Πώς να εμφανίσετε τις ώρες εργασίας σας σε άλλα άτομα στο Outlook

Τι είναι χειρότερο από το να μην μπορείς να συναντήσεις κάποιον; Λάβετε αίτημα συνάντησης για μια στιγμή που δεν εργάζεστε. Δεν μπορούμε να σταματήσουμε αυτό, αλλά μπορούμε να σας βοηθήσουμε να ρυθμίσετε το Outlook έτσι ώστε τουλάχιστον οι άνθρωποι να γνωρίζουν τις ώρες εργασίας σας.

Όταν δημιουργείτε μια αίτηση σύσκεψης στο Outlook, η Συνάντηση> Βοηθός προγραμματισμού σάς βοηθά να βρείτε μια ώρα που εσείς και οι παραλήπτες της αίτησης συσκέψεων είναι και οι δύο ελεύθεροι.

Όταν ανοίγετε τον Βοηθό Προγραμματισμού, οι ώρες που εμφανίζονται για κάθε ημέρα δεν είναι από τα μεσάνυχτα έως τα μεσάνυχτα. είναι από τις 8 π.μ. έως τις 5 μ.μ..

Αυτό είναι προεπιλογή του Outlook εργάσιμη μέρα, που μπορείτε να αλλάξετε σε οποιεσδήποτε ώρες εργάζεστε. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Επιλογές> Ημερολόγιο και αναζητήστε την ενότητα "Χρόνος εργασίας". Μπορείτε να αλλάξετε τις ώρες εργασίας σας εδώ.

Για παράδειγμα, θα αλλάξουμε τις ώρες εργασίας μας από τις 10 π.μ. έως τις 4 μ.μ. και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "OK". Αν ανοίξουμε ένα νέο αίτημα συσκέψεων και κάνουμε κλικ στον Βοηθό Προγραμματισμού, οι ώρες εργασίας μας άλλαξαν για να αντικατοπτρίζουν τις νέες ώρες.

Το Outlook θα εμφανίσει αυτές τις ώρες σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο ημερολόγιό σας όταν προσπαθούν να κλείσουν μια συνάντηση μαζί σας.

Ας πούμε ότι είστε κουκουβάγια που λειτουργεί απομακρυσμένα και μπορεί να καθορίσει τις δικές σας ώρες. Πρέπει να είστε διαθέσιμος το απόγευμα, ώστε να υπάρχει κάποια επικάλυψη με τους συναδέλφους σας από τα πρώτα πουλιά, αλλά προτιμάτε ένα μεταγενέστερο ξεκίνημα, έτσι ώστε να αλλάξετε τις ώρες εργασίας σας από τις 12 μ.μ. έως τις 8 μ.μ. Όταν δημιουργείτε ένα αίτημα συσκέψεων και προσθέτετε έναν συνάδελφο, το Outlook εμφανίζει τις ώρες εργασίας σας από τις 12 μ.μ. έως τις 8 μ.μ. και οποιεσδήποτε ώρες δεν λειτουργούν σε αυτήν την περίοδο θα εμφανίζονται ως ανοιχτό γκρι.

Όταν προσπαθούν να κλείσουν μια συνάντηση μαζί σας, όλες οι ώρες έως τις 12 μ.μ. θα εμφανιστούν ομοίως σαν ένα ανοιχτό γκρι μπαρ για αυτούς.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε τις εργάσιμες ημέρες σας, οπότε αν είστε μερικής απασχόλησης ή εργάζεστε το Σαββατοκύριακο, μπορείτε να το αλλάξετε στο Αρχείο> Επιλογές> Ημερολόγιο> Εβδομάδα Εργασίας.

Θα αλλάξουμε τη δική μας ώστε να δείξουμε ότι η Παρασκευή είναι μια μη εργάσιμη ημέρα. Όταν δημιουργούμε ένα νέο αίτημα σύσκεψης και εξετάζουμε τον Βοηθό Προγραμματισμού, δείχνει ολόκληρη την ημέρα ως ανοικτό γκρι μπαρ, υποδεικνύοντας ότι αυτές δεν είναι ώρες εργασίας για εμάς.

Ίσως χρειαστεί να εκπαιδεύσετε τον συνάδελφό σας για το τι σημαίνει το γκρίζο μπαρ - και να τον ενθαρρύνετε να βάλει τις δικές του εργάσιμες ημέρες και ώρες - αλλά μόλις όλοι γνωρίζουν τι σημαίνει αυτό, τουλάχιστον οι άνθρωποι θα κατηγορηθούν μόνο αν κλείσουν μια συνάντηση μαζί σου για κάποιο χρονικό διάστημα που δεν δουλεύεις.