Τρόπος χρήσης του εργαλείου εκκαθάρισης συνομιλίας στο Outlook

Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να κρατήσουν τους φακέλους του Outlook τέλεια ελεγχόμενοι, με τα email να κατηγοριοποιούνται και να αποθηκεύονται με λογική, ελάχιστη δομή φακέλου. Οι περισσότεροι από εμάς δεν είναι έτσι, έτσι η Microsoft έχει παράσχει εργαλεία για να βοηθήσει. Ένα από αυτά τα εργαλεία είναι το ελάχιστα γνωστό εργαλείο εκκαθάρισης συνομιλιών, το οποίο διαγράφει ή μετακινεί πλεονάζοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια συνομιλία. Ετσι δουλευει.

Μπορείτε να εκτελέσετε το εργαλείο Καθαρισμός συνομιλιών κατά μιας συνομιλίας, ενός φακέλου ή ενός φακέλου και όλων των υποφακέλων του. Ψάχνει για μηνύματα που είναι πλεονάζοντα, δηλαδή αυτά που περιλαμβάνονται πλήρως σε ένα άλλο μήνυμα της συζήτησης. Στη συνέχεια διαγράφει (από προεπιλογή) ή μετακινεί αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλο φάκελο, ανάλογα με το πώς το έχετε ρυθμίσει. Αυτό βοηθά να μην γεμίσετε το γραμματοκιβώτιό σας με πολλαπλά αντίγραφα του ίδιου μηνύματος.

Κατ 'αρχάς, πρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους Καθαρές συνομιλίες. Μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία και μετά κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Καθαρισμός συνομιλιών".

Από προεπιλογή, η Καθαρισμός συνομιλιών διαγράφει στοιχεία, αλλά αν θέλετε να μετακινήσετε πλεονάζοντα στοιχεία σε ένα φάκελο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Αναζήτηση" και να επιλέξετε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να τα μετακινήσετε. Αυτό είναι βολικό αν θέλετε να ελέγξετε μόνοι σας ότι τα μηνύματα που βρίσκει το εργαλείο είναι πραγματικά περιττά. Το εργαλείο Εκκαθάρισης συνομιλιών είναι αξιόπιστο από την εμπειρία μας, αλλά μερικές φορές δεν υπάρχει υποκατάστατο για τον εαυτό σας.

Μπορείτε πιθανώς να αφήσετε τις άλλες προεπιλεγμένες επιλογές όπως είναι επειδή κάνουν πολύ νόημα, αλλά αν η κατάστασή σας ή οι προτιμήσεις σας είναι διαφορετικές, προχωρήστε και ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τις παραμέτρους όπως κρίνετε κατάλληλο. Μόλις λάβετε τις ρυθμίσεις όπως θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να επιστρέψετε στο Outlook.

Τώρα, πρέπει να ανοίξετε το εργαλείο. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο κουμπί "Εκκαθάριση". Το αναπτυσσόμενο μενού σάς δίνει τη δυνατότητα να καθαρίσετε τη συνομιλία που έχει επιλεγεί στο φάκελο, ολόκληρο το φάκελο ή ολόκληρος ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το μενού κάνοντας κλικ στην επιλογή Φάκελος> Καθαρισμός φακέλου εάν δεν χρειάζεστε την επιλογή "Καθαρισμός συνομιλίας".

Θα συνεχίσουμε τώρα με το "Καθαριστικό φάκελο", αλλά η διαδικασία είναι η ίδια αν καθαρίζετε μια συζήτηση, ένα φάκελο ή ένα φάκελο και τους υποφακέλους. Και για μια επιλογή με ένα κλικ, μπορείτε πάντα να κάνετε δεξί κλικ σε ένα φάκελο στο παράθυρο περιήγησης και να επιλέξετε "Clean Up Folder".

Την πρώτη φορά που θα εκτελέσετε αυτό το εργαλείο, θα εμφανιστεί μια προειδοποίηση, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, να εκτελέσετε το εργαλείο ή να ακυρώσετε τη λειτουργία.

Εάν θέλετε να εκτελεστεί το εργαλείο χωρίς να δείτε αυτό το αναδυόμενο παράθυρο, ενεργοποιήστε την επιλογή "Να μην εμφανιστεί ξανά αυτό το μήνυμα".

Κάντε κλικ στο "Clean Up Folder" για να εκτελέσετε το εργαλείο (αν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Να μην εμφανιστεί ξανά αυτό το μήνυμα" τότε από αυτή τη στιγμή το εργαλείο θα τρέξει μόλις το επιλέξετε). Όταν εκτελείται το εργαλείο, το οποίο μπορεί να διαρκέσει λίγο, αν το εκτελείτε για πρώτη φορά σε ένα φάκελο με πολλά μηνύματα, εμφανίζεται μια ειδοποίηση κατάστασης στη γραμμή στο κάτω μέρος του Outlook.

Μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το Outlook ενώ αυτό εκτελείται. Μόλις εξαφανιστεί η ειδοποίηση κατάστασης, το εργαλείο έχει τελειώσει. Δεν θα σας πει ότι έχει τελειώσει - το εργαλείο έχει σχεδιαστεί για να τρέχει στο παρασκήνιο για να σας βοηθήσει, όχι να σας βομβαρδίσει με μηνύματα - αλλά θα σας πει αν δεν μπορεί να βρει μηνύματα για να καθαρίσει.

Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό. Όταν χρησιμοποιήσαμε αυτό το εργαλείο σε ένα φάκελο που περιέχει 2487 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βρήκε 502 μηνύματα που θα μπορούσαν να διαγραφούν. Πάνω από το ένα πέμπτο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο ήταν περιττό, οπότε είναι ένα εργαλείο που ανοίγει τα μάτια και ένα εργαλείο που αξίζει να το χρησιμοποιήσετε, εάν έχετε χάσει χώρο ή έχετε κουραστεί να βγάζετε από τις συνομιλίες.