Πώς να χρησιμοποιήσετε το Trello για να κάνετε τη Διαχείριση Έργων ένα Breeze

Το Trello μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε τα έργα, να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας, να οργανώσετε ιδέες και να χρησιμεύσετε ως ένα είδος "Internet whiteboard", όπου οι άνθρωποι μπορούν να δημιουργήσουν μαζί και να συνεργαστούν σε κοινό χώρο.

Αφού δημιουργήσετε ένα διοικητικό συμβούλιο, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε τα μέλη του έργου που θα απαρτίζουν την ομάδα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Εμφάνιση Μενού" στη δεξιά πλευρά, που βλέπετε εδώ.

Μόλις συγκεντρώσετε όλα τα μέλη του συμβουλίου σας και είστε έτοιμοι να προχωρήσετε, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε νέους καταλόγους. Οι τίτλοι αυτών των λιστών μπορεί να είναι οτιδήποτε εξαρτάται από τον τύπο του έργου που δημιουργείτε, τη ροή εργασίας του τρόπου με τον οποίο θέλετε να διαχειριστείτε μεμονωμένες αναθέσεις και τον τρόπο με τον οποίο προτιμάτε να διαχειρίζεστε το περιεχόμενό σας συνολικά.

Για παράδειγμα, αναφέρουμε παρακάτω μερικές διαφορετικές ιδέες. Σε κάθε λίστα, θα βρείτε την επιλογή "Προσθήκη κάρτας", την οποία μπορείτε να κάνετε κλικ εδώ.

Μόλις δημιουργηθεί η κάρτα στη λίστα, κάντε κλικ σε αυτήν και θα δείτε ένα παράθυρο που μοιάζει με αυτό:

Και σε αυτές τις κάρτες ξεκινά η πραγματική οργάνωση. Τα πάντα από την προσθήκη μελών σε "Εγγραφή σε μια κάρτα" (που σημαίνει ότι θα λάβουν μια ειδοποίηση είτε στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο είτε στο τηλέφωνο όταν συμβαίνει μια νέα ενέργεια), στην επισήμανση μιας κάρτας για το υποτμήμα της γίνεται στα κουμπιά στα πλάγια.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε την περιγραφή μιας κάρτας (δηλ. "Μόνο Brainstorm", σύνδεσμος προς σχετική έρευνα, κλιπ YouTube κ.λπ.), καθώς και να δημιουργήσετε μια "λίστα ελέγχου", δείτε εδώ.

Οι λίστες ελέγχου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε μεμονωμένες κάρτες και να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι σταθερά ενημερωμένα για το πού ένα δεδομένο κομμάτι του έργου είναι ανά πάσα στιγμή. Για να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου και να την συμπληρώσετε με νέα στοιχεία, απλά μετακινήστε το ποντίκι στο κουμπί "Λίστα ελέγχου", κάντε κλικ στο "Προσθήκη" και ξεκινήστε να συμπληρώνετε τις εργασίες.

Άλλες ρυθμίσεις σε κάθε κάρτα περιλαμβάνουν την επιλογή προσθήκης ημερομηνίας λήξης, η οποία μπορεί να ενημερωθεί ή να τροποποιηθεί από τα μέλη που έχουν λάβει άδεια στην κάρτα.

Η ροή της Δραστηριότητας βρίσκεται στο δεξί μενού και όσο μια κάρτα δεν έχει επισημανθεί ως "Ιδιωτικό", όλες οι ενέργειες της ομάδας σας μπορούν να προβληθούν από μία απλή ροή.

Ένα άλλο σπουδαίο χαρακτηριστικό του Trello είναι ότι όλα τα αρχεία και οι φάκελοί σας μπορούν να συνδεθούν απευθείας στις ίδιες τις κάρτες. Δεν χρειάζεται πλέον να σκάβετε μέσα από μια ατελείωτη σειρά φακέλων Dropbox με πολύπλοκα κωδικούς πρόσβασης ή να προσπαθείτε να κάνετε κάποιον να οργανώσει σωστά τα δικαιώματά του στο Drive, με το Trello να έχει ό, τι χρειάζεστε είναι εκεί και είναι έτοιμο για λήψη απευθείας από τον server.

Όμως, σε περίπτωση που η ομάδα σας δεν είναι έτοιμη να "ρίξει" το Dropbox τους ακόμα, η υπηρεσία ενσωματώνεται αυτόματα σε πολλές από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες cloud και θα σας επιτρέψει να επισυνάψετε περιεχόμενο απευθείας από το δικό σας συνδεδεμένο λογαριασμό.

Στη συνέχεια, εδώ μπαίνουν οι ετικέτες.

Οι ετικέτες είναι μια γενική περιγραφή που μπορεί εύκολα να σας επιτρέψει να διαχωρίσετε τα τμήματα σας σε υποτμήματα και ούτω καθεξής. Πείτε, για παράδειγμα, ότι έχετε κάτι στη λίστα "Assigned" αλλά δεν ξέρετε σε ποιο τμήμα ανήκει το άρθρο?

Οι ετικέτες σας επιτρέπουν να κάνετε γρήγορο κωδικό χρώσης για συγκεκριμένο περιεχόμενο, οπότε όποιος συνδεθεί με την κάρτα μπορεί να αναγνωρίσει γρήγορα ποιος ανήκει και ποιος είναι ο σκοπός της ανάθεσης. Αυτό το οπτικό σύνθημα κάνει για ένα εύκολο σύστημα οργάνωσης, όχι σε αντίθεση με τις έγχρωμες καρτέλες που θα δείτε στην κορυφή των φακέλων που επιστρώνονται πίσω σε ένα ντουλάπι αρχείων.

Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε να μοιραστείτε μια κάρτα με οποιονδήποτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απλώς να την συνδέσετε στο χώρο εργασίας σας έξω από το δίκτυο Trello.

Μερικά από τα επιπλέον, πιο διασκεδαστικά χαρακτηριστικά του Trello περιλαμβάνουν την επιλογή προσθήκης φιλικών αυτοκόλλητων σε μια κάρτα ή ένα μέλος, μερικά από τα οποία περιλαμβάνονται στη βασική ιδιότητα μέλους και μια ολόκληρη επιπλέον βιβλιοθήκη που θα ανοίξει αν εγγραφείτε στο Trello Gold μηνιαία συνδρομή.

Η Business Class θα σας φέρει τα ίδια αυτοκόλλητα, αλλά αντί να πληρώσετε τα 5 δολάρια το μήνα συνολικά, μπορείτε αντ 'αυτού να επιλέξετε να προσφέρετε ασφάλιστρα σε κάθε έναν από τους υπαλλήλους σας με μια τιμή a'la carte με έκπτωση μόλις $ 3,75 ανά άτομο.

Οι πρόσθετες ρυθμίσεις στη γραμμή μενού θα σας επιτρέψουν να ελέγχετε προσεκτικά τα δικαιώματα των μελών της ομάδας σας, συμπεριλαμβανομένου του χρήστη που μπορεί να διαβάσει τις κάρτες, ποιος μπορεί να τους σχολιάσει και ποιος έχει την επιλογή να αρχειοθετήσει, να διαγράψει ή να μετακινήσει παλαιότερες εργασίες που έχουν ήδη εξυπηρετούσαν το σκοπό τους.

Εκεί θα βρείτε επίσης το μενού "Power Ups", συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας να δείτε όλες τις αναθέσεις και τους ιδιοκτήτες τους σε μια μορφή ημερολογίου που θα συμπληρώνεται με τις ημερομηνίες λήξης και τα αντίστοιχα χρονοδιαγράμματα, καθώς και την επιλογή να επιτρέψετε στα μέλη της ομάδας σας να " ψηφοφορία "σε συγκεκριμένες κάρτες.

Η ιδέα πίσω από το σύστημα ψηφοφορίας είναι ότι αν ο καθένας δεν μπορεί να συμφωνήσει σε μια ιδέα ή σε ποια αποστολή να εργαστεί για το επόμενο, μπορείτε να ανοίξετε το πάτωμα μέχρι την ψηφοφορία. Όποια επιλογή παίρνει τον μεγαλύτερο αριθμό ψήφων είναι το επόμενο έργο που στέλνεται μέσω.

Εάν ένα σκάφος δεν είναι αρκετό, υπάρχει πάντα η επιλογή να κάνετε περισσότερα. Ο διαχωρισμός του εργατικού δυναμικού σας με αυτό τον τρόπο μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκαθαρίσετε υπερβολικά υπερβολική αλληλεπίδραση μεταξύ διαφόρων τμημάτων και είναι πάντα μια καλή επιλογή εάν ανησυχείτε για δικαιώματα ή για άτομα που βλέπουν ιδιωτικά έργα εν ενεργεία προτού είναι έτοιμα για το ευρύ κοινό.

Μόλις μια κάρτα έχει εξυπηρετήσει το σκοπό της, μπορείτε να το τοποθετήσετε κομψά μακριά στο Αρχείο με το πάτημα ενός κουμπιού. Το Αρχείο θα περιέχει περιεχόμενο για πάνω από 30 ημέρες πριν να διαγραφεί μόνιμα, οπότε βεβαιωθείτε ότι ποτέ δεν στείλετε τίποτα στην περιοχή αυτή του Trello εκτός αν είστε απολύτως βέβαιοι ότι έχετε τελειώσει με αυτό για καλό.

Το Trello μπορεί να είναι ένας χρήσιμος, εύκολα προσπελάσιμος τρόπος για εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να παραμείνετε οργανωμένοι μέσα από το ταραχώδες χάος της εργάσιμης μέρας. Χρησιμοποιώντας όλα τα πολλά χαρακτηριστικά και τα κόλπα της, μπορείτε να κρατήσετε το κεφάλι σας καθαρό, τα έργα σας σε καλό δρόμο και το εύρος των εργασιών σας δημοσιεύονται εγκαίρως, κάθε φορά.