Πώς να ρυθμίσετε κανόνες στο Apple Mail

Ακόμα κι αν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να μειώνεται σε δημοτικότητα, δίνοντας δρόμο σε πιο άμεσα μέσα της online επικοινωνίας, είναι ακόμα ζωτικής σημασίας στοιχείο για το επαγγελματικό ρεπερτόριο των περισσότερων ανθρώπων. Αλλά ανυπόμονος, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αποσυρθεί γρήγορα, γι 'αυτό είναι σημαντικό να χρησιμοποιηθούν κανόνες και φίλτρα.

Οι κανόνες της Apple Mail σάς επιτρέπουν να δώσετε προτεραιότητα σε ό, τι είναι σημαντικό, ενώ απομακρύνετε ό, τι δεν είναι. Ένα καλό σύστημα κανόνων θα μειώσει γρήγορα την ακαταστασία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, δίνοντάς σας την ευκαιρία να απαντήσετε σε μηνύματα προτεραιότητας με πιο έγκαιρο τρόπο.

Το Apple Mail καθιστά τη ρύθμιση των ρυθμίσεων μια γρήγορη διαδικασία, επιτρέποντάς σας να αρχειοθετήσετε ανώμαλα, να σηματοδοτήσετε και να σας ειδοποιήσω για νέα μηνύματα έτσι ώστε να μην ψάχνετε συνεχώς για αυτό το σημαντικό μήνυμα από το αφεντικό ή τον συνάδελφό σας.

Για να ρυθμίσετε κανόνες, πρέπει πρώτα να ανοίξετε την προτίμηση της Apple Mail, η οποία γίνεται επιλέγοντας το μενού Mail και στη συνέχεια "Προτιμήσεις" ή χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πληκτρολογίου Command +.

Στις προτιμήσεις, κάνουμε κλικ στην τελευταία καρτέλα στα δεξιά, "Κανόνες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Add Rule".

Για αυτό το παράδειγμα, θα ορίσουμε έναν κανόνα για τη δρομολόγηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα σε ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο. Ωστόσο, προτού το κάνουμε αυτό, πρέπει να διασφαλίσουμε ότι το γραμματοκιβώτιο έχει ήδη ρυθμιστεί. Εάν δεν είναι, τότε μπορούμε να κάνουμε κλικ στο μενού "Mailbox" και να επιλέξετε "New Mailbox ..." από τις επιλογές μενού. Τώρα, επιλέξτε πού θέλετε να διαμένει το νέο γραμματοκιβώτιό σας και δώστε το κατάλληλο όνομα. (Στην περίπτωσή μου, το αποκαλώ "Lowell", όπου όλα τα μηνύματα από το αφεντικό μου θα πάνε.)

Πίσω στις προτιμήσεις μας για κανόνες, θα δημιουργήσουμε τον νέο μας κανόνα, ο οποίος θα είναι πολύ απλός. Ο εν λόγω αποστολέας-αφεντικό μου-έχει δύο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούν συνήθως, γι 'αυτό θα συμπεριλάβουμε και τους δύο στον κανόνα μας για να βεβαιωθούμε ότι οποιοδήποτε μήνυμα που προέρχεται από οποιαδήποτε διεύθυνση μεταφέρεται στο νέο γραμματοκιβώτιό μας.

Για να προσθέσετε μια άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να κάνετε κλικ στο σύμβολο "+", αυτό θα προσθέσει ένα επιπλέον πεδίο για άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με αυτόν τον νέο κανόνα, όποιος mail που έρχεται από είτε η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι μετακινήθηκε στο συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο. Αυτό σημαίνει ότι θα παραλείψετε τα εισερχόμενα, οπότε πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ελέγχουμε συχνά αυτό το γραμματοκιβώτιο για να βεβαιωθούμε ότι δεν θα χάσουμε τίποτα.

Δυστυχώς, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες Boolean με το Mail, οπότε κάθε μέρος του κανόνα που θα ρυθμίσετε θα πρέπει να έχει το δικό του στοιχείο. Θα ήταν εύκολο να χρησιμοποιήσουμε τον χειριστή "OR" στον κανόνα μας όταν καθορίζουμε είτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν μπορούμε - ο καθένας πρέπει να έχει τη δική του γραμμή.

Αν θέλαμε να διασφαλίσουμε ότι όλα τα μηνύματα από αυτόν τον αποστολέα παραμένουν στα εισερχόμενα αλλά εξακολουθούν να κατατίθενται στο νέο γραμματοκιβώτιο, θα μπορούσαμε να αλλάξουμε τον κανόνα έτσι ώστε να αντιγραφούν αντί να μετακινηθούν.

Αυτό είναι ένα απλό παράδειγμα, οπότε ας δοκιμάσουμε κάτι πιο περίπλοκο. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να ρυθμίσετε έναν κανόνα που θα επισημάνει συγκεκριμένα μηνύματα, θα τα μεταφέρει σε ένα ειδικό γραμματοκιβώτιο και θα προωθήσει ένα αντίγραφο σε άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ είναι πώς θα το κάνουμε αυτό:

Έτσι, με αυτόν τον κανόνα, το μήνυμα θα αντιγραφεί στο φάκελο Σημαντικό γραμματοκιβώτιο, το φόντο θα σκιάζεται με κόκκινο χρώμα και θα μεταφερθεί σε ξεχωριστό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούσαμε να συνεχίσουμε να προσθέτουμε κριτήρια στον κανόνα μας, αλλά μάλλον παίρνετε την ιδέα.

Αυτά είναι αρκετά διασκεδαστικά, οπότε ας προσπαθήσουμε και πάλι και να το κάνουμε λίγο περισσότερο. Σε αυτόν τον κανόνα, συμβαίνουν όλα τα είδη των πραγμάτων.

Πρώτον, αν το θέμα ή το περιεχόμενο του μηνύματός μας περιέχει τις λέξεις "derby", τότε το μήνυμα θα μεταφερθεί σε ειδικό φάκελο. Μόλις λάβουμε αυτό το μήνυμα, το Mail θα μας ειδοποιήσει παίζοντας έναν ήχο, θα μας στείλει μια ειδοποίηση και θα αναβοσβήνει το εικονίδιο στο Dock. Τέλος, θα αλλάξει το φόντο στο ροζ και θα το σημειώσει με πράσινη σημαία.

Αυτό ακούγεται σαν πολλά για ένα συγκεκριμένο είδος μηνύματος, αλλά αν θέλετε πραγματικά να μάθετε πότε φθάνει κάτι, μπορείτε σίγουρα να βεβαιωθείτε ότι η αλληλογραφία σας ειδοποιεί.

Πριν τελειώσουμε, ρίξτε μια ματιά στις προτιμήσεις του Κανόνες μας για άλλη μια φορά επειδή υπάρχουν κάποιες αρκετά πολύτιμες λειτουργίες που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Κάθε φορά που ένας κανόνας είναι "Ενεργός" θα υπάρχει ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο δίπλα του. Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε έναν κανόνα, καθιστώντας τον έτσι ανενεργό, τότε απλά πρέπει να το αναιρέσετε. Αυτό δεν θα καταργήσει τον κανόνα, οπότε αν θέλετε να το κρατήσετε και να απενεργοποιήσετε τη χρήση του για κάποιο χρονικό διάστημα, απενεργοποιήστε τον.

Η λειτουργία "Επεξεργασία" είναι έτσι ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε και να τροποποιήσετε οποιονδήποτε κανόνα όταν χρειάζεται. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε οποιονδήποτε κανόνα θέλετε να αλλάξετε.

Το κουμπί "Διπλότυπο" μπορεί να έρθει πρακτικά από καιρό σε καιρό όταν θέλετε να επαναλάβετε έναν κανόνα μία ακόμη φορά, με μερικές μόνο μικρές αλλαγές αλλά δεν θέλετε να το δημιουργήσετε αρκετές φορές.

Τέλος, εάν πρέπει να διαγράψετε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση" ή απλά επιλέξτε τον κανόνα και πατήστε το κουμπί "Διαγραφή" στο πληκτρολόγιό σας.

Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε η ρύθμιση κανόνων είναι σίγουρα ένας πολύ καλός τρόπος για να συγκεντρώσετε όλα τα μηνύματά σας σε ωραίες και τακτοποιημένες θέσεις, ώστε να μην χαθεί τίποτα ή να χαθεί στο τυχαίο. Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός για να τις χρησιμοποιήσετε. Το Mail καθιστά πραγματικά εύκολο να ρυθμίσετε ακόμα και μερικούς απλούς κανόνες, ώστε να μπορείτε να βρείτε σημαντικά μηνύματα με μερικά μόνο κλικ. Μόλις το κολλήσετε, πιθανότατα θα δημιουργήσετε ακόμη πιο περίπλοκους κανόνες που υπερβαίνουν αυτό που σας δείξαμε εδώ σήμερα.