Πώς να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης κατά την κοινή χρήση αρχείων στο Google Drive

Η κοινή χρήση ενός αρχείου από το Google Drive είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επιτρέψετε στους πελάτες και στους εργολάβους να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να τα κατεβάσουν. Αν θέλετε να έχουν μόνο άτομα προσωρινή πρόσβαση σε αρχεία, μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία αυτόματης λήξης όταν τα μοιράζεστε. Δείτε πώς.

Σημείωση: Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ως ιδιοκτήτης του εγγράφου, πρέπει να έχετε έναν πληρωμένο λογαριασμό G Suite. Τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε έγγραφα κάνουν δεν χρειάζονται έναν πληρωμένο λογαριασμό για την προβολή των εγγράφων.

Πώς να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης στα αρχεία του Google Drive

Ενεργοποιήστε το Google Drive που είναι συνδεδεμένο με το λογαριασμό σας G Suite, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση" στο μενού περιβάλλοντος.

Προσθέστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή". Αν στείλετε την πρόσκληση σε έναν λογαριασμό Gmail, αυτά τα άτομα προστίθενται αυτόματα στη λίστα ατόμων που έχουν πρόσβαση στο αρχείο. Εάν στέλνετε σε άλλο τύπο διεύθυνσης, κάθε άτομο θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο που κατευθύνει στο αρχείο.

Τώρα, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και κάντε ξανά κλικ στην εντολή "Κοινή χρήση".

Αυτή τη φορά με τις επιλογές κοινής χρήσης που ανοίγουν, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Για προχωρημένους".

Εκτός από τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε ατόμου, θα δείτε ένα εικονίδιο χρονοδιακόπτη. Κάντε κλικ σε αυτό για να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης.

Από εδώ, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Access Expires" για να επιλέξετε 7 ημέρες, 30 ημέρες ή για να ορίσετε μια προσαρμοσμένη ημερομηνία λήξης.

Επιλέγοντας την επιλογή "Προσαρμοσμένη ημερομηνία" ανοίγει ένα ημερολόγιο για να επιλέξετε μια ακριβέστερη ημερομηνία.

Αν θέλετε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για οποιονδήποτε άλλο, κάντε κλικ στο χρονοδιακόπτη δίπλα στο όνομά του. Πρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για κάθε άτομο.

Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση αλλαγών" για να ολοκληρώσετε τις τροποποιήσεις που κάνατε σε όλους τους χρήστες.

Υπάρχει μια προειδοποίηση εδώ για την οποία πρέπει να γνωρίζετε. Από προεπιλογή, τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε μπορούν να κάνουν λήψη, εκτύπωση ή αντιγραφή του αρχείου και εάν το κάνουν, θα έχουν πρόσβαση σε αυτά τα αντίγραφα μετά από οποιαδήποτε ημερομηνία λήξης που ορίσατε. Μπορείτε να ορίσετε την άδειά τους για προβολή μόνο και στη συνέχεια να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Απενεργοποίηση επιλογών για λήψη, εκτύπωση και αντιγραφή για σχολιαστές και θεατές" για να αποφευχθεί αυτό, αλλά αυτοί οι άνθρωποι δεν θα μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο.

Ακόμα, αν έχετε άτομα που χρειάζονται μόνο προσωρινή πρόσβαση για προβολή ή σχολιασμό ενός εγγράφου, αυτή η λειτουργία λειτουργεί πολύ καλά.