Πώς να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων στο Excel με επικύρωση δεδομένων
Αν χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα του Excel για τη συλλογή δεδομένων από άλλους ανθρώπους, αλλά διαπιστώνετε ότι συχνά γεμίζουν προσεκτικά προγραμματισμένα κελιά με λάθος είδος πληροφοριών, η επικύρωση δεδομένων μπορεί να βοηθήσει.
Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να περιορίζετε συγκεκριμένα κελιά να επιτρέπουν μόνο δεδομένα με σωστή μορφοποίηση. Αν κάποιος εισέλθει σε κάτι που δεν θα έπρεπε να είναι εκεί - όπως το "γεύμα στο αεροδρόμιο" αντί για "15,68 δολάρια" σε μια έκθεση εξόδων - το Excel απορρίπτει την είσοδο μέχρι να το κάνουν σωστά. Σκεφτείτε το ως έναν παθητικό-επιθετικό τρόπο για να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι δεν χάνουν το χρόνο σας.
Για παράδειγμα, εδώ είναι το φύλλο εργασίας βασικών εξόδων για το How-To Geek. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να βεβαιωθούμε ότι οι άνθρωποι εισάγουν μόνο αριθμητικές τιμές μορφοποιημένες ως νόμισμα (δηλ. Μερικά ψηφία, ακολουθούμενα από ένα δεκαδικό σημείο, ακολουθούμενα από δύο ακόμη ψηφία) σε ορισμένα κελιά.
Αρχικά, επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να περιορίσετε.
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στη Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επικύρωση δεδομένων". Αν το παράθυρο σας δεν είναι πλήρες μέγεθος και δεν μπορείτε να δείτε τις ετικέτες, είναι το εικονίδιο με δύο οριζόντια πλαίσια, ένα πράσινο σημάδι ελέγχου και ένα κόκκινο διάκενο.
Στο παράθυρο "Επικύρωση δεδομένων", στην καρτέλα "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Να επιτρέπεται". Εδώ, μπορείτε να ορίσετε έναν συγκεκριμένο τύπο εισόδου για να επιτρέψετε τα επιλεγμένα κελιά σας. Για την αναφορά εξόδων, θα επιμείνουμε ότι οι χρήστες θα βάλουν έναν αριθμό με δύο δεκαδικές τιμές, οπότε θα επιλέγαμε την επιλογή "Δεκαδικός". Μπορείτε επίσης να επιλέξετε άλλα κριτήρια, όπως να βεβαιωθείτε ότι ένα κελί περιέχει κείμενο, μια ώρα ή ημερομηνία, ένα κείμενο συγκεκριμένου μήκους ή ακόμα και τη δική σας προσαρμοσμένη επικύρωση.
Οποιοσδήποτε τύπος δεδομένων επιλέγετε στο αναπτυσσόμενο μενού "Να επιτρέπεται", αλλάζει τις επιλογές που έχετε στη διάθεσή σας στην υπόλοιπη καρτέλα "Ρυθμίσεις". Δεδομένου ότι θέλουμε μια αριθμητική τιμή που να αντιστοιχεί στο νόμισμα, ρυθμίζουμε την αναπτυσσόμενη λίστα "Δεδομένα" στη ρύθμιση "μεταξύ". Στη συνέχεια, διαμορφώνουμε μια ελάχιστη τιμή 0.00 και μια μέγιστη τιμή 10000.00, η οποία είναι πολύ περισσότερο από αρκετή για να καλύψει τις ανάγκες μας.
Για να το δοκιμάσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να εφαρμόσετε τις ρυθμίσεις επικύρωσης και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να τοποθετήσετε μια εσφαλμένη τιμή. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογούμε "τηγανίτες" για την τιμή "Πρωινό" αντί για το κόστος του γεύματος, θα λάβουμε ένα μήνυμα σφάλματος.
Ενώ αυτό περιορίζει την εισαγωγή ατόμων μόνο στον σωστό τύπο δεδομένων, δεν τους δίνει κανένα σχόλιο σχετικά με το είδος των δεδομένων που απαιτούνται. Ας το θέσουμε και αυτό.
Επιστρέψτε στο παράθυρο Επικύρωση Δεδομένων (Δεδομένα> Επικύρωση Δεδομένων στην Κορδέλα). Έχετε δύο επιλογές εδώ (και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τους δύο, αν θέλετε). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Εισαγωγή μηνύματος" για να εμφανίσετε ένα αναδυόμενο παράθυρο εργαλείου που δείχνει στους ανθρώπους τον τύπο δεδομένων που θέλετε όταν επιλέγουν ένα κελί για το οποίο είναι ενεργοποιημένη η επικύρωση δεδομένων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Προειδοποίηση σφάλματος" για να προσαρμόσετε το σφάλμα που βλέπουν όταν εισέρχονται σε λάθος τύπο δεδομένων.
Αφήστε πρώτα να μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή μηνύματος". Εδώ βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Εμφάνιση μηνύματος εισόδου όταν έχει επιλεγεί το κελί". Στη συνέχεια, δώστε στο εργαλείο εισαγωγής σας έναν τίτλο και κάποιο κείμενο. Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, απλά κάνοντας κλικ σε ένα από τα κελιά, εμφανίζεται το μήνυμα που επιτρέπει στους ανθρώπους να γνωρίζουν τι αναμένεται.
Στην καρτέλα "Προειδοποίηση σφάλματος" (Error Alert), μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα λάθους που βλέπουν τα άτομα όταν εισέρχονται σε λάθος τύπο δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Προβολή ειδοποίησης σφάλματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων". Επιλέξτε ένα στυλ για το μήνυμα σφάλματος από το αναπτυσσόμενο μενού "Στυλ". Μπορείτε να πάτε με ένα Stop (τον κόκκινο κύκλο με το Χ), Προειδοποίηση (κίτρινο τρίγωνο με θαυμαστικό) ή Πληροφορίες (μπλε κύκλος με πεζά "i"), ανάλογα με το πόσο ισχυρό θέλετε να έρχεται το μήνυμα.
Πληκτρολογήστε έναν τίτλο για το μήνυμά σας, το κείμενο του ίδιου του μηνύματος και, στη συνέχεια, πατήστε "OK" για να ολοκληρωθεί.
Τώρα, αν κάποιος προσπαθήσει να εισάγει ακατάλληλα δεδομένα, αυτό το μήνυμα σφάλματος είναι λίγο πιο χρήσιμο (ή σαρκαστικό, αν προτιμάτε).
Είναι λίγο επιπλέον έργο που ρυθμίζει την επικύρωση δεδομένων, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο αργότερα αν χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα για τη συλλογή δεδομένων από άλλους ανθρώπους. Είναι ακόμη χρήσιμο για την πρόληψη των δικών σας λαθών. Και αυτό ισχύει διπλά, αν έχετε δημιουργήσει τύπους ή οποιοδήποτε είδος αυτοματοποιημένων εργασιών που βασίζονται σε αυτά τα δεδομένα.
