Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους για να κάνετε σημαντικά μηνύματα του Outlook να ξεχωρίζουν

Το Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε τις προβολές φακέλων με πολλούς τρόπους, όπως την προσθήκη και την αφαίρεση στηλών ή την ομαδοποίηση και ταξινόμηση μηνυμάτων. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε κανόνες για να κάνετε τα μηνύματα προβολής του Outlook με διαφορετικούς τρόπους βάσει των ιδιοτήτων τους (όπως ο αποστολέας, η γραμμή θέματος ή η χρονική σήμανση). Αυτό ονομάζεται Μορφοποίηση υπό όρους. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς λειτουργεί.

Εκσυγχρονίζω: Ένας από τους αναγνώστες μας έφερε υπόψη μας ότι η μορφοποίηση υπό όρους είναι διαθέσιμη μόνο στην έκδοση των Windows και του Outlook δεν την έκδοση macOS. Ευχαριστώ, Christy!

Ξεκινώντας

Για να ξεκινήσετε τη ρύθμιση της μορφοποίησης υπό όρους, μεταβείτε στην προβολή> Ρυθμίσεις προβολής.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις προχωρημένων προβολών κάνοντας δεξί κλικ στο κεφάλαιο του φακέλου και επιλέγοντας την εντολή "Προβολή ρυθμίσεων".

Το παράθυρο Ρυθμίσεις προχωρημένης προβολής σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την προβολή φακέλου Κάντε κλικ στο κουμπί "Μορφοποίηση υπό όρους".

Αυτό θα σας μεταφέρει στο παράθυρο διαμόρφωσης υπό όρους που θα χρησιμοποιήσετε για να ορίσετε διαφορετικούς κανόνες για τον τρόπο μορφοποίησης των μηνυμάτων.

Τα στοιχεία που εμφανίζονται στη λίστα "Κανόνες για αυτήν την προβολή" είναι οι προεπιλεγμένοι κανόνες που συνοδεύουν μια προβολή μη προσαρμοσμένων φακέλων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ότι τα "Μη αναγνωσμένα μηνύματα" εμφανίζονται με έντονα, μπλε γραμματοσειρά Segoe UI με μέγεθος 11 μονάδων.

Πώς λειτουργούν οι κανόνες

Οι "κανόνες" είναι οι προϋποθέσεις που ένα μήνυμα πρέπει να πληροί για το Outlook για να εφαρμόσει τη μορφοποίηση. Στους προεπιλεγμένους κανόνες, για παράδειγμα, ο κανόνας "Μη αναγνωσμένα μηνύματα" ενεργοποιείται όταν ένα μήνυμα έχει επισημανθεί ως μη αναγνωσμένο. Όταν ο κανόνας αυτός είναι ενεργοποιημένος, το Outlook χρησιμοποιεί την έντονη, μπλε γραμματοσειρά Segoe UI 11 γραμμών για να την εμφανίσει.

Το Outlook εφαρμόζει κανόνες από την κορυφή της λίστας. Οι κανόνες που εμφανίζονται υψηλότερα στον κατάλογο υπερισχύουν των κανόνων που είναι χαμηλότεροι. Πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη; Ας υποθέσουμε ότι έχετε δύο κανόνες, έναν στην κορυφή της λίστας που αλλάζει τη γραμματοσειρά σε πράσινο και ένα κάτω στη λίστα που αλλάζει τη γραμματοσειρά σε κόκκινο χρώμα. Εάν ένα μήνυμα πληροί τις προϋποθέσεις και των δύο κανόνων, η γραμματοσειρά θα αλλάξει σε πράσινο, επειδή ο κανόνας αυτός είναι υψηλότερος στη λίστα. Ο κανόνας που θέτει τη γραμματοσειρά στο κόκκινο αγνοείται.

Με τους προεπιλεγμένους κανόνες, μπορείτε να αλλάξετε μόνο τη γραμματοσειρά. Δεν μπορείτε να διαγράψετε τους προεπιλεγμένους κανόνες ή να μετακινήσετε την παραγγελία ή να αλλάξετε τις προϋποθέσεις για τον κανόνα. Ωστόσο, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τους προεπιλεγμένους κανόνες, καταργώντας την επιλογή τους στη λίστα "Κανόνες για αυτή την προβολή".

Πώς να προσθέσετε έναν νέο κανόνα

Στο παράθυρο "Διαμόρφωση υπό όρους", κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη". Ένας νέος κανόνας που ονομάζεται "Untitled" θα προστεθεί στη λίστα. Δώστε στον κανόνα σας ένα όνομα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Condition".

Το παράθυρο Φίλτρο σάς επιτρέπει να αποφασίσετε για την κατάσταση ή τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί το μήνυμα για να μορφοποιηθεί.

Πρόκειται απλώς να χρησιμοποιήσουμε ένα απλό παράδειγμα εδώ και να το αναζητήσουμε για μηνύματα που έχουν σταλεί από τον "Rob Woodgate" και περιέχουν τη λέξη "Outlook" στο πεδίο Θέμα.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε πρώτα κλικ στο κουμπί "Από", το οποίο ανοίγει το βιβλίο διευθύνσεων και επιλέξτε μια επαφή.

Στη συνέχεια, προσθέτουμε το "Outlook" στο πεδίο "Αναζήτηση λέξης (ων)", βεβαιώνοντας ότι η επιλογή "Subject Subject Only" έχει επιλεγεί από την αναπτυσσόμενη λίστα "In". Κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε.

Πηγαίνετε στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους, κάντε κλικ στο κουμπί "Γραμματοσειρά".

Θα φτιάξουμε μηνύματα που ταιριάζουν με το φίλτρο που δημιουργήσαμε με μοβ και έντονους χαρακτήρες. Ορίστε τα δικά σας όσο θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK", κάντε ξανά κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαμόρφωσης υπό όρους και έπειτα μία ακόμη φορά για να κλείσετε το παράθυρο Advanced View Settings.

Οι κανόνες εφαρμόζονται αμέσως. Μπορείτε να δείτε παρακάτω ότι τα μηνύματα που πληρούν τις προϋποθέσεις μας είναι τώρα τολμηρά και μοβ.

Αυτό είναι απλώς ένα απλό παράδειγμα - μπορείτε να προσθέσετε πολλές συνθήκες, ακόμα και πολύ σύνθετες. Πίσω σε αυτό το παράθυρο φίλτρου, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα "Περισσότερες επιλογές" για να δείτε μια πληθώρα πρόσθετων προϋποθέσεων που μπορείτε να επιλέξετε.

Εδώ μπορείτε να επιλέξετε να αντιστοιχίσετε ένα μήνυμα σχετικά με το εάν:

• Έχει ανατεθεί μια συγκεκριμένη κατηγορία
• Έχει διαβάσει ή δεν έχει διαβαστεί
• Έχει συνημμένα ή κανένα συνημμένο
• Χαρακτηρίζεται ως υψηλή, κανονική ή χαμηλή προτεραιότητα
• Έχει επισημανθεί από εσάς, από κάποιον άλλο, από κανέναν, ή έχει επισημανθεί ως πλήρης
• Το κείμενο που αναζητάτε πρέπει να ταιριάζει με την υπόθεση
• Είναι ένα συγκεκριμένο μέγεθος, μεγαλύτερο ή μικρότερο από ένα συγκεκριμένο μέγεθος ή μεταξύ δύο μεγεθών

Μεταβείτε στην καρτέλα "Για προχωρημένους" και μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετες συνθήκες.

Η καρτέλα Για προχωρημένους σας επιτρέπει να επιλέξετε οποιοδήποτε πεδίο από οπουδήποτε στο Outlook και να επιλέξετε μια κατάσταση που θέλετε να ταιριάξετε. Αυτό θα μπορούσε να είναι αρκετά απλό, όπως η αντιστοίχιση του αποστολέα με μια ακριβή διεύθυνση, αλλά έχετε πολλές επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε ο κανόνας σας να ταιριάζει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Πεδίο", τοποθετήστε το δείκτη στην επιλογή "Πεδία ημερομηνίας / ώρας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Λήψη".

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Κατάσταση" για να επιλέξετε την κατάστασή σας.

Οι επιλογές είναι πολύ μεγαλύτερες από τις αναμενόμενες:

• Οποτεδήποτε
• Εχθές
• Σήμερα
• Αύριο
• Τις τελευταίες 7 ημέρες
• Τις επόμενες 7 ημέρες
• Την προηγούμενη εβδομάδα
• Αυτή την εβδομάδα
• Την επόμενη εβδομάδα
• Τον προηγούμενο μήνα
• Αυτο το μηνα
• Τον επόμενο μήνα
• Επί
• Στις ή μετά
• Στις ή πριν από
• Μεταξύ
• Υπάρχει
• Δεν υπάρχει

Και τα άλλα πεδία που μπορείτε να επιλέξετε προσφέρουν παρόμοια ποσά επιλογών.

Επιλέξτε την κατάσταση σας, προσθέστε μια τιμή και κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη στη λίστα".

Μπορείτε να προσθέσετε όσες συνθήκες στη λίστα θέλετε. Για να σας δώσουμε κάποια ιδέα για τον αριθμό των πεδίων που υπάρχουν, δείτε εδώ το μενού "Όλα τα πεδία αλληλογραφίας".

Το μενού "Όλα τα πεδία επαφών" έχει πάνω από τέσσερις στήλες επιλογών - τόσοι πολλοί δεν μπορούσαμε να το εγκαταστήσουμε σε ένα λογικό στιγμιότυπο οθόνης. Συνεπώς, δεν πρόκειται να περάσουμε από καθέναν από τους τομείς και τις συνθήκες, αλλά τώρα ξέρετε πού είναι και πώς να τα χρησιμοποιήσετε.

Μπορείτε να ορίσετε πολλαπλές συνθήκες σε έναν κανόνα για να πάρετε τα πράγματα όσο πιο συγκεκριμένα θέλετε. Θέλετε να έχετε τα μηνύματα οθόνης του Outlook σε μια κόκκινη γραμματοσειρά 16pt εάν προέρχονται από μια συγκεκριμένη επαφή, τα οποία έχουν ληφθεί τις τελευταίες επτά ημέρες, περιέχουν μια συγκεκριμένη λέξη στο θέμα, και περιλαμβάνει ένα συνημμένο; Δεν είναι πρόβλημα.

Πώς να διαγράψετε έναν κανόνα

Αν έχετε δημιουργήσει έναν κανόνα και δεν το θέλετε πλέον, είναι εύκολο να το διαγράψετε. Στο παράθυρο Conditional Formatting, επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε και κάντε κλικ στο κουμπί "Διαγραφή". Απλά θυμηθείτε ότι μπορείτε να διαγράψετε μόνο τους κανόνες που έχετε δημιουργήσει - όχι τους ενσωματωμένους κανόνες προεπιλογής του Outlook.

Μπορείτε να προσθέσετε όσες συνθήκες θέλετε και να έχετε όσους κανόνες θέλετε. Και όπως σας δείξαμε πριν, αφού έχετε ρυθμίσει τους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους όπως θέλετε, τότε μπορείτε να αντιγράψετε την προβολή σε άλλο φάκελο ή σε όλους τους φακέλους εάν θέλετε.