Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε το Open365, ένα εναλλακτικό του Open Source στο Office 365

Εάν χρησιμοποιείτε τη σουίτα προγραμμάτων LibreOffice, θα χαρείτε να μάθετε για το Open365. Ακριβώς όπως το LibreOffice είναι η ελεύθερη εναλλακτική λύση για το Microsoft Office, το Open365 είναι το δωρεάν αντίγραφο του Office 365 που βασίζεται σε σύννεφο.

Το Open365, επί του παρόντος σε beta, λειτουργεί πολύ όπως το Office 365. Σας επιτρέπει να επεξεργάζεστε έγγραφα, όπως .docx, .xlsx ή .pptx, αλλά μπορείτε επίσης να ανεβάσετε αρχεία πολυμέσων στον λογαριασμό σας στο Open365. Εάν μια μορφή αρχείου δεν υποστηρίζεται, θα σας ζητηθεί να κάνετε λήψη του αρχείου, ώστε να μπορείτε να το ανοίξετε σε ένα κατάλληλο πρόγραμμα. Μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τα έγγραφα Microsoft Word, Excel και PowerPoint (και το LibreOffice Writer, Calc, και Impress έγγραφα, φυσικά) σε απευθείας σύνδεση, καθώς και να τα αποθηκεύσετε στο cloud έτσι ώστε να μπορείτε να τα έχετε πρόσβαση από οπουδήποτε. Όταν εγγραφείτε για έναν ελεύθερο λογαριασμό Open365, έχετε 20 GB αποθηκευτικού χώρου σε σύννεφο για τα αρχεία σας, παρόλο που δεν είναι σαφές αυτή τη στιγμή εάν αυτό είναι διαθέσιμο μόνο κατά τη διάρκεια της περιόδου beta.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Κατά τη δημοσίευση αυτού του άρθρου, το μόνο νέο αρχείο που μπορείτε να δημιουργήσετε στο Open365 είναι ένα αρχείο Markdown. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο LibreOffice Writer, Calc ή Impress, δημιουργήστε ένα στον τοπικό σκληρό σας δίσκο χρησιμοποιώντας μία από τις εφαρμογές LibreOffice (ή φορητές εφαρμογές) και στη συνέχεια μεταφορτώστε το αρχείο στη βιβλιοθήκη σας Open365. Μπορείτε επίσης να μεταφορτώσετε αρχεία LibreOffice ή Microsoft Office στον λογαριασμό σας στο Open365 και θα σας δείξουμε πώς μπορείτε εύκολα να ανεβάσετε αρχεία εγγράφων αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Πώς να εγγραφείτε για έναν λογαριασμό Open365

Για να εγγραφείτε στο Open365 Beta, επισκεφτείτε τον ιστότοπο και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Εισαγάγετε ένα "Όνομα Χρήστη", το οποίο θα είναι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Open365 ([email protected]). Θα χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Open365. Επιλέξτε έναν κωδικό πρόσβασης και εισαγάγετε τον κωδικό δύο φορές (μία φορά στο πλαίσιο επεξεργασίας "Κωδικός πρόσβασης" και πάλι στο πλαίσιο "Επαναλάβετε τον κωδικό πρόσβασης".) Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καταχωρίσατε στην αρχική σελίδα εισάγεται αυτόματα στο πλαίσιο "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο". το υπόλοιπο της φόρμας, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Κατανοώ και αποδέχομαι την πολιτική απορρήτου Open365" (μπορείτε να διαβάσετε την πολιτική κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο "Πολιτική απορρήτου") και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Εγγραφή".

Το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως" του προγράμματος περιήγησης ανοίγει αυτόματα, ώστε να μπορείτε να κάνετε λήψη του προγράμματος-πελάτη Open365. Ο πελάτης δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσει το Open365, αλλά διευκολύνει το συγχρονισμό των εγγράφων μεταξύ του υπολογιστή σας και του λογαριασμού σας στο Open365.

Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε λήψη του αρχείου εγκατάστασης πελάτη. μπορεί να μεταφορτωθεί εύκολα αργότερα από το λογαριασμό σας στο Open365. Εάν θέλετε να κάνετε λήψη του αρχείου εγκατάστασης πελάτη τώρα, μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση". Διαφορετικά, κάντε κλικ στην επιλογή "Ακύρωση". Θα συζητήσουμε την εγκατάσταση και τη χρήση του προγράμματος-πελάτη Open365 αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Η ακόλουθη οθόνη εμφανίζεται επίσης αφού τελειώσετε με την οθόνη εγγραφής. Κάντε κλικ στο κουμπί "Είμαι έτοιμος" για να συνεχίσετε.

Στην οθόνη σύνδεσης, εισάγετε τη νέα σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Open365 στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα χρήστη" και στη συνέχεια πληκτρολογήστε "Password" και κάντε κλικ στην επιλογή "Σύνδεση".

Εάν θέλετε να λάβετε ειδοποιήσεις από το Open365, κάντε κλικ στο "Allow" στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται. Αυτές οι ειδοποιήσεις περιλαμβάνουν μηνύματα σχετικά με τις μεταφορτώσεις και τις λήψεις των αρχείων που ολοκληρώνουν.

Πώς να ανοίξετε βιβλιοθήκες και αρχεία

Μόλις εγγραφείτε στο Open365 και συνδεθείτε, εμφανίζεται η προβολή "Hub". Αρχικά, έχετε μια βιβλιοθήκη που ονομάζεται "Η βιβλιοθήκη μου" που περιέχει μερικά δείγματα αρχείων. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές βιβλιοθήκες για να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία σας. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε μια βιβλιοθήκη για προσωπικά αρχεία και μία για αρχεία εργασίας.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα δείγματα αρχείων στη βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή "Η βιβλιοθήκη μου".

Κάντε κλικ σε ένα από τα δείγματα για να το ανοίξετε.

Εάν το αρχείο βρίσκεται σε υποστηριζόμενη μορφή, ανοίγει στο πλήρες πρόγραμμα LibreOffice online, διαφορετικά σας ζητείται να κάνετε λήψη του αρχείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να φορτωθεί το έγγραφο, οπότε υπομείνετε υπομονετικός εάν δείτε μια κενή σελίδα.

Χρησιμοποιήστε τα μενού και τις δυνατότητες του ηλεκτρονικού επεξεργαστή για να προσθέσετε ή να κάνετε αλλαγές στο έγγραφό σας. Μπορείτε να το αποθηκεύσετε χρησιμοποιώντας την εντολή "Αποθήκευση" στο μενού Αρχείο, όπως θα κάνατε σε ένα τοπικό πρόγραμμα στον υπολογιστή σας. Και πάλι, η αποθήκευση του εγγράφου σας μπορεί να διαρκέσει λίγο, οπότε να είστε υπομονετικοί.

Εάν αποθηκεύετε ένα έγγραφο του Microsoft Office, εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης το οποίο σας λέει ότι το έγγραφό σας μπορεί να περιέχει κάποια μορφοποίηση που δεν μπορεί να αποθηκευτεί στην τρέχουσα μορφή. Εάν χρησιμοποιήσατε οποιαδήποτε χαρακτηριστικά που είναι αποκλειστικά για το LibreOffice, δεν θα αποθηκευτούν μαζί με το αρχείο εάν το αποθηκεύσετε ως αρχείο του Microsoft Office. Για να συνεχίσετε να αποθηκεύετε το έγγραφο σε μορφή Office (Word σε αυτό το παράδειγμα), κάντε κλικ στην επιλογή "Χρήση της μορφής XML του Microsoft Word 2007-2013".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Παρατηρήστε αυτό το πλαίσιο διαλόγου λέει Word 2007-2013 (από τη δημοσίευση αυτού του άρθρου). Μπορείτε επίσης να εργαστείτε με αρχεία του Microsoft Office 2016 στο Open365. Δοκιμάσαμε την υπηρεσία χρησιμοποιώντας ένα αρχείο Word 2016.

Για να κλείσετε το έγγραφο, απλά κλείστε την καρτέλα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση πλοήγησης, το οποίο σας προειδοποιεί ότι μπορείτε να χάσετε τη δουλειά εάν αφήσετε τη σελίδα. Εάν έχετε αποθηκεύσει το έγγραφό σας, κάντε κλικ στην επιλογή "Αφήστε αυτή τη σελίδα" για να κλείσετε την καρτέλα.

