Πώς να κάνετε κοινή χρήση του Ημερολογίου του Outlook

Η κοινή χρήση του ημερολογίου του Outlook είναι εύκολη, αλλά πώς το κάνετε, έχει σημασία αν δεν θέλετε οι άνθρωποι με τους οποίους μοιράζεστε να παλεύουν να την έχουν πρόσβαση. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο του Outlook, είτε ο παραλήπτης είναι στον ίδιο οργανισμό όσο εσείς ή όχι.

Είτε μοιράζεστε το ημερολόγιο του Outlook με κάποιον εντός της επιχείρησής σας (δηλαδή άτομα με τον ίδιο τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως εσείς) έξω από τον οργανισμό σας, η διαδικασία κοινής χρήσης είναι παρόμοια. Ωστόσο, ο τρόπος με τον οποίο ο παραλήπτης έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο ημερολόγιό σας είναι λίγο διαφορετικός, ειδικά εάν το άτομο εκτός του οργανισμού σας δεν χρησιμοποιεί το Outlook. Είναι ακόμα αρκετά απλή και θα καλύψουμε πώς λειτουργεί, ώστε να μπορείτε να επισημάνετε τους ανθρώπους εδώ αν δυσκολεύονται να έχουν πρόσβαση στο κοινόχρηστο ημερολόγιό σας.

Κοινή χρήση του ημερολογίου σας με έναν συνάδελφο

Εάν θέλετε να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο με κάποιον που εργάζεται για τον ίδιο οργανισμό, η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Ανοίξτε το ημερολόγιο στο Outlook και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Αρχική σελίδα> Κοινή χρήση Ημερολογίου> Ημερολόγιο.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για περισσότερους από έναν λογαριασμούς, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το ημερολόγιο για το λογαριασμό που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση.

Το παράθυρο "Ιδιότητες Ημερολογίου" θα ανοίξει στην καρτέλα "Δικαιώματα", που θα σας δείξει ποιος έχει πρόσβαση στο ημερολόγιό σας. Από προεπιλογή, το Outlook έχει ρυθμιστεί έτσι ώστε οποιοσδήποτε στον οργανισμό σας να μπορεί να βλέπει πότε είστε απασχολημένος, αλλά τίποτε άλλο. Τα άτομα του τομέα πληροφορικής ενδέχεται να το έχουν αλλάξει με διάφορους τρόπους, επομένως θα επικεντρωθούμε στην κοινή χρήση του ημερολογίου σας με ένα άτομο στον οργανισμό σας.

Για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με κάποιον, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη".

Αυτό θα ανοίξει το βιβλίο διευθύνσεών σας και θα εμφανίσει προεπιλογή τα άτομα στον οργανισμό σας. Προσθέστε το άτομο στο οποίο θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας και μετά κάντε κλικ στο "OK".

Το άτομο που επιλέξατε εμφανίζεται στο παράθυρο Δικαιώματα. Από προεπιλογή, θα έχουν ένα επίπεδο δικαιωμάτων του "Μπορούν να δουν όλες τις λεπτομέρειες", το οποίο μπορείτε να αλλάξετε αν θέλετε.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο "OK" για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας.

Για να προβάλετε ένα ημερολόγιο που κάποιος έχει μοιραστεί μαζί σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχική σελίδα> Προσθήκη ημερολογίου> Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου.

Στο παράθυρο που ανοίγει εισάγετε το όνομα του ατόμου που έχει μοιραστεί μαζί σας ένα ημερολόγιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το ημερολόγιο θα εμφανιστεί τώρα για προβολή στη λίστα "Κοινόχρηστα ημερολόγια" στην αριστερή πλευρά.

Κοινή χρήση του ημερολογίου σας με κάποιον εξωτερικό

Αν θέλετε να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο με κάποιον που εργάζεται εκτός του οργανισμού σας, η διαδικασία είναι πολύ παρόμοια. Ανοίξτε το ημερολόγιο στο Outlook και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Αρχική σελίδα> Κοινή χρήση Ημερολογίου> Ημερολόγιο.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για περισσότερους από έναν λογαριασμούς, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το ημερολόγιο για το λογαριασμό που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση.

Το παράθυρο "Ιδιότητες Ημερολογίου" θα ανοίξει στην καρτέλα "Δικαιώματα", που θα σας δείξει ποιος έχει πρόσβαση στο ημερολόγιό σας.

Για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με κάποιον, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη".

Αυτό θα ανοίξει το βιβλίο διευθύνσεών σας. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Βιβλίο διευθύνσεων", κάντε κλικ στην επιλογή "Επαφές".

Αυτό θα εμφανίσει όλες τις εξωτερικές επαφές στο βιβλίο διευθύνσεών σας. Αν θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με ένα εξωτερικό άτομο και δεν εμφανίζονται εδώ, θα πρέπει πρώτα να τα προσθέσετε ως επαφή.

Προσθέστε το άτομο στο οποίο θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Το άτομο που επιλέξατε θα προστεθεί στο παράθυρο "Δικαιώματα". Από προεπιλογή, θα έχουν το επίπεδο άδειας "Μπορούν να δουν όλες τις λεπτομέρειες", τις οποίες μπορείτε να αλλάξετε αν θέλετε. Σε αντίθεση με την κοινή χρήση με άτομα στον οργανισμό σας, δεν μπορείτε να δώσετε στους εξωτερικούς ανθρώπους δικαιώματα "Μπορούν να επεξεργαστούν" ή "Εκχωρήσουν".

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο "OK" για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας.

Ο τρόπος με τον οποίο ο παραλήπτης αποδέχεται την πρόσκλησή σας για προβολή ενός ημερολογίου είναι ο τόπος όπου η διαδικασία διαφέρει πολύ από την κοινή χρήση με κάποιον εντός της επιχείρησής σας.

Το άτομο στο οποίο έχετε μοιραστεί το ημερολόγιό σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν κάνουν κλικ στην επιλογή "Αποδοχή και προβολή ημερολογίου", θα μεταφερθούν στο Outlook.com για να συνδεθούν σε έναν λογαριασμό της Microsoft, όπου θα διατεθεί το κοινόχρηστο ημερολόγιο.

Αυτή η διαδικασία είναι αρκετά απρόσκοπτη, αλλά δεν βοηθά πολύ, αν ο παραλήπτης σας χρησιμοποιεί προϊόν που δεν είναι Microsoft. Θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε το κοινόχρηστο ημερολόγιο σε ένα ημερολόγιο Google, καθώς αυτή είναι η πιο δημοφιλής εφαρμογή ημερολογίου, αλλά μπορείτε να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο σε σχεδόν κάθε αξιοπρεπή εφαρμογή ημερολογίου που σας ενδιαφέρει να αναφέρετε.

Στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπάρχει σύνδεσμος "αυτή η διεύθυνση URL".

Κάντε δεξί κλικ σε αυτήν τη διεύθυνση URL και κάντε κλικ στην επιλογή "Αντιγραφή τοποθεσίας συνδέσμου" (ή στην αντίστοιχη εντολή ανάλογα με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε για την προβολή του μηνύματος).

Ανοίξτε το Ημερολόγιό σας Google, κάντε κλικ στις τρεις τελείες δίπλα στην επιλογή "Προσθήκη ημερολογίου" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Από τη διεύθυνση URL".

Επικολλήστε τη διεύθυνση URL που αντιγράψατε από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη ημερολογίου".

Το ημερολόγιο θα εμφανιστεί στη λίστα "Άλλα ημερολόγια" στην αριστερή πλευρά.

Αυτό όμως δεν είναι πολύ φιλικό, ειδικά αν υπάρχουν περισσότερα από ένα κοινόχρηστα ημερολόγια που θα εμφανίζονται. Μπορείτε να το μετονομάσετε τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα, κάνοντας κλικ στις τρεις τελείες που εμφανίζονται στο τέλος και στη συνέχεια πατώντας "Ρυθμίσεις".

Αλλάξτε το πεδίο Όνομα που θα είναι ό, τι θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο βέλος πίσω δίπλα στην επιλογή "Ρυθμίσεις".

Τώρα έχετε ένα πολύ πιο φιλικό όνομα ημερολογίου.

Η διεύθυνση URL που αντιγράψατε από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια διεύθυνση URL στο κοινόχρηστο ημερολόγιο στη μορφή iCalendar (.ics), η οποία παρά την ονοματοδοσία ομοιότητα δεν έχει καμία σχέση με την Apple. Αντίθετα, είναι μια ανοιχτή μορφή για πληροφορίες ημερολογίου που υπάρχουν εδώ και πάνω από 20 χρόνια. Κάθε εφαρμογή ημερολογίου που πιθανόν να χρησιμοποιήσετε θα δεχθεί ένα ημερολόγιο μορφής .ics, οπότε ενώ έχουμε προχωρήσει στη διαδικασία προσθήκης του σε ένα ημερολόγιο Google, ο σύνδεσμος πρέπει να λειτουργεί στο Ημερολόγιο Apple, στο Yahoo! Το ημερολόγιο, το Lightning για Thunderbird ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή ημερολογίου που χρησιμοποιείτε.