Τρόπος χρήσης του Editor υπογραφής στο Outlook 2013

Ο επεξεργαστής υπογραφής στο Outlook 2013 σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη υπογραφή από κείμενο, γραφικά ή επαγγελματικές κάρτες. Θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τα διάφορα χαρακτηριστικά του Editor υπογραφής για να προσαρμόσετε τις υπογραφές σας.

Για να ανοίξετε τον επεξεργαστή υπογραφής, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Επιλογές στην αριστερή πλευρά της οθόνης Πληροφορίες λογαριασμού. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία στην αριστερή πλευρά του παραθύρου διαλόγου Επιλογές και κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφές. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε σε ένα από τα άρθρα που αναφέρονται παραπάνω.

Η αλλαγή της γραμματοσειράς για την υπογραφή σας είναι αρκετά αυτονόητη. Επιλέξτε το κείμενο για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά και επιλέξτε τη γραμματοσειρά που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε την αιτιολόγηση (αριστερά, κεντρικά, δεξιά) για κάθε γραμμή κειμένου ξεχωριστά. Η αναπτυσσόμενη λίστα που διαβάζει αυτόματα από προεπιλογή σας επιτρέπει να αλλάξετε το χρώμα του επιλεγμένου κειμένου. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις αλλαγές σας και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Υπογραφές και χαρτογράφηση.

Για να δείτε την υπογραφή σας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία στη γραμμή πλοήγησης.

Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα Αρχική σελίδα.

Εμφανίζεται το παράθυρο μηνύματος και η προεπιλεγμένη σας υπογραφή εισάγεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε ασυνήθιστες γραμματοσειρές στις υπογραφές σας. Προκειμένου ο παραλήπτης να δει την υπογραφή σας όπως εσείς επιθυμείτε, η γραμματοσειρά που επιλέγετε πρέπει επίσης να εγκατασταθεί στον υπολογιστή του παραλήπτη. Εάν η γραμματοσειρά δεν είναι εγκατεστημένη, ο παραλήπτης θα βλέπει διαφορετική γραμματοσειρά, λάθος χαρακτήρες ή ακόμα και χαρακτήρες κράτησης θέσης, οι οποίοι είναι κενά τετράγωνα πλαίσια.

Κλείστε το παράθυρο μηνύματος χρησιμοποιώντας την καρτέλα Αρχείο ή το κουμπί X στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου μηνύματος. Μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως σχέδιο, αν θέλετε, αλλά δεν είναι απαραίτητο.

Εάν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε μια γραμματοσειρά που δεν είναι κοινή, ένας καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δημιουργήσετε μια υπογραφή ως εικόνα ή λογότυπο. Δημιουργήστε την εικόνα ή το λογότυπό σας σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων κάνοντας το ακριβές μέγεθος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην υπογραφή σας. Αποθηκεύστε την εικόνα σε μέγεθος αρχείου όσο το δυνατόν μικρότερη. Η μορφή .jpg λειτουργεί καλά για εικόνες, το σχήμα .png λειτουργεί καλά για λεπτομερή γραφικά και το .gif σχήμα λειτουργεί καλά για απλά γραφικά. Η μορφή .gif παράγει γενικά τα μικρότερα αρχεία.

Για να εισαγάγετε μια εικόνα στην υπογραφή σας, ανοίξτε ξανά το παράθυρο διαλόγου Υπογραφές και χαρτογράφηση. Είτε διαγράψτε το κείμενο που βρίσκεται στον επεξεργαστή, εάν υπάρχει, είτε δημιουργήστε μια νέα υπογραφή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί εικόνας στη γραμμή εργαλείων του προγράμματος επεξεργασίας.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή εικόνας, μεταβείτε στη θέση της εικόνας σας, επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Εάν θέλετε να εισαγάγετε μια εικόνα από τον ιστό, πρέπει να εισαγάγετε την πλήρη διεύθυνση URL για την εικόνα στο πλαίσιο επεξεργασίας Όνομα αρχείου (αντί για το τοπικό όνομα αρχείου εικόνας). Για παράδειγμα, http://www.somedomain.com/images/signaturepic.gif. Εάν θέλετε να συνδέσετε την εικόνα με την καθορισμένη διεύθυνση URL, πρέπει επίσης να επιλέξετε Σύνδεση με αρχείο από την αναπτυσσόμενη λίστα Εισαγωγή για να διατηρήσετε την αναφορά URL.

Η εικόνα εισάγεται στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις αλλαγές σας και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Υπογραφές και χαρτονομίσματα.

Δημιουργήστε ξανά ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα παρατηρήσετε ότι η εικόνα που έχετε εισαγάγει στην υπογραφή εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος. Κλείστε το παράθυρο μηνύματος χρησιμοποιώντας την καρτέλα Αρχείο ή το κουμπί X στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου μηνύματος.

Μπορεί να θέλετε να βάλετε έναν σύνδεσμο σε μια ιστοσελίδα ή έναν σύνδεσμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην υπογραφή σας. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε ξανά το παράθυρο διαλόγου Υπογραφές και χαρτονομίσματα. Εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να εμφανίσετε για τον σύνδεσμο, επισημάνετε το κείμενο και κάντε κλικ στο κουμπί υπερσύνδεσης στη γραμμή εργαλείων του προγράμματος επεξεργασίας.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή υπερσύνδεσης, επιλέξτε τον τύπο συνδέσμου από τη λίστα στα αριστερά και εισάγετε την ιστοσελίδα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή άλλο τύπο διεύθυνσης στο πλαίσιο Διεύθυνση επεξεργασίας. Μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο που θα εμφανιστεί στην υπογραφή του συνδέσμου στο πλαίσιο "Κείμενο για την εμφάνιση". Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις αλλαγές σας και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Ο σύνδεσμος εμφανίζεται στον επεξεργαστή με το προεπιλεγμένο μπλε, υπογραμμισμένο κείμενο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις αλλαγές σας και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Υπογραφές και χαρτογράφηση.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σύνδεσμο στην υπογραφή. Κλείστε το παράθυρο μηνύματος χρησιμοποιώντας την καρτέλα Αρχείο ή το κουμπί X στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου μηνύματος.

Μπορείτε επίσης να εισάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην υπογραφή σας ως επαγγελματική κάρτα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επαγγελματική κάρτα στη γραμμή εργαλείων του προγράμματος επεξεργασίας.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή επαγγελματικής κάρτας, επιλέξτε την επαφή που θέλετε να εισαγάγετε ως επαγγελματική κάρτα. Επιλέξτε ένα μέγεθος για την εικόνα της επαγγελματικής κάρτας από την αναπτυσσόμενη λίστα Μέγεθος. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η εικόνα της επαγγελματικής κάρτας εμφανίζεται στον επεξεργαστή υπογραφής. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις αλλαγές σας και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Υπογραφές και χαρτογράφηση.

Όταν εισάγετε μια επαγγελματική κάρτα στην υπογραφή σας, η εικόνα της επαγγελματικής κάρτας εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα αρχείο .vcf που περιέχει τα στοιχεία επαφής σας επισυνάπτεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το αρχείο .vcf μπορεί να εισαχθεί σε προγράμματα όπως το Outlook που υποστηρίζουν αυτή τη μορφή.

Κλείστε το παράθυρο μηνύματος χρησιμοποιώντας την καρτέλα Αρχείο ή το κουμπί X στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου μηνύματος.

Μπορείτε επίσης να εισάγετε την επαγγελματική σας κάρτα στην υπογραφή σας χωρίς την εικόνα ή χωρίς το συνημμένο αρχείο .vcf.

Εάν θέλετε να δώσετε στους παραλήπτες τις πληροφορίες επαφών σας σε ένα αρχείο .vcf, αλλά δεν θέλετε να το επισυνάψετε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να μεταφορτώσετε το αρχείο .vcf σε μια τοποθεσία στο διαδίκτυο και να προσθέσετε έναν σύνδεσμο στο αρχείο, όπως ως "Πάρτε την vCard μου", στην υπογραφή σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε την επαγγελματική σας κάρτα, όπως την εφαρμογή ενός διαφορετικού προτύπου σε αυτήν, πρέπει να επιλέξετε διαφορετική προβολή εκτός από το στοιχείο People για το φάκελο "Επαφές", ώστε να μπορείτε να ανοίξετε το πλήρες παράθυρο επεξεργασίας επαφών.