Πώς να δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές βιβλιοθήκες στην διεπαφή ιστού για να κατηγοριοποιήσετε τα έγγραφά σας. Για να δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Βιβλιοθήκες" πάνω από τη λίστα των εγγράφων για να επιστρέψετε στον κύριο κατάλογο βιβλιοθηκών.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα βιβλιοθήκη" στα δεξιά πάνω από τη λίστα εγγράφων.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα βιβλιοθήκη. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα σας βιβλιοθήκη στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα". Δοκιμάσαμε την κρυπτογράφηση σε μια νέα βιβλιοθήκη που δημιουργήθηκε στη διεπαφή ιστού και δεν λειτουργεί ακόμα. Επομένως, μην ελέγχετε το πλαίσιο "Κρυπτογράφηση". Κάντε κλικ στην επιλογή "Υποβολή".

Κάντε κλικ στη νέα βιβλιοθήκη της λίστας βιβλιοθηκών για να την ανοίξετε.

Πώς να φορτώσετε ένα έγγραφο

Η μεταφόρτωση εγγράφων στον λογαριασμό σας στο Open365 σάς επιτρέπει να βλέπετε και να επεξεργάζεστε αυτά τα έγγραφα οπουδήποτε έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο. Για να μεταφορτώσετε ένα έγγραφο, ανοίξτε το File Explorer (ή την Εξερεύνηση των Windows), βρείτε το έγγραφο που θέλετε να μεταφορτώσετε και σύρετέ το στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης στη νέα σας βιβλιοθήκη.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί "Μεταφόρτωση" στη γραμμή εργαλείων και να επιλέξετε ένα αρχείο για μεταφόρτωση χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα".

Όταν ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση του αρχείου, εμφανίζεται το αναδυόμενο παράθυρο File Upload στο κάτω μέρος του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.

Το έγγραφο είναι διαθέσιμο για προβολή και επεξεργασία στη νέα βιβλιοθήκη.

Πώς να κατεβάσετε ένα έγγραφο

Έτσι, κάνατε αλλαγές στο έγγραφό σας online από διάφορες τοποθεσίες και τώρα θέλετε να κατεβάσετε το αρχείο στο φορητό υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να το κάνετε offline. Ίσως χρειαστεί να εργαστείτε για το έγγραφο σε μια τοποθεσία χωρίς σύνδεση στο Internet για λίγο. Μπορείτε να το μεταφορτώσετε ξανά και να αντικαταστήσετε το αρχείο εγγράφου online μόλις έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο.

Για να κατεβάσετε ένα έγγραφο, μετακινήστε το ποντίκι πάνω από τη γραμμή για το έγγραφο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη".

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Το τρέχον όνομα του εγγράφου εισάγεται στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα αρχείου". Αλλάξτε το όνομα αν θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Τρόπος χρήσης του προγράμματος Open365 Client

Ο πελάτης Open365 σάς επιτρέπει να μεταφορτώνετε και να κατεβάζετε εύκολα έγγραφα δημιουργώντας μια βιβλιοθήκη από ένα φάκελο στο τοπικό σας μηχάνημα και συγχρονίζοντας αυτόν τον φάκελο με τη συνδεδεμένη βιβλιοθήκη στον λογαριασμό σας στο Open365 - όπως το Google Drive ή το Dropbox. Εάν δεν έχετε κατεβάσει ακόμα τον υπολογιστή σας, συνδεθείτε στο λογαριασμό σας και κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Λήψη προγράμματος-πελάτη" στο κάτω μέρος της οθόνης.

Εγκαταστήστε τον υπολογιστή-πελάτη από το ληφθέν αρχείο, ακολουθώντας τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη.

Μόλις εγκατασταθεί ο πελάτης, εκτελέστε το. Στα Windows 7 και 10, μπορείτε να εκτελέσετε το Open365 από το μενού Έναρξη. Στα Windows 8 / 8.1, αναζητήστε το Open365 στην οθόνη "Έναρξη" για να βρείτε το πρόγραμμα και να το εκτελέσετε.

Η οθόνη του φακέλου "Επιλογή χωριού" σας επιτρέπει να καθορίσετε τον φάκελο στον υπολογιστή σας στον οποίο οι βιβλιοθήκες θα μεταφορτωθούν από προεπιλογή. Αρχικά, ο φάκελος χρήστη βρίσκεται κάτω από C: \ Χρήστες επιλέγεται και θα δημιουργηθεί ένας φάκελος Seafile σε αυτόν το φάκελο. Για να αλλάξετε αυτό το φάκελο, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή".

Στο παράθυρο διαλόγου Παρακαλούμε επιλέξτε ένα κατάλογο, μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να κάνετε λήψη βιβλιοθηκών από προεπιλογή και κάντε κλικ στο "Επιλογή φακέλου".

Η πλήρης διαδρομή προς τον επιλεγμένο φάκελο καταχωρείται στο πλαίσιο επεξεργασίας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Προσθέστε ένα λογαριασμό. Από προεπιλογή, η διεύθυνση URL του διακομιστή Open365 εισάγεται αυτόματα στο πλαίσιο "διακομιστή". Ωστόσο, οι προγραμματιστές του Open365 σχεδιάζουν να απελευθερώσουν εργαλεία που θα σας επιτρέψουν να φιλοξενήσετε το δικό σας διακομιστή. Επομένως, σε αντίθεση με το Office 365, θα έχετε πρόσβαση σε λειτουργίες παρόμοιες με το Office 365 χωρίς να αποκλείσετε τον έλεγχο των δικών σας δεδομένων. Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε το διακομιστή του Open365, οπότε αποδέχεστε την προεπιλεγμένη διαδρομή προς το διακομιστή.

Στο πλαίσιο επεξεργασίας "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο", εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Open365 που δημιουργήσατε από το όνομα χρήστη και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τον "Κωδικό πρόσβασης". Το τρέχον όνομα του υπολογιστή σας εισάγεται αυτόματα στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα υπολογιστή". Αλλάξτε αυτό το κείμενο αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό όνομα. Κάντε κλικ στην επιλογή "Σύνδεση".

Ανοίγει ο πελάτης Open365. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε έναν φάκελο στον τοπικό σας σκληρό δίσκο σε μια βιβλιοθήκη στον λογαριασμό σας στο Open365. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε απλά αρχεία σε αυτόν το φάκελο για να τα ανεβάσετε και να διαγράψετε αρχεία από αυτόν το φάκελο για να τα καταργήσετε από το λογαριασμό σας. Μπορείτε να ανοίξετε αρχεία από μέσα σε αυτόν το φάκελο, να τα αλλάξετε και να μεταφέρετε ξανά το νέο έγγραφο στο λογαριασμό σας στο Open365.

Για να συγχρονίσετε έναν τοπικό φάκελο με μια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη, ανοίξτε το File Explorer (ή την Εξερεύνηση των Windows), μεταβείτε στο φάκελο που θέλετε να συγχρονίσετε και σύρετέ το στο πλαίσιο "Επιλογή ή απόθεση φακέλου για συγχρονισμό" στο κάτω μέρος του παραθύρου προγράμματος-πελάτη Open365.

Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία βιβλιοθήκης, η διαδρομή προς το φάκελο που σύρετε στο παράθυρο του προγράμματος-πελάτη εισάγεται αυτόματα στο πλαίσιο "Διαδρομή", αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή "Επιλογή" για να αλλάξετε αυτήν τη διαδρομή. Ίσως να αλλάξατε γνώμη ή να σύρετε το λάθος φάκελο στο παράθυρο του προγράμματος-πελάτη. Από προεπιλογή, το όνομα του φακέλου καταχωρείται ως το όνομα της βιβλιοθήκης. Ωστόσο, μπορείτε να το αλλάξετε στο πεδίο "Όνομα". Η κρυπτογράφηση δεν λειτουργεί ούτε στον πελάτη Open365, επομένως μην ελέγχετε το πλαίσιο "κρυπτογραφημένο". Κάντε κλικ στο "OK".

Οποιαδήποτε έγγραφα στον τοπικό φάκελο μεταφορτώνονται αυτόματα στη νέα βιβλιοθήκη του λογαριασμού σας Open 365 online.

Πώς να μοιράζεστε μια βιβλιοθήκη ή ένα έγγραφο

Μπορείτε επίσης να μοιράζεστε βιβλιοθήκες και έγγραφα με άλλους. Για να το κάνετε αυτό, μετακινήστε το ποντίκι πάνω από τη βιβλιοθήκη στη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση".

Το παράθυρο διαλόγου "Κοινή χρήση" εμφανίζει την εμφάνιση διαφορετικών τρόπων κοινής χρήσης των βιβλιοθηκών. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο λήψης για να επιτρέψετε σε άλλα άτομα να κάνουν λήψη της βιβλιοθήκης και των αρχείων στη βιβλιοθήκη ή μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο μεταφόρτωσης που θα επιτρέπει σε άλλους να μεταφορτώσουν αρχεία στη βιβλιοθήκη σας. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε μια ολόκληρη βιβλιοθήκη με έναν χρήστη ή με μια ολόκληρη ομάδα. Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ομάδες συναδέλφων, φίλων ή οικογενειών σας και να μοιραστείτε μια βιβλιοθήκη αρχείων με όλους σε μια ομάδα ταυτόχρονα.

Κατά την κοινή χρήση εγγράφων, μπορείτε να δημιουργήσετε μόνο έναν σύνδεσμο λήψης.

Για αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσω ένα σύνδεσμο που θα επιτρέπει σε άλλους να κατεβάσουν τη βιβλιοθήκη που μοιράζομαι. Για να το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Λήψη συνδέσμου" έχει επιλεγεί στα αριστερά. Αν θέλετε να προσθέσετε προστασία με κωδικό πρόσβασης στην κοινόχρηστη βιβλιοθήκη ή έγγραφο, επιλέξτε το πλαίσιο "Προσθήκη προστασίας κωδικού πρόσβασης" και εισάγετε δύο φορές έναν κωδικό πρόσβασης.

Όταν μοιράζεστε μια βιβλιοθήκη και έχετε εισάγει έναν κωδικό πρόσβασης σε αυτόν, ο παραλήπτης του συνδέσμου θα πρέπει να εισάγει αυτόν τον κωδικό πρόσβασης στην ιστοσελίδα για να αποκτήσει πρόσβαση στα αρχεία.

Αν μοιράζεστε ένα έγγραφο, είναι επίσης διαθέσιμος ένας σύνδεσμος άμεσης λήψης (ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιήσατε ή όχι κωδικό πρόσβασης στο έγγραφο). Αυτό επιτρέπει στον παραλήπτη του συνδέσμου να κατεβάσει το έγγραφο χωρίς να εισάγει έναν κωδικό πρόσβασης, ακόμα και αν εφαρμοστεί στο έγγραφο.

Το Open365 διαθέτει διαθέσιμες εφαρμογές για iOS και Android. Στο Open365 στο iOS, φαίνεται ότι μπορείτε να ανοίξετε μόνο έγγραφα σε άλλους επεξεργαστές κειμένου στη συσκευή σας και η δημιουργία νέων αρχείων δεν λειτουργεί σωστά. Για το Android, υπάρχει επίσης το LibreOffice Viewer Beta για Android, το οποίο βρίσκεται στα αρχικά στάδια ανάπτυξης. Υπάρχει μια πειραματική λειτουργία επεξεργασίας που μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να "χρησιμοποιήσετε με δική σας ευθύνη". Το δοκιμάσαμε και δεν λειτούργησε πολύ καλά.

Το Open365 είναι χρήσιμο αν δημιουργείτε και επεξεργάζεστε έγγραφα LibreOffice σε έναν υπολογιστή Windows, Mac ή Linux και θέλετε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας από οποιοδήποτε μηχάνημα χωρίς να χρειάζεται να μεταφέρετε τα έγγραφά σας με το "πάνινο παπούτσι". Θυμηθείτε, είναι σε beta και ακόμα στα αρχικά στάδια ανάπτυξης, οπότε όλα δεν λειτουργούν ακόμα και μπορεί να υπάρχουν κάποια σφάλματα, αλλά φαίνεται πολλά υποσχόμενη.