Αρχική σελίδα » πως να » Τρόπος χρήσης της δυνατότητας σύγκρισης του Microsoft Word

    Τρόπος χρήσης της δυνατότητας σύγκρισης του Microsoft Word

    Εάν βρίσκεστε σε μια συνεργατική ομάδα εργαζομένων ή απλώς ασχολείστε με αρκετές αναθεωρήσεις της δουλειάς σας, είναι σημαντικό να μπορείτε να παρακολουθείτε τις σταδιακές αλλαγές. Στο Microsoft Word, η δυνατότητα σύγκρισης κάθε διαφοράς σε δύο σχεδόν πανομοιότυπα έγγραφα ενσωματώνεται στο εργαλείο σύγκρισης. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

    Αρχικά, ανοίξτε το Word και οποιοδήποτε αρχείο εγγράφων. (Μπορεί να είναι ένα από αυτά που συγκρίνετε, ένα άλλο έγγραφο εξ ολοκλήρου ή απλά ένα κενό έργο.) Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επανεξέταση" στο επάνω μέρος της οθόνης για να ανοίξετε το μενού κορδέλας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Σύγκριση" θα βρίσκεται κοντά στη δεξιά πλευρά του μενού.

    Κάντε κλικ ξανά στην επιλογή "Συγκρίνετε" εάν ανοίξει άλλο μενού. Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο, επιλέξτε τα δύο σας έγγραφα: το "Πρωτότυπο" (ή παλαιότερο) και το "Αναθεωρημένο" (ή μεταγενέστερο) έγγραφο. Εάν δεν βλέπετε ούτε στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου στα δεξιά για να περιηγηθείτε στο έγγραφο χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης αρχείων.

    Στην ενότητα "Ετικέτα αλλάζει με," μπορείτε να ορίσετε μια σημείωση που θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε ποια διαφορά ανήκει σε ποιο έγγραφο. Εδώ πρόκειται να ονομάσω το δικό μου "αργότερα", δεδομένου ότι είναι η τελευταία αναθεώρηση του χειρογράφου. Μπορείτε να προσθέσετε μόνο μια ετικέτα στο αναθεωρημένο έγγραφο, αλλά μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους με το εικονίδιο διπλού βέλους.

    Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" για να δείτε την προχωρημένη επιλογή. Τα περισσότερα από αυτά είναι αυτονόητα και όλες οι επιλογές είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Σημειώστε την επιλογή "Εμφάνιση αλλαγών σε", η οποία εμφανίζει μεμονωμένες αλλαγές είτε με ένα χαρακτήρα τη φορά (πολύ αργή) είτε με μία λέξη κάθε φορά.

    Κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ". Το Word θα ανοίξει μια πολύπλοκη εμφάνιση των παραθύρων σε ένα ενιαίο έγγραφο. Από αριστερά προς τα δεξιά, έχετε μια αναλυτική λίστα αλλαγών, μια πλήρης προβολή του εγγράφου "Αναθεωρημένο" με κόκκινα σημάδια στο αριστερό περιθώριο που υποδεικνύει τις αλλαγές και ένα διπλό τμήμα που εμφανίζει το πρωτότυπο και τα αναθεωρημένα έγγραφα στοιβάζονται. Η κύλιση με τον τροχό του ποντικιού σας θα μετακινηθεί ταυτόχρονα και στους τρεις πρωτεύοντες πίνακες, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις γραμμές κύλισης στα δεξιά του καθενός για να μετακινηθείτε μεμονωμένα σε κάθε παράθυρο.

    Το παράθυρο "Αναθεωρήσεις" είναι το πιο χρήσιμο εδώ. Δείχνει κάθε αλλαγή, τι απομακρύνθηκε και τι προστέθηκε, από τη κορυφή του εγγράφου μέχρι το κάτω μέρος. Είναι ένας φανταστικός τρόπος να βλέπετε με μια ματιά τις διαφορές στο κείμενο και τη μορφοποίηση. Κάνοντας κλικ σε κάποια από τις καταχωρίσεις στο παράθυρο αναθεώρησης θα μετακινηθούν αμέσως τα άλλα παράθυρα στη σχετική θέση. Καθαρός!

    Αφού χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Αναθεωρήσεις" για να βρείτε τη συγκεκριμένη αναθεώρηση, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο σχετικό κείμενο στο κεντρικό παράθυρο. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποδοχή" ή "Απόρριψη" (ακολουθούμενη από την αντίστοιχη ενέργεια) για να διατηρήσετε ή να επαναφέρετε την αλλαγή, αντίστοιχα.

    Μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό το έγγραφο σύγκρισης ως ξεχωριστό αρχείο που δεν θα επηρεάσει κανένα από τα έγγραφα που βλέπετε αυτήν τη στιγμή. Απλά κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση ως και αποθηκεύστε το ως οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Word.

    Σημειώστε ότι η δυνατότητα σύγκρισης δεν είναι διαθέσιμη εάν ένα έγγραφο έχει προστασία με κωδικό πρόσβασης ή οι αλλαγές του προστατεύονται στο Word. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση στα μεμονωμένα έγγραφα κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναθεώρηση> Παρακολούθηση αλλαγών.