Προετοιμασία του εγγράφου του Word για μαζική διανομή

Αυτό το άρθρο φιλοξενούται από τον Askar, το geek πίσω από την τεχνολογική τοποθεσία του DemoGeek.

Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα ή όταν ασχολείστε με τους πελάτες σας, ίσως θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε διανείμει τα έγγραφά σας με τον σωστό τρόπο, ώστε οι πληροφορίες στο έγγραφο να φτάσουν στο σωστό κοινό και να τηρηθεί η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών.

Το Word 2007 διαθέτει ένα χαρακτηριστικό με το οποίο μπορείτε να προετοιμάσετε επισήμως το έγγραφό σας Word για σωστή διανομή σε μια ομάδα ανθρώπων ή ακόμα και σε άτομα με συγκεκριμένο παράγοντα αξιοπιστίας.

Παρασκευή

Ξεκινήστε το Word 2007 και δημιουργήστε το έγγραφο με τον τρόπο που θέλετε.

Μόλις είστε ευχαριστημένοι με το έγγραφο και είστε έτοιμοι να διανείμετε, πατήστε για μια στιγμή πριν χτυπήσετε την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να έχετε το έγγραφο έτοιμο για διανομή. Λάβετε υπόψη σας ότι αυτά τα βήματα είναι απομονωμένα και τι σημαίνει αυτό μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε τα βήματα που θέλετε να ακολουθήσετε.

Κάνε κλικ στο Κουμπί γραφείου και κάντε κλικ στο κουμπί "Προετοιμάζω"Επιλογή μενού. Υπάρχουν 7 διαφορετικές επιλογές που θα πρέπει να μπορείτε να δείτε. Θα εξηγήσω καθεμία από αυτές τις επιλογές, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε τον σωστό συνδυασμό επιλογών για τις απαιτήσεις διανομής σας.

Ιδιότητες εγγράφου

Η πρώτη στη λίστα είναι η "Ιδιότητες' με την οποία μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες μεταδεδομένων σχετικά με το έγγραφο.

Μπορείτε να εισάγετε το όνομα του συντάκτη του εγγράφου, τον τίτλο, το θέμα, τις λέξεις-κλειδιά, την κατηγορία, την κατάσταση και τα σχόλια.

Μερικά από αυτά μπορούν να προβληθούν μέσω του Αρχείο >> Ιδιότητες διαλόγου.

Λάβετε υπόψη ότι μόλις ολοκληρώσετε το έγγραφο, δεν θα μπορείτε να δείτε αυτές τις ιδιότητες αλλά έως τότε μπορείτε να συσχετίσετε ιδιότητες με το έγγραφό σας για άλλους, για να λάβετε μια ιδέα για το έγγραφο πριν το ανοίξετε.

Επιθεωρήστε το έγγραφο

Η δεύτερη επιλογή στη λίστα είναι η "Επιθεωρήστε το έγγραφο"Επιλογή. Ως μέρος της προετοιμασίας για τη διανομή του εγγράφου σας, μπορείτε να ελέγξετε το έγγραφο για σχόλια, αναθεωρήσεις, σημάδια αναθεώρησης, σχολιασμό μελανιού. Μπορείτε να ελέγξετε για κρυφά μεταδεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο. Μπορείτε να ελέγξετε για τυχόν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε για τυχόν πληροφορίες σχετικά με τις κεφαλίδες, τα υποσέλιδα και για οποιαδήποτε υδατογραφήματα. Τέλος, μπορείτε επίσης να ελέγξετε για τυχόν κρυφά κείμενα του εγγράφου.

Επιλέξτε τις επιλογές επιθεώρησης που θέλετε να βεβαιωθείτε πριν διανείμετε το έγγραφο και όταν πατήσετε το κουμπί "Επιθεωρώ"Το Word θα επιθεωρήσει το έγγραφο και θα σας ειδοποιήσει για τα στοιχεία που εντοπίζει κατά την επιθεώρησή του.

Τα στοιχεία που χρειάζονται την προσοχή σας θα επισημανθούν με θαυμαστικό και μπορείτε να επιλέξετε να επανεξετάσετε εάν θέλετε.

Κρυπτογράφηση εγγράφου

Τρίτο στη λίστα είναι το "Κρυπτογράφηση εγγράφου"Επιλογή. Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε το έγγραφο να προβληθεί μόνο από ορισμένα άτομα που εμπιστεύεστε. Σας επιτρέπει να κρυπτογραφήσετε το έγγραφο με έναν κωδικό πρόσβασης της επιλογής σας και οι χρήστες πρέπει να εισάγουν αυτόν τον κωδικό πρόσβασης για να προβάλλουν το έγγραφο.

Επιλέξτε έναν κωδικό πρόσβασης που μπορείτε να διανείμετε στην ομάδα. Η συμβουλή μου είναι να μην επιλέξετε έναν κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιείτε προσωπικά αλλά μάλλον έναν κωδικό που κανείς δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει για να εντοπίσει τους λογαριασμούς σας στο διαδίκτυο ή τους ευαίσθητους λογαριασμούς που χρησιμοποιείτε προσωπικά.

Επιβεβαιώστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης. Οι κωδικοί πρόσβασης είναι ευαίσθητοι στις πεζούλες και φροντίστε να διατηρήσετε / θυμηθείτε τον κωδικό πρόσβασης, καθώς δεν υπάρχει τρόπος να ανακτήσετε τον κωδικό πρόσβασης εάν ξεχάσετε και δεν υπάρχει τρόπος να ανοίξετε το αρχείο αν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης.

Μόλις κρυπτογραφηθεί θα πρέπει να μπορείτε να δείτε ότι η επιλογή μενού έχει λίγο χρώμα φόντου για να υποδείξει ότι αυτό το έγγραφο είναι κρυπτογραφημένο.

Όταν οι χρήστες της ομάδας διανομής προσπαθούν να ανοίξουν ένα κρυπτογραφημένο έγγραφο, θα τους ζητηθεί να εισαγάγουν έναν κωδικό πρόσβασης.

Χωρίς κωδικό πρόσβασης, δεν θα είναι σε θέση να ανοίξουν το έγγραφο καθόλου.

Περιορίστε την άδεια

Τέταρτον στον κατάλογο είναι το "Περιορίστε την άδεια"Επιλογή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Περιορισμός άδειας" για να περιορίσετε τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες με το έγγραφο. Εάν το έγγραφο είναι ευαίσθητο τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Περιορισμοί δικαιωμάτων" για να τους περιορίσετε από την επεξεργασία, την αντιγραφή και την εκτύπωση του εγγράφου.

Η επιλογή Περιορισμός δικαιωμάτων χρησιμοποιεί το πρόγραμμα διαχείρισης δικαιωμάτων των Windows για την εφαρμογή των περιορισμών.

Ενδέχεται να σας ζητηθεί να εγκαταστήσετε το Διαχείριση δικαιωμάτων των Windows εργαλείο. Μην ανησυχείτε, προχωρήστε και εγκαταστήστε το, είναι από την αξιόπιστη πηγή. Μόλις εγκατασταθεί θα πρέπει να μπορείτε να διαμορφώσετε τι μπορούν να κάνουν οι άνθρωποι με το έγγραφο.

Προσθέστε ψηφιακή υπογραφή

Πέμπτη στη λίστα είναι η "Προσθέστε ψηφιακή υπογραφή"Επιλογή. Οι ψηφιακές υπογραφές εξασφαλίζουν την ακεραιότητα του εγγράφου. Σκεφτείτε τις ψηφιακές υπογραφές ως υπογραφή χαρτιού αλλά γίνεται ηλεκτρονικά για λόγους ευκολίας. Όταν ένα έγγραφο έχει ψηφιακή υπογραφή, δηλώνει την ακεραιότητα και την εμπιστοσύνη του εγγράφου. Αυτό θα ήταν χρήσιμο εάν διανέμετε το έγγραφο σε μια πολύ μεγάλη ομάδα ακροατών.

Κάνε κλικ στο "Προσθέστε ψηφιακή υπογραφή"Και το Word θα σας προτρέψουν με το παραπάνω παράθυρο διαλόγου για να αναζητήσετε παρόχους Ψηφιακής Υπογραφής στο Office Marketplace.

Στο Office Online Marketplace θα πρέπει να μπορείτε να βρείτε έναν πάροχο ψηφιακής υπογραφής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να υπογράψετε το έγγραφο.

Εκτέλεση ελέγχου συμβατότητας

Ας μεταπηδήσουμε στην τελευταία επιλογή "Εκτέλεση ελέγχου συμβατότητας"Πρώτα. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει οποιεσδήποτε λειτουργίες που είναι συγκεκριμένες στο Word 2007 και αν υποπτεύεστε ότι το κοινό σας μπορεί να χρησιμοποιεί παλαιότερες εκδόσεις του Word, τότε ίσως θελήσετε να εκτελέσετε τον Έλεγχο συμβατότητας για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας μπορεί να διαβαστεί από ολόκληρο το κοινό.

Το Word 2007 θα εκτελέσει ένα σύνολο προκαθορισμένων ελέγχων συμβατότητας και εάν εντοπίσει τυχόν προβλήματα συμβατότητας, θα τα απαριθμήσει στο παραπάνω παράθυρο διαλόγου, εάν δεν είναι καλό να προχωρήσετε στο τελικό βήμα προτού διανείμετε το έγγραφο.

Σημειώστε ως τελικό

Αυτό πρέπει να είναι το τελευταίο βήμα που θέλετε να ακολουθήσετε προτού διανείμετε το έγγραφο στην ομάδα. Όπως το όνομα υποδηλώνει ότι η ενέργεια αυτή θα επισημάνει το έγγραφο ως σύνολο που έχει οριστεί για διανομή.

Επειδή αυτό κάνει σημαντικές αλλαγές στο έγγραφο, θα σας ζητηθεί να βεβαιωθείτε ότι θέλετε να επισημάνετε το έγγραφο ως τελικό.

Μόλις ένα έγγραφο επισημανθεί ως Τελικό, το έγγραφο δεν μπορεί να επεξεργαστεί και θα καθαριστεί από τυχόν αποδείξεις, σχόλια κλπ.

Τα Finalized Documents εμφανίζουν ένα νέο εικονίδιο στη γραμμή κατάστασης που μοιάζει περισσότερο με μια ετικέτα από χαρτί σε χαρτί.

Η λήψη ενός εγγράφου προετοιμασμένου για διανομή μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε ορισμένα προφανή λάθη που κάνετε όταν διανέμετε ένα έγγραφο σε μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων. Δεν χρειάζεται να ακολουθείτε όλα τα βήματα. μάλλον μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε ποια θέλετε / προτιμάτε. Το Word 2007 είναι αρκετά ευέλικτο για να κάνει ό, τι σας ζητά να κάνει κατά την προετοιμασία ενός εγγράφου για διανομή.

Ελπίζω να το βρείτε χρήσιμο και ελπίζω να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα του Word 2007 να ολοκληρώσει σωστά ένα έγγραφο πριν από τη διανομή. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια, ενημερώστε μας στο σχόλιο.