να προωθήσετε σε όλους στη λίστα επαφών σας.

Δεύτερον, όταν εσύ κάνω βρείτε τον εαυτό σας με έναν νόμιμο λόγο για να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς ανθρώπους ταυτόχρονα. Όπως για παράδειγμα, μεταβαίνετε σε έναν νέο πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή θέλετε να στείλετε τη νέα σας διεύθυνση αλληλογραφίας σε εκατό φίλων και συγγενών σας, το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να τοποθετήσετε τις διευθύνσεις τους στην υποδοχή BCC. Αυτό εξαλείφει όλα τα δεινά των μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των παραληπτών παραμένουν ιδιωτικές, δεν υπάρχει πιθανότητα να υπάρχει spam bot ή κομμάτι κακόβουλου λογισμικού στον υπολογιστή ενός παραλήπτη που συλλέγει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου άλλου παραλήπτη και αν κάποιος από αυτούς χρειάζεται να απαντήσει σε εσάς για να θέσετε μια ερώτηση ή κάτι τέτοιο, δεν θα εκτοξεύσει την ερώτησή τους ή το σχόλιό τους σε κάθε άλλο πρόσωπο.

Το BCC αυξάνει την προστασία της ιδιωτικής ζωής, αυξάνει την ασφάλεια και μειώνει τα inbox crud τους φίλους και τους συνεργάτες σας. Δεν υπάρχει απολύτως κανένας λόγος να αποφύγετε να το χρησιμοποιείτε, όταν κάνετε κάτι τέτοιο, είναι τόσο απλό όσο η τοποθέτηση των διευθύνσεων σε διαφορετική θυρίδα διευθύνσεων